D2. - Hinweise zur ZWB
Zum Workflow
Bitte stellen Sie Spendenquittungen ausschliesslich über den Menüpunkt „Jahresquittungen“ aus.
- Direkte Übergabe
Markieren Sie einen oder mehrere Teilnehmende und klicken Sie direkt auf „Briefe & Mails“. Die markierten Datensätze werden sofort in den Bereich Briefe & Mails übernommen.
- Einzelne Empfänger sammeln
Alternativ können Sie über das zusätzliche Auswahlmenü des Buttons einen einzelnen markierten Teilnehmenden einer Empfängerliste hinzufügen. Anschließend können Sie nach weiteren Teilnehmenden suchen und diese ebenfalls der Empfängerliste hinzufügen. Die Suche und Auswahl kann beliebig oft wiederholt werden. Diese Funktion erleichtert das Zusammenstellen einer Empfängerliste aus großen Suchergebnissen, ohne dass alle gewünschten Personen gleichzeitig in einer Ergebnisliste sichtbar sein müssen.
Erst wenn Sie anschließend auf „Briefe & Mails“ klicken, werden alle zuvor gesammelten Empfänger gemeinsam in den Bereich Briefe & Mails übernommen.
Zu Kopie-Zeichen und Original /Quittierungen
Alle bereitgestellten Vorlagen für die Zuwendungsbescheinigungen sind mit einer Funktion belegt, die mit Erzeugung/Druck von Zuwendungsbescheinigungen eine Markierung bei den ausgestellten Zahlungen setzt. Die Markierung bewirkt, dass mit erneutem Ausstellen der Zuwendungsbescheinigung automatisch nur eine Kopie und kein Originalbeleg erstellt wird. Dies gilt nur, wenn die ZWB korrekt über den Menüpunkt "Jahresquittungen" erstellt wurden. Die markierten Zahlungen gelten als quittiert.
Mit der Auswahl: „bereits quittierte anzeigen“ erhalten Sie in der Ergebnisliste die Mitglieder, für deren Zahlungen schon Zuwendungsbestätigungen ausgestellt wurden. Das erneute Übergeben an Briefe&Mails ist möglich. Es wird automatisch ein „Kopie“-Zeichen aufgedruckt
Die beim Mitglied/Spender in der Dokumentenablage abgelegte ZWB (das Original) muss beim erneuten Ausdruck von Ihnen einen Kopiervermerk erhalten, z.B. Stempel, wenn Sie dieses erneut einem Mitglied/Spender übermittelt werden soll.
Zu Flugdienstkosten
Sofern in den Vereinsdaten die Flugdienstkosten hinterlegt sind, werden diese automatisch in den Zuwendungsbestätigungen aufgeführt.
Firmen selbst sind nicht Flugdienst versichert. Stellen Sie daher sicher, dass in dem Datenblatt für Firmen kein Flugdienst hinterlegt ist. Die FDK werden bei Firmen nicht in der ZWD sowie der dazugehörigen Anlage nicht abgezogen.
Zur Vorlage
Bitte beachten Sie, dass das Erstellen einer eigenen Vorlage (Speicherung Freigabe „nur für mich“) zu einer Beeinträchtigung der Funktionen im Brief führen kann. Testen Sie eigene Vorlagen stets genau, vor dem Einsatz als Serienbrief.
Allgemein
Personengesellschaften und auch Körperschaften (z.B. auch Vereine), die nicht als gemeinnützig anerkannt sind, dürfen keine Spendenquittung ausstellen.