Daten aus dem Kober-Portal für den Import vorbereiten

Im Folgenden wird beschrieben, wie Daten aus dem Kober-Portal für den Import in die Fördermitgliederverwaltung aufbereitet werden können, beispielsweise nach einer Erhöhungswerbung.

Da das Kober-Portal und die Fördermitgliederverwaltung unterschiedliche Systeme mit unterschiedlichen Feldbezeichnungen und Datenstrukturen sind, können die exportierten Daten nicht direkt importiert werden. Vor dem Import müssen die Daten daher an die Anforderungen der Fördermitgliederverwaltung angepasst werden.

Für die Aufbereitung gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

Die Exportdatei aus dem Kober-Portal wird angepasst, sodass sie direkt in die Fördermitgliederverwaltung importiert werden kann.
Die Re-Importdatei aus der Fördermitgliederverwaltung wird um die erforderlichen Daten aus dem Kober-Export ergänzt und anschließend für den Import verwendet.

Wir empfehlen, für Änderungen an bestehenden Fördermitgliedern die Re-Importdatei der Fördermitgliederverwaltung als Grundlage für den Import zu verwenden.

Der Grund: Die Exportdatei aus dem Kober-Portal enthält häufig nicht alle Informationen, die bereits in der Fördermitgliederverwaltung gespeichert sind, beispielweise Fälligkeit und Beziehungsstatus. Die Re-Importdatei enthält dagegen alle nötigen Informationen sowie die bereits passenden Importspalten. Dadurch müssen nur noch die Daten ergänzt oder aktualisiert werden, die sich durch die Werbeaktion geändert haben.

Die benötigten Werte können anschließend aus der Kober-Exportdatei mithilfe eines SVERWEIS (oder XVERWEIS) in die Re-Importdatei übernommen werden.

Empfohlene Vorgehensweise:

Exportieren Sie die betroffenen Mitglieder als Re-Importdatei aus der Fördermitgliederverwaltung.
Öffnen Sie die Re-Importdatei und den Kober-Export in Excel.
Übernehmen Sie die zu aktualisierenden Werte (z. B. Beitrag, Adresse) mithilfe eines SVERWEIS anhand der eindeutigen Mitgliedsnummer. Der eindeutige Schlüssel für die Zuordnung der Daten ist das Feld Kundennummer aus der Fördermitgliederverwaltung. Dieser Wert entspricht dem Feld Spendernummer alt in der Kober-Exportdatei. Verwenden Sie diese beiden Felder als Suchkriterium, um die Daten mit einem SVERWEIS eindeutig den richtigen Mitgliedern zuzuordnen.
Prüfen Sie die übernommenen Werte.
Importieren Sie anschließend die bearbeitete Re-Importdatei.

Beispiel für einen SVERWEIS:

=SVERWEIS(A2;Kober!$A:$Z;5;FALSCH)

Dabei bedeutet:

A2 = Suchwert (z. B. Kunden-ID oder Mitgliedsnummer)
Kober!$A:$Z = Datenbereich der Kober-Exportdatei
5 = Spalte, aus der der Wert übernommen werden soll
FALSCH = Es wird nur eine exakte Übereinstimmung übernommen.

Vorteile dieser Vorgehensweise:

Bereits vorhandene Stammdaten bleiben erhalten.
Die Datei enthält schon die korrekten Importspalten der Fördermitgliederverwaltung.
Es müssen nur die tatsächlich geänderten Informationen ergänzt werden.
Der Vorbereitungsaufwand ist in der Regel geringer und das Risiko von Importfehlern wird reduziert.

Vorarbeiten

Auch wenn Sie die Re-Importdatei der Fördermitgliederverwaltung als Grundlage verwenden, müssen einige Daten aus der Kober-Exportdatei vor der Übernahme zunächst aufbereitet werden.

Je nach Importumfang kann es beispielsweise erforderlich sein,

Straße und Hausnummer zu einer gemeinsamen Spalte zusammenzuführen,
Feldnamen an die Importbezeichnungen der Fördermitgliederverwaltung anzupassen,
Zahlenwerte (z. B. beim Zahlungsintervall) durch die entsprechenden Bezeichnungen zu ersetzen,
Ortsvereinsnummern in die zugehörigen Ortsvereinsnamen umzuwandeln oder
stornierte Daten zu entfernen.

Führen Sie diese Vorarbeiten zunächst in der Kober-Exportdatei durch. Anschließend können Sie die aufbereiteten Daten mithilfe eines SVERWEIS in die Re-Importdatei übernehmen und diese anschließend in die Fördermitgliederverwaltung importieren.

1. Straße und Hausnummer zusammenführen

Führen Sie die Spalten Straße und Hausnummer wie folgt zu einer gemeinsamen Spalte zusammen:

Prüfen Sie zunächst, ob die Hausnummern in Excel versehentlich als Datum dargestellt werden. Korrigieren Sie dies gegebenenfalls.
Fügen Sie rechts neben den vorhandenen Spalten eine Hilfsspalte ein.
Tragen Sie in der ersten Zeile der Hilfsspalte folgende Formel ein:

=K2&" "&L2

(Dabei steht K für die Spalte Straße und L für die Spalte Hausnummer.)
Übernehmen Sie die Formel für alle Datensätze.
Fügen Sie anschließend eine neue finale Spalte ein.
Kopieren Sie die Werte aus der Hilfsspalte und fügen Sie diese in die finale Spalte über Inhalte einfügen → Werte ein. Dadurch werden nur die fertigen Texte übernommen und keine Formeln.
Löschen Sie anschließend die Hilfsspalte sowie die ursprünglichen Spalten Straße und Hausnummer aus dem Kober-Export.
Benennen Sie die finale Spalte abschließend in Straße um.

2. Spalte OV_Nr

Benennen Sie die Spalte OV_Nr in ortsverein um. Ersetzen Sie anschließend die enthaltenen Ortsvereinsnummern durch die entsprechenden Ortsvereinsnamen. Verwenden Sie dabei die Bezeichnungen, die in den Vereinsdaten der Fördermitgliederverwaltung hinterlegt sind. Hinweis: Der Import ordnet die Mitglieder anhand des Ortsvereinsnamens zu. Achten Sie deshalb darauf, dass die Schreibweise exakt mit den Einträgen in den Vereinsdaten übereinstimmt.

Sind für Ihre Mitglieder keine keine Änderung des Ortsvereins vorgesehen, kann das Feld leer bleiben. Leere Felder führen beim Import nicht dazu, dass bestehende Daten in der Fördermitgliederverwaltung gelöscht oder überschrieben werden. Ob für einzelne Mitglieder eine Änderung des Ortsvereins erforderlich ist, muss vor dem Import geprüft werden.

3. Spalte Zahlungsintervall

Benennen Sie die Spalte Zahlungsintervall in bez_abrzeitraum um.

Ersetzen Sie anschließend die Zahlenwerte durch die entsprechenden Bezeichnungen der Fördermitgliederverwaltung:

Wert	Neuer Eintrag
1	Jahr
2	Halbjahr
4	Quartal
12	Monat

Hinweis: Verwenden Sie die Bezeichnungen genau wie angegeben, damit der Abrechnungszeitraum beim Import korrekt übernommen werden kann.

4. Spalten FundraiserNr und FundraiserName

Für den Import wird nur eine der beiden Spalten benötigt.

Löschen Sie entweder FundraiserNr oder FundraiserName.
Benennen Sie die verbleibende Spalte in akt_werber um.

In das Feld akt_werber können Sie je nach Arbeitsweise entweder den Namen des Werbers, die Fundraiser-Nummer oder den Namen einer Werbeaktion übernehmen.

Empfehlung für spätere Auswertungen:
Möchten Sie zusätzlich das Jahr der Werbung, ein Kürzel oder eine andere eindeutige Kennzeichnung speichern, nutzen Sie dafür ein separates Feld, z. B. anmerkung, zusatz, frei_1, frei_2 oder ein anderes verfügbares Freifeld.

Alternativ können Sie in den Vereinsdaten einen festen Begriff im Feld Zeitungstitel hinterlegen und diesen Wert in einer neuen Spalte zeitungstitel für alle importierten Mitglieder eintragen. Dadurch können Sie später gezielt nach dieser Werbeaktion oder diesem Import filtern.

5. Spalte Storno_Aenderung

Prüfen Sie die Spalte Storno_Aenderung vor dem Import sorgfältig. Enthält die Spalte einen Eintrag, wurde der Datensatz nachträglich storniert oder geändert. In diesen Fällen sollte geprüft werden, ob der betreffende Datensatz überhaupt importiert werden soll.

Empfehlung: In den meisten Fällen sollten diese Datensätze vor dem Import aus der Datei entfernt werden, um zu vermeiden, dass stornierte oder nicht mehr gültige Mitgliedschaften in die Fördermitgliederverwaltung übernommen werden. Im Zweifel stimmen Sie die betroffenen Datensätze vor dem Import mit dem Dienstleister oder den aktuellen Unterlagen ab.

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Falls Sie die Exportdatei aus dem Kober-Portal direkt für den Import verwenden möchten, führen Sie zunächst die zuvor beschriebenen Vorarbeiten durch. Bereiten Sie die Daten entsprechend auf (z. B. Spalten umbenennen, Werte anpassen oder Straße und Hausnummer zusammenführen) und beachten Sie zusätzlich die nachfolgenden Hinweise, damit die Datei erfolgreich in die Fördermitgliederverwaltung importiert werden kann.

1. Spalten ergänzen

Eine neue Spalte ergänzen: bez_leistung. Feldinhalt Mitgliedschaft bei allen Kunden.
Eine neue Spalte ergänzen: werbung. Feldinhalt Haustürwerbung
Eine neue Spalte ergänzen: bez_zahlungsform
Eine neue Spalte ergänzen: bez_faelligkeit

2. Spalten umbenennen

Spalte AlteSpendennummer: umbenennen in kundennummer
Spalte Eintrittsdatum: umbenennen in beitrittsdatum
Spalte Anrede: umbenennen in anrede
Spalte AkademischerTitel: umbenennen in titel
Spalte Firma: umbenennen in firma
Spalte Vorname: umbenennen in vorname
Spalte Nachname: umbenennen in name
Spalte Stadt: umbenennen in ort
Spalte PLZ: umbenennn in plz
Spalte Land: umbenennen in land, Feldinhalt ändern in DE
Spalte Geburtsdatum: umbenennen in geb_datum
Spalte Kontoinhaber: umbenennen in konto_inhaber
Spalte BIC: umbenennen in bic
Spalte IBAN: umbenennen in iban
Spalte Telefon: umbenennen in telefon_privat
Spalte MobilTelefon: umbenennen in mobil
Spalte KontaktPerTelefon: umbenennen in bez_tel_freigabe
Spalte Email: umbenennen in email
KontaktPerEmail: umbenennen in bez_email_freigabe
Spalte SpendenQuittung: umbenennen in jahresquittung
RueckholVersicherung: umbenennen in rueckholdienst
Spalte JahresbeitragBrutto: umbenennen in jahresbeitrag

3. Fälligkeit berechnen

Zu jeder Kundenbeziehung gibt es ein Feld 1. Fälligkeit. Anhand diesen Datums wird berechnet, wann ein Posten eingezogen wird. Dieses Feld bildet der Kober-Export nicht ab.

Falls Sie das Eintrittsdatum (bei uns Beitrittsdatum) als Grundlage zur berechnung der Fälligkeiten genutzt haben, können Sie mit Hilfsspalten das Datum ermitteln.

4. Spalten löschen

Die nachfolgenden Spalten werden für den Import in die Fördermitgliederverwaltung nicht benötigt und können gelöscht werden. Möchten Sie einzelne Informationen dennoch übernehmen, benennen Sie die jeweilige Spalte in den Namen des gewünschten Zielfeldes um, z. B. bemerkung, anmerkung, zusatz, frei_1, frei_2 oder ein anderes verfügbares Freifeld. Beachten Sie, dass jedes Freifeld nur einmal verwendet werden kann und in der Fördermitgliederverwaltung an dieser Stelle keine anderen Informationen gespeichert sein sollten.

Spalte Spendennummer: Spalten für den Import in Mitgliederverwaltung löschen
Spalte JahresbeitragNetto: Spalte für den Import in Mitgliederverwaltung löschen
Spalten Storno_Aenderung, Storno_Aenderung_User, Storno_Aenderung_Datum, Buchungen,Storno_Art, Storno_Grund, Storno_von, Storno_Bemerkung: Spalten erst prüfen! Danach für den Import in Mitgliederverwaltung löschen
Spalte Kunde (Feldinhalt Gliederungsnamen): Spalte für den Import in Mitgliederverwaltung löschen.
Spalten BV1, BV2, BV3, BV4: Inhalte prüfen. Spalten für den Import in Mitgliederverwaltung löschen.
VertragsdatumUhrzeit: Spalte für den Import in Mitgliederverwaltung löschen.
Abrechnungsgrundlage_Jahr1 und Abrechnungsgrundlage_Jahr2: Spalten für den Import in Mitgliederverwaltung löschen.
Spalte JahresbeitragAlt: Spalte für den Import in Mitgliederverwaltung löschen.
Spalte EHBrutto: Spalte für den Import in Mitgliederverwaltung löschen.