Durchführung Dublettenabgleich
Führen Sie regelmäßig einen Dublettenabgleich Ihrer Kundendaten durch, um doppelte Datensätze dauerhaft zu vermeiden.
Die Erkennung und Zusammenführung von Personendatensätzen ist an bestimmte Voraussetzungen gebunden. Eine Zusammenführung ist nur möglich, wenn die betroffenen Personen derselben Firma zugeordnet sind.
Bestehen unterschiedliche Firmenzuordnungen, müssen diese zunächst vereinheitlicht werden – beispielsweise durch das Zusammenführen entsprechender Firmendubletten. Erst im Anschluss kann die Zusammenführung der Personendatensätze innerhalb der Firma erfolgen.
Als mögliche Dublette werden Datensätze innerhalb des Moduls herangezogen auf die folgende Merkmale zutreffen:
Name & Adresse
• der volle Nachname
• erster Buchstabe des Vornamens
• die volle PLZ
• erste 5 Buchstaben der Straße
• erster Buchstabe des Ortes
Name & Geburtsdatum
• der volle Nachname
• erster Buchstabe des Vornamens
• gesamtes Geburtsdatum
Firmenname & Adresse
• die volle Firma/Org
• die volle PLZ
• erste 5 Buchstaben der Straße
• erster Buchstabe des Ortes
• erster Buchstabe von Firma/Org 2
Zur Übersicht
Sobald Dubletten erkannt werden, werden Ihnen diese in einer Übersicht angezeigt. In dieser Übersicht sehen Sie unter anderem den Namen, die Adressdaten sowie die Debitorennummer. Über das Augen-Symbol in der Übersichtsliste gelangen Sie in die Kundendatenmaske, um Datensätze im Detail zu prüfen.
Die Zusammenführung von Dubletten kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfen Sie die ausgewählten Daten daher sorgfältig vor der Bestätigung.
Dubletten mit Vorschau zusammenführen
Zur Zusammenführung von Dubletten markieren Sie die entsprechenden Datensätze per Checkbox und wählen die Funktion „Dubletten mit Vorschau zusammenführen“. In der Vorschau werden die Datensätze nebeneinander dargestellt. Durch Auswahl der zu übernehmenden Daten (grün markiert) legen Sie den Zieldatensatz fest. Bestätigen Sie anschließend mit „Zusammenführen“.
Dubletten nicht mehr anzeigen
Datensätze, die nicht zusammengeführt werden sollen, können markiert und über die Funktion „Dubletten nicht mehr anzeigen“ ausgeblendet werden. Ausgeblendete Dubletten werden nicht gelöscht, sondern lediglich aus der Anzeige entfernt.
Wurde eine Dublette als „nicht mehr anzeigen“ markiert, kann diese Einstellung durch einen neu angelegten identischen Datensatz automatisch aufgehoben werden. Der Datensatz wird dann erneut als Dublette erkannt.
Dubletten ohne Vorschau zusammenführen
Grundsätzlich ist es möglich, Dubletten auch ohne vorherige Sichtprüfung zusammenzuführen.
Markieren Sie dazu die entsprechenden Datensätze per Checkbox. In der Zeile mit dem Disketten-Symbol wird der mögliche Zieldatensatz angezeigt. Durch Anklicken der darüberliegenden Felder können Sie festlegen, welche Daten in den Zieldatensatz übernommen werden sollen. Mit einem Klick auf das Disketten-Symbol wird der dargestellte Zieldatensatz übernommen und die Zusammenführung durchgeführt.
Bei dieser Vorgehensweise haben Sie keinen Einfluss auf alle weiteren Felder, wie es bei der Dublettenzusammenführung mit Vorschau möglich ist.