3. Datenmigration aus Vorprogramm

Die Datenmigration ist Aufgabe der Gliederung. Gern stellen wir Kontakt zu einem Dienstleister mit Erfahrungen in diesem Bereich her. Bei Fragen und Problemen stehen wir begleitend zur Einführung der FMV in Ihrem Verband zur Verfügung. Um konkrete Problemstellungen nachgehen zu können, benötigen wir Zugriff auf Ihre Datenbank. Eine entsprechende Vereinbarung hierfür wird gesondert getroffen.

Sie können Kundendaten einzeln anlegen oder den Kundenimport nutzen.

Für den Kundenimport steht eine Beispieldatei als Excel-Datei zur Verfügung. Die Übernahme von Daten aus Vorsystemen kann per Excel erfolgen. Füllen Sie diese entsprechend aus. Nachdem die CSV/Excel-Liste entsprechend der Anleitung mit mindestens allen relevanten Pflichtfeldern aufbereitet ist und die Importkopfzeilen entsprechend vorhanden sind, kann diese Liste importiert werden. Die FMV legt Ihnen nun die einzelnen Kunden mit jeweils eigener KundenID an.

Um Kundendaten mit einer Kundenbeziehung anzulegen, ist es zwingend erforderlich, dass die entsprechenden Dienstleistungen in der DLDB angelegt sind.

Zum Import stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:

•              Vorhandene Kunden ignorieren

•              Vorhandene Kunden aktualisieren

Nach Upload der Daten erscheint ein Dialog-Fenster. Ist die Datei fehlerhaft, wird eine Fehlerliste angezeigt. Passen Sie Ihre Importliste bitte entsprechend an. Ein Import ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht erfolgt. Ist die Struktur der Importdatei in Ordnung, kann der Import gestartet werden.

Hinweis: Ein laufender Import, kann nicht vorzeitig abgebrochen werden und der „Upload“ - Button ist deaktiviert.

Eine wichtige Voraussetzung für einen erfolgreichen Import ist die vorherige Aufbereitung der Daten. Die Reihenfolge der Spalten in der Importtabelle ist unwichtig. Wichtig sind die korrekten Bezeichnungen der Spaltenköpfe sowie die Nutzung vordefinierter Begriffe.

Informationen wie Telefonnummern, Namen von Zeitungen sowie ob Jahresquittungen gewünscht sind können auch nachträglich über „vorhandene Kunden aktualisieren“ in die Fördermitgliederverwaltung (FMV) importiert werden.

Importreihenfolge:

·         Stammdaten und Kundenbeziehung der Mitglieder (Vgl. Punkt 4.1. Mitgliedsdaten importieren).

·         Stammdaten und Kundenbeziehung der Spender (Vgl. Punkt 4.2. Mitgliedsdaten importieren).

·         Beitragshistorien (Vgl. Punkt 8. Beitragshistorien importieren).

Empfehlung: Nutzen Sie für Ihren Import die Funktion „vorhandene Kunden aktualisieren“: Dadurch werden Mitglieder, die bereits als Kunden/ Interessenten in der Kundendatenbank (KDB) existieren (z.B. per Ticket in der KDB aufgenommen) automatisch aktualisiert und die Tickethistorie übernommen.

3.1. Mitgliedsdaten importieren