11. Zusatzfunktion SEPA-Vorlaufzeit

Die SEPA Vorlaufzeit ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul der FMV. Mit der Funktion SEPA-Vorlaufzeit besteht die Möglichkeit, in der Zukunft liegende Fälligkeits-Beträge, für den SEPA Einzug zu generieren.
Mögliche Vorlaufzeiten:
- 7 Tage
- 14 Tage
- 21 Tage
Die Grundeinstellung zur Erstellung der SEPA ist stets ohne Vorlaufzeit, d.h. offene Zahlungen werden nach taggenauer Fälligkeitsabfrage generiert. Die Einstellungen zum SEPA-Vorlauf werden nicht dauerhaft gespeichert.

SEPA-Vorlaufzeit einstellen / ausführen:

1. Auswahl Menüpunkt SEPA Export
2. Button „SEPA-Vorlaufz. Betätigen
3. Gewünschte Vorlaufzeit auswählen (7, 14 o. 21 Tage)
4. Ausführungs-Button drücken (Grünes Kreuz)

Hinweis SEPA-Vorlauf, Beispiel:
Vorlauf 21 Tage ausgelöst am 02.03. -->dann ist im Vorlauf der 22.03. enthalten. Der 23.03. ist nicht mehr enthalten.
Zählung: ausgewähltes Datum + weitere 21 Tage

Mit Ausführung der SEPA Vorlaufzeit werden je nach gewähltem Zeitraum, offene Zahlungen für Fälligkeiten in 7, 14 o. 21 Tagen in der Beitragshistorie erstellt und somit für die SEPA-Erstellung vorbereitet.

Anschließend können mit dem Button „Vorschau“ die SEPA Daten überprüft werden.

Der Button „Fehlerliste“ ist nur sichtbar, wenn fehlerhafte Datensätze existieren, die nicht in die SEPA übernommen wurden. Hier haben Sie noch einmal die Möglichkeit vor Erstellung der SEPA, diese Datensätze zu korrigieren.

5. Button „SEPA-Exportieren
6. Gewünschtes Fälligkeitsdatum/Ausführungsdatum (Bank) der Lastschrift auswählen
7. SEPA-Version auswählen (aktuelle und übliche Version ist SEPA 3.0, bitte mit der Bank klären)
8. SEPA Exportieren

Das eingestellte „Gewünschte Fälligkeitsdatum/Ausführungsdatum der Lastschrift“ wird in der SEPA Datei angelegt, damit die Bank zu dem angegebenen Datum die Beträge bucht.

Die SEPA-Datei ist nun fertig erstellt, in der Auflistung mit dem aktuellen Datum können Sie die Datei
a. über das Auge erhalten Sie eine Detailansicht der SEPA-Datei. Hier haben Sie die Möglichkeit eines CSV-Exports der Datei. Über den Button PDF-SEPA-Begl. können Sie ein Begleitschreiben, dass die SEPA-Daten zusammenfasst, zu erstellen.
b. über das Diskettensymbol erhalten Sie die eigentliche SEPA-Datei, die Sie der Bank übergeben können.

Hinweis zur Verbuchung der SEPA:

Nach Bestätigung durch die Buchhaltung, dass die Buchungen erfolgt sind, hinterlegen Sie die Information in der FMV.

Button „Buchungen“ auswählen
Aus dem Auswahlfeld SEPA-Liste die entsprechende SEPA Datei auswählen. In der Ergebnisliste erscheinen alle Datensätze der SEPA Datei mit dem Status „Lastschrift beauftragt“
Alle, oder einzelne Mitglieder durch Anklicken auswählen
Button „Status ändern“ auswählen. Im neu geöffneten Fenster Bezahlstatus „Lastschrift bezahlt“ auswählen
Wichtig! Hinterlegen Sie das tatsächliche Wertstellungsdatum (Buchungsdatum)
Fügen Sie ggf. eine Notiz hinzu

Nach Speicherung der Angaben werden die Änderungen nun bei den ausgewählten Mitgliedern/Spendern in der Beitragshistorie übernommen.

Hinweis: SEPA-Vorlauf und Kündigungen in der Zukunft

Erst mit Erreichen des Kündigungsdatums wird automatisch ein Beitragsstopp gesetzt. Weitere Informationen dazu finden Sie in Kapitel 9.3. Die SEPA-Vorlaufzeit greift jedoch dem zukünftigen Zustand vor und berücksichtigt noch nicht das Kündigungsdatum.

Wir empfehlen Ihnen daher im Falle einer Kündigung den Beitragsstopp manuell zu setzen. Welches Datum Sie setzen hängt davon ab, ob bis zum Erreichen des Kündigungsdatums noch Zahlungen für das Mitglied generiert werden sollen.

Sollen noch Zahlungen generiert werden, dann tragen Sie bei Beitragsstopp das Datum der letzten zu erwartenden Fälligkeit +1 Tag ein, damit Sie über das System noch Zahlungen können.

Ist keine weitere Zahlung zu erwarten, tragen Sie das aktuelle Datum bei Beitragsstopp ein.