A3. - Datenmigration, Datenimporte

Diese Anleitung beschreibt die Vorgehensweise für die Migration und den Import von Daten in die Fördermitgliederverwaltung (FMV). Sie erfahren, wie Sie Kundendaten korrekt importieren, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche Importoptionen Ihnen zur Verfügung stehen.

1. Allgemeine Hinweise zur Datenmigration

Die Verantwortung für die Datenmigration liegt bei der jeweiligen Gliederung.
Bei Bedarf stellen wir gerne den Kontakt zu einem erfahrenen Dienstleister her.
Während der Einführung der FMV stehen wir beratend zur Seite.

2. Möglichkeiten der Datenerfassung

Sie haben zwei Optionen, um Daten in die FMV zu übernehmen:

Einzelerfassung von Kundendaten
Kundenimport via Excel/CSV-Datei

Für den Import steht eine Beispiel-Importdatei im Excel-Format zur Verfügung.

3. Voraussetzungen vor dem Import

Die Excel/CSV-Datei muss mindestens alle Pflichtfelder enthalten.
Die Datei muss korrekt strukturierte Spaltenüberschriften enthalten.
Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig, aber die Spaltenköpfe müssen exakt benannt sein.
Dienstleistungen müssen vorab in der DLDB angelegt sein (vgl. Anleitung A1: Einstellungen in der DLDB).

Die FMV legt Ihnen nun die einzelnen Kunden mit jeweils eigener KundenID an.

4. Importoptionen

Bei jedem Kundenimport stehen zwei Optionen zur Auswahl:

Option	Beschreibung
Vorhandene Kunden nicht importieren	Kunden, die bereits in der KDB/FMV vorhanden sind, werden ignoriert.
Vorhandene Kunden aktualisieren	Bestehende Datensätze werden anhand von Name, Vorname, PLZ und Straße (5 Zeichen) erkannt und aktualisiert. Tickethistorien bleiben erhalten.

Empfehlung:
Nutzen Sie bevorzugt die Option „vorhandene Kunden aktualisieren“, um Dopplungen zu vermeiden und bestehende Kundenbeziehungen zu pflegen.

5. Importvorgang Schritt für Schritt

Navigieren Sie zum Menüpunkt „Mitgliedsimport“.
Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wählen Sie Ihre Importdatei.
Wählen Sie die gewünschte Option (siehe oben).
Klicken Sie auf „Upload“.

Fehlerprüfung:

Bei fehlerhaften Datensätzen erscheint ein Button - Fehlerliste.
Beheben Sie alle Fehler, bevor Sie den Import starten.
Der Button ‚Fehlerliste‘ wird nur angezeigt, wenn die Datei Fehler enthält.
Korrigieren Sie die Fehler in der Importliste

✅Hinweis:
Ein laufender Import kann nicht abgebrochen werden. Der „Upload“-Button wird währenddessen deaktiviert.

Angaben wie Telefonnummern, Zeitungsnamen oder der Wunsch nach Jahresquittungen können auch nachträglich über die Funktion Vorhandene Kunden aktualisieren‘ in die Fördermitgliederverwaltung (FMV) importiert werden.

6. Erstimport und Aktualisierungsimport

Erstimport (Mitglieder/Spender neu anlegen)

Für größere Importe empfehlen wir die Beauftragung eines Dienstleisters.
Max. 5.000 Datensätze pro Import. Kleinere Datenpakete ermöglichen einen schnelleren Import.
Vor einem Massenimport empfehlen wir einen Testlauf mit 2–3 Datensätzen.

✅Hinweise:
Verwenden Sie stets die aktuell hinterlegten Beispiel-Importdateien aus dem System.
Vermeiden Sie Leerzeilen- und Leerspalten durch eingefügte Daten. Löschen Sie ggf. Leerzeilen- und spalten um Fehlermeldungen zu vermeiden.

Aktualisierungsimport (bestehende Daten ergänzen)

Ideal zur Ergänzung oder Aktualisierung von Feldern wie „Ortsverein“, „Spendenquittung“ etc.
Vorhandene Feldinhalte bleiben erhalten, wenn keine neuen Daten übermittelt werden.
Achtung bei Kontodaten:

Import ohne IBAN/Mandatsdaten → vorh. Kontodaten bleiben bestehen
Import nur mit IBAN → Mandat und Mandatsdatum werden gelöscht
Hintergrund: Einspielung einer IBAN bedeutet im System = "neue" IBAN = ein neues Mandat muss angelegt werden.
Mit vollständigen Kontodaten → Update möglich

Ein Aktualisierungsimport kann genutzt werden, um vorhandene Datensätze in der FMV zu aktualisieren oder anzureichern, z.B. Ortsvereine Mitgliedern zuzuordnen, oder das Kennzeichen Spendenquittung „ja“ setzen.

So gehen Sie vor:

Menüpunkt Mitgliedsimport >Durchsuchen>Option wählen >Button „Upload“

Die Optionen

Vorhandene Kunden ignorieren: Wird diese Option gewählt, so wird geprüft, ob ein Kunde in der Importdatei bereits in der KDB/FMV vorhanden ist. Dabei werden Name, Vorname, PLZ sowie die ersten 5 Buchstaben von Straße abgeglichen. Gibt es einen Treffer, so wird dieser Datensatz nicht importiert.
Vorhandene Kunden aktualisieren: Wird diese Option gewählt, so wird geprüft, ob ein Kunde in der Importdatei bereits in der KDB/FMV vorhanden ist. Dabei werden Name, Vorname, PLZ sowie die ersten 5 Buchstaben von Straße abgeglichen. Gibt es einen Treffer, so wird dieser Datensatz importiert und die Daten in der KDB/FMV aktualisiert.

Es erscheint ein Vorschaufenster der einzelnen zu importierenden Datensätze

Sollten fehlerhafte Datensätze in der Import-Liste vorhanden sein, werden diese unter „fehlerhafte Datensätze gefunden“, angezeigt. Somit besteht die Möglichkeit, fehlerhafte Datensätze vor dem Import zu erkennen und in der Importtabelle Korrekturen vornehmen zu können.

Sind keine fehlerhaften Datensätze vorhanden, wird der Button „fehlerhafte Datensätze gefunden“ nicht angezeigt. Starten Sie den Import über den Button „Import starten“.

Je nach Datenvolumen kann der Import einige Minuten dauern.

Aktualisierungsimport Erweiterungsimport (Anreicherung v. DS)

Um zunächst die Gruppe d. entsprechenden Mitglieder zu erhalten, ziehen Sie einen Mitgliedsexport und wählen das Exportformat „Re-Import-Format“.

Speichern Sie sich die exportierte Datei ab und selektieren Sie sich die gewünschte Gruppe
Führen Sie im nächsten Schritt die Daten-Erweiterung/Aktualisierung der Datensätze durch und speichern Sie sich die Datei für den Import ab
Gehen Sie beim Re-Import die Schritte wie beim Erstimport beschrieben durch

Wichtige Hinweise für den Aktualisierungsimport!

Bestehende Daten werden beim Aktualisierungsimport mit Leerfeldern nicht geleert, die vorhandenen Daten bleiben bestehen
Beim Aktualisierungsimport werden Daten, die beim Stammdatensatz vorhanden sind, nur überschrieben wenn Datenänderungen erkannt werden

Kontodaten sollen nicht geändert werden

Führen Sie einen Aktualisierungsimport komplett ohne IBAN, Mandat und Mandatsdatum durch = bleiben vorh. Kontodaten bestehen, oder
Führen Sie einen Aktualisierungsimport mit vollständig vorh. Kontodaten (IBAN, Mandat, Mandatsdatum) durch

Besonderheit:

Wird nur das Feld IBAN importiert, ohne Mandatsdatum und Mandatsnummer, werden diese beiden Felder in den Stammdaten geleert. Hintergrund: Einspielung einer IBAN bedeutet im System = "neue" IBAN = ein neues Mandat muss angelegt werden.

3.2. Beitragshistorien importieren

Dieser Import ermöglicht es Ihnen zurückliegende Beiträge Ihrer Mitglieder und Spendenden zu importieren.

Folgende Informationen können per Import in die Beitragshistorie übernommen werden: Zahlbetrag, Verwendungszweck, Fälligkeitsdatum, Wertstellungsdatum, Notiz und Bezahlstatus.

Hierfür steht eine Beispieldatei mit Spaltenköpfen, Anleitung und FAQ/Fehler/Lösungen zur Verfügung. Bitte nutzen Sie stets die aktuelle Beispieldatei.

Wichtige Hinweise:
1. Importierte Beitragshistoriendaten können nicht wieder gelöscht werden.
2. Stammdaten des Kunden müssen in der FMV vorhanden sein. (Kunde muss angelegt sein)
3. Beim Beitragshistorienimport werden Zahlungen (*graue Schrift in der Beitragshistorie*) unabhängig vom Bezahlstatus nicht in die nächste SEPA übernommen
4. Bezahlte Beiträge für das aktuelle sowie das Vorjahr werden in der Statistik berücksichtigt.
5. Zu unterscheiden ist ob
A) Beiträge zu einer bestehenden Kundenbeziehung ergänzt werden oder
B) Beiträge zu einer neuen Kundenbeziehung werden hochgeladen.

Zu A) Beiträge zu einer bestehenden Kundenbeziehung werden ergänzt:
--> Falls eine bestehende Kundenbeziehung vorhanden ist wird diese nicht überschrieben. Bei bestehenden Kundenbeziehungen wird nur ein Eintrag in der Beitragshistorie erzeugt.
- Importfelder:
-> (eindeutige) Mitgliedsnummer oder Name, Vorname, PLZ.
-> [ dienstleistung ]: Spender, Mitgliedschaft
-> [ betrag ] z.B.: 12,50
-> [ belegdatum ] - (DD.MM.YYYY) z.B.: 23.01.2015
-> bezahlstatus : offen, bezahlt, Lastschrifteinzug geplant, Lastschrifteinzug erfolgt, erneut offen nach RLS, ausgebucht/storniert

Zu B) Beiträge zu einer fehlenden Kundenbeziehung werden hochgeladen:
--> Wenn eine Zahlung importiert wird und zuvor noch keine Kundenbeziehung (Mitgliedschaft/Spenden) vorhanden war, wird diese automatisch vom System angelegt. Durch die neue Kundenbeziehung kann eine automatische Buchung ausgelöst werden. Der Cronjob der jeweils 0:10 Uhr, 13:10, und 20:10 Uhr läuft und bei Bedarf manuell ausgelöst werden kann, kann diese Kundenbeziehung greifen und eine Buchung auslösen.
Wichtig: Ergänzen Sie daher auf jedem Fall das Dienstleistungsdatum (Ku.bez. Vertragsbeginn / 1. Fälligkeit). Dieses sollte in der Vergangenheit liegen. Fehlt dieses Datum wird automatisch das aktuelle Datum als Beginn der Kundenbeziehung hinterlegt. Ein aktuelles Datum löst einen erneuten Eintrag/neue Zahlung in der Beitragshistorie und ggf. auch Eintrag in der SEPA aus.
- Importfelder:
-> (eindeutige) Mitgliedsnummer oder Name, Vorname, PLZ
-> [ dienstleistung ] - bsp: Spender, Mitgliedschaft
-> [ dienstl_status ] - bsp: aktiv, passiv
-> Zahlungsform: Beitragsfrei, Dauerauftrag, Lastschrift, Selbstzahler - nicht zwingend erforderlich, wäre aber gut
-> abrechnungszeitraum: Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr, Einmalig: - nicht zwingend erforderlich, wäre aber gut
-> [ dienstl_datum ] - (DD.MM.YYYY) z.B.: 15.02.2016
-> [ betrag ] - bsp: 12,50
-> [ belegdatum ] - (DD.MM.YYYY) bsp: 23.01.2015
-> bezahlstatus : offen, bezahlt, Lastschrifteinzug geplant, Lastschrifteinzug erfolgt, erneut offen nach RLS, ausgebucht/storniert.
Ist diese Spalte leer, wird „Offen (autom. Einzug)“ hinterlegt.

Importierte Beiträge vom aktuellen und Vorjahr werden bei der Summierung des Beitrags- und Spendenkontos berücksichtigt, wenn der Status „bezahlt“ oder „Lastschrift bezahlt“ lautet.
Beiträge aus dem Beitragshistorienimport sind grau hinterlegt. Diese Beiträge können bearbeitet werden.
Hinweis: auch wenn der Zahlstatus offen (automatischer Einzug) lauten sollte, erfolgt kein Einzug dieser Beträge über den SEPA-Export. Alle Importe die durch den Beitragshistorienimport importiert werden, laufen nicht in die SEPA-Datei.