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Hinweise

  1. Zeiträume festlegen
    Im Menüpunkt Einstellungen > Datenbereinigung können modulweise die Zeiträume der Datenbereinigung festgelegt werden. 

  2. Für Ansprech- und Bezugspersonen gelten folgende Besonderheiten:
    Ansprechpersonen für Firmen werden nicht automatisch bereinigt, solange eine Verknüpfung zu einer Firma existiert. Sobald die Verknüpfung nicht mehr besteht, gilt die Ansprechperson als regulärer Kunde und wird bei der nächsten automatischen Datenbereinigung berücksichtigt.
    Bezugspersonen (gilt für Vormund/Betreuungsverein/Betreuer/Vormundschaftsgericht werden nicht automatisch bereinigt, solange eine Verknüpfung zu anderen Person existiert. Sobald die Verknüpfung nicht mehr besteht, wird die Bezugspersonen bei der nächsten automatischen Datenbereinigung berücksichtigt. 

  3. Für Firmen gelten folgende Besonderheiten:
    Datensätze von Firmen, die die Regel für die automatische Datenbereinigung erfüllen, jedoch noch mit Mitarbeitenden oder Ansprechpersonen verknüpft sind, werden gesondert im Bereich Anonymisierungsreport aufbereitet und können nach Sichtprüfung zur Datenbereinigung freigegeben oder ausgeschlossen werden. Die festgelegte Regelung wird bei der nächsten automatischen Datenbereinigung berücksichtigt.

  4. Kundendaten
    Die bereinigten Daten der Kunden inkl. vorhandener Rechnungen, Teilnahmebestätigungen, Jahresquittungen usw. werden 60 Tage als Download zur Verfügung gestellt. 30 Tage vor der endgültigen Löschung dieser Dokumente erhält der Sachbearbeitende eine Erinnerung per Mail.

    Die Daten werden als Zipp-Datei zur Verfügung gestellt. Bei mehreren Dateien wird automatisch eine Indexdatei eingefügt, die im Browser geöffnet werden kann.

  5. Zusammenstellung der Daten  (Neue Info)
    Formel für das Referenzdatum = Tagesdatum - x Monate -> das Ergebnis aufgerundet aufs Quartalsende

    Bsp. Für eine automatische Datenbereinigung nach 5 Jahren am 21.11.2025 --> 31.12.2020

Für Kursteilnehmende

  • Unter Teilnahme an Kursen sind Kurse aufgelistet: Das Enddatum des zuletzt gebuchten Kurses liegt vor dem 31.12.2020, oder

  • Unter Teilnahme an Kursen sind  keine Kurse aufgelistet: Das Startdatum der jüngsten Kundenbeziehung liegt vor dem 31.12.2020.

Für Mitglieder

Das Ende der letzten Mitgliedsbeziehung (Kündigungsdatum) liegt vor dem 31.12.2020.

Für Spender

Das Datum der 1. Fälligkeit der jüngsten Spendenbeziehung (wenn mehrere vorhanden) liegt vor dem 31.12.2020 und laut Beitragshistorie ist die letzte Spende vor dem 31.12.2020 erfolgt bzw. keine Spende vorhanden.

Für Mitglieder und Spender

Verfügt ein Mitglied sowohl über eine Mitglieds- als auch Spendenbeziehung, dann müssen beide vorhergehenden Regeln erfüllt sein, damit eine Anonymisierung möglich ist.

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