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Daten aus dem Kober-Portal für den Import vorbereiten

Im Folgenden wird beschrieben, wie Daten aus dem Kober-Portal für den Import in die Fördermitgliederverwaltung aufbereitet werden können, beispielsweise nach einer Erhöhungswerbung. Da das Kober-Portal und die Fördermitgliederverwaltung unterschiedliche Systeme mit unterschiedlichen Feldbezeichnungen und Datenstrukturen sind, können die exportierten Daten nicht direkt importiert werden. Vor dem Import müssen die Daten daher an die Anforderungen der Fördermitgliederverwaltung angepasst werden.

Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie die Exportdatei aus Kober entsprechend vorbereiten.

1. Spalten ergänzen
  1. Eine neue Spalte ergänzen: bez_leistung. Feldinhalt Mitgliedschaft bei allen Kunden.
  2. Eine neue Spalte ergänzen: werbung. Feldinhalt Haustürwerbung
  3. bez_faelligkeit
2. Spalten umbenennen
  1. Spalte AlteSpendennummer: umbenennen in kundennummer
  2. Spalte Eintrittsdatum: umbenennen in beitrittsdatum
  3. Spalte Anrede: umbenennen in anrede
  4. Spalte AkademischerTitel: umbenennen in titel
  5. Spalte Firma: umbenennen in firma
  6. Spalte Vorname: umbenennen in vorname
  7. Spalte Nachname: umbenennen in name
  8. Spalte Stadt: umbenennen in ort
  9. Spalte PLZ: umbenennn in plz
  10. Spalte Land: umbenennen in land, Feldinhalt ändern in DE
  11. Spalte Geburtsdatum: umbenennen in geb_datum
  12. Spalte Kontoinhaber: umbenennen in konto_inhaber 
  13. Spalte BIC: umbenennen in bic
  14. Spalte IBAN: umbenennen in iban
  15. Spalte Telefon: umbenennen in telefon_privat

  16. Spalte MobilTelefon: umbenennen in mobil

  17. Spalte KontaktPerTelefon: umbenennen in bez_tel_freigabe
  18. Spalte Email: umbenennen in email
  19. KontaktPerEmail: umbenennen in bez_email_freigabe
  20. Spalte SpendenQuittung: umbenennen in jahresquittung
  21. RueckholVersicherung: umbenennen in rueckholdienst
  22. JahresbeitragBrutto: umbenennen in jahresbeitrag
3. Straße und Hausnummer zusammenführen

Führen Sie die Spalten Straße und Hausnummer wie folgt zu einer gemeinsamen Spalte zusammen:

  1. Prüfen Sie zunächst, ob die Hausnummern in Excel versehentlich als Datum dargestellt werden. Korrigieren Sie dies gegebenenfalls.
  2. Fügen Sie rechts neben den vorhandenen Spalten eine Hilfsspalte ein.

  3. Tragen Sie in der ersten Zeile der Hilfsspalte folgende Formel ein:

    =K2&" "&L2

    (Dabei steht K für die Spalte Straße und L für die Spalte Hausnummer.)

  4. Übernehmen Sie die Formel für alle Datensätze.
  5. Fügen Sie anschließend eine neue finale Spalte ein.
  6. Kopieren Sie die Werte aus der Hilfsspalte und fügen Sie diese in die finale Spalte über Inhalte einfügen → Werte ein. Dadurch werden nur die fertigen Texte übernommen und keine Formeln.
  7. Löschen Sie anschließend die Hilfsspalte sowie die ursprünglichen Spalten Straße und Hausnummer aus dem Kober-Export.
  8. Benennen Sie die finale Spalte abschließend in Straße um.


4. Spalte OV_Nr

Benennen Sie die Spalte OV_Nr in ortsverein um. Ersetzen Sie anschließend die enthaltenen Ortsvereinsnummern durch die entsprechenden Ortsvereinsnamen. Verwenden Sie dabei die Bezeichnungen, die in den Vereinsdaten der Fördermitgliederverwaltung hinterlegt sind. Hinweis: Der Import ordnet die Mitglieder anhand des Ortsvereinsnamens zu. Achten Sie deshalb darauf, dass die Schreibweise exakt mit den Einträgen in den Vereinsdaten übereinstimmt.

Sind für Ihre Mitglieder keine keine Änderung des Ortsvereins vorgesehen, kann das Feld leer bleiben. Leere Felder führen beim Import nicht dazu, dass bestehende Daten in der Fördermitgliederverwaltung gelöscht oder überschrieben werden. Ob für einzelne Mitglieder eine Änderung des Ortsvereins erforderlich ist, muss vor dem Import geprüft werden.

 

5. Spalte Zahlungsintervall

Benennen Sie die Spalte Zahlungsintervall in bez_abrzeitraum um.

Ersetzen Sie anschließend die Zahlenwerte durch die entsprechenden Bezeichnungen der Fördermitgliederverwaltung:

Wert Neuer Eintrag
1 Jahr
2 Halbjahr
4 Quartal
12 Monat

Hinweis: Verwenden Sie die Bezeichnungen genau wie angegeben, damit der Abrechnungszeitraum beim Import korrekt übernommen werden kann.

6. Spalten FundraiserNr und FundraiserName

Für den Import wird nur eine der beiden Spalten benötigt.

  • Löschen Sie entweder FundraiserNr oder FundraiserName.
  • Benennen Sie die verbleibende Spalte in akt_werber um.

In das Feld akt_werber können Sie je nach Arbeitsweise entweder den Namen des Werbers, die Fundraiser-Nummer oder den Namen einer Werbeaktion übernehmen.

Empfehlung für spätere Auswertungen:
Möchten Sie zusätzlich das Jahr der Werbung, ein Kürzel oder eine andere eindeutige Kennzeichnung speichern, nutzen Sie dafür ein separates Feld, z. B. anmerkung, zusatz, frei_1, frei_2 oder ein anderes verfügbares Freifeld.

Alternativ können Sie in den Vereinsdaten einen festen Begriff im Feld Zeitungstitel hinterlegen und diesen Wert in einer neuen Spalte zeitungstitel für alle importierten Mitglieder eintragen. Dadurch können Sie später gezielt nach dieser Werbeaktion oder diesem Import filtern.

7. Fälligkeit berechnen

8. Spalte Storno_Aenderung

Prüfen Sie die Spalte Storno_Aenderung vor dem Import sorgfältig. Enthält die Spalte einen Eintrag, wurde der Datensatz nachträglich storniert oder geändert. In diesen Fällen sollte geprüft werden, ob der betreffende Datensatz überhaupt importiert werden soll.

Empfehlung: In den meisten Fällen sollten diese Datensätze vor dem Import aus der Datei entfernt werden, um zu vermeiden, dass stornierte oder nicht mehr gültige Mitgliedschaften in die Fördermitgliederverwaltung übernommen werden. Im Zweifel stimmen Sie die betroffenen Datensätze vor dem Import mit dem Dienstleister oder den aktuellen Unterlagen ab.

8. Spalten löschen

Die nachfolgenden Spalten werden für den Import in die Fördermitgliederverwaltung nicht benötigt und können gelöscht werden. Möchten Sie einzelne Informationen dennoch übernehmen, benennen Sie die jeweilige Spalte in den Namen des gewünschten Zielfeldes um, z. B. bemerkung, anmerkung, zusatz, frei_1, frei_2 oder ein anderes verfügbares Freifeld. Beachten Sie, dass jedes Freifeld nur einmal verwendet werden kann und in der Fördermitgliederverwaltung an dieser Stelle keine anderen Informationen gespeichert sein sollten.

  1. Spalte Spendennummer: Spalten für den Import in Mitgliederverwaltung löschen
  2. Spalte JahresbeitragNetto: Spalte für den Import in Mitgliederverwaltung löschen
  3. Spalten Storno_Aenderung, Storno_Aenderung_User, Storno_Aenderung_Datum, Buchungen,Storno_Art, Storno_Grund, Storno_von, Storno_Bemerkung: Spalten erst prüfen! Danach für den Import in Mitgliederverwaltung löschen
  4. Spalte Kunde (Feldinhalt Gliederungsnamen): Spalte für den Import in Mitgliederverwaltung löschen.
  5. Spalten BV1, BV2, BV3, BV4: Inhalte prüfen. Spalten für den Import in Mitgliederverwaltung löschen.
  6. VertragsdatumUhrzeit: Spalte für den Import in Mitgliederverwaltung löschen.
  7. Abrechnungsgrundlage_Jahr1 und Abrechnungsgrundlage_Jahr2: Spalten für den Import in Mitgliederverwaltung löschen.
  8. Spalte JahresbeitragAlt: Spalte für den Import in Mitgliederverwaltung löschen.
  9. Spalte EHBrutto: Spalte für den Import in Mitgliederverwaltung löschen.
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