Automatische und manuelle Übernahme von Online-Anmeldungen bei Wartelisten

Wann erfolgt eine automatische Übernahme?

Eine Anmeldung wird automatisch übernommen, wenn:

für die Kursart die automatische Übernahme aktiviert ist,
ausreichend freie Plätze im Kurs vorhanden sind,
keine manuelle Prüfung erforderlich ist,
die Firmendaten vollständig sind und
die gesamte Anmeldung in den Kurs übernommen werden kann.

Ist die Online-Anmeldung bereits als Wartelistenanmeldung gekennzeichnet, wird sie auch bei noch freien Plätzen als Wartelistenanmeldung übernommen.

Wann ist eine manuelle Übernahme erforderlich?

Eine automatische Übernahme erfolgt nicht, wenn mindestens einer der folgenden Fälle zutrifft:

Der Kurs ist bereits vollständig belegt.
Für die gesamte Anmeldung stehen nicht genügend freie Plätze zur Verfügung (z. B. bei Gruppen- oder Familienanmeldungen).
Die Anmeldung muss manuell geprüft werden.
Die Firmendaten sind unvollständig.
Für die Kursart ist die automatische Übernahme nicht aktiviert.
Die Anmeldung wurde vom System als Überbuchungsfall gekennzeichnet.

In diesen Fällen verbleibt die Anmeldung in der Übersicht und muss durch einen Mitarbeitenden manuell übernommen werden.

Anzeige bei einem vollständig belegten Kurs

Ist ein Kurs bereits ausgebucht, weist das System darauf hin:

Neben der Anmeldung erscheint ein rotes Warnsymbol.
Der Hinweis lautet: „Bei Übernahme wird Kunde auf Warteliste gesetzt.“
Die automatische Übernahme ist nicht mehr möglich.
Stattdessen kann die Anmeldung manuell übernommen werden.

Hinweis: Das Warnsymbol führt selbst keine Aktion aus. Es informiert lediglich darüber, dass die Anmeldung nur manuell übernommen werden kann und dabei automatisch als Wartelistenanmeldung gespeichert wird.

Besonderheiten bei Gruppenanmeldungen

Werden mehrere Personen gemeinsam angemeldet (z. B. Familien oder zusammengehörige Anmeldungen), übernimmt das System die Gruppe nur dann automatisch, wenn für alle Personen ausreichend freie Plätze vorhanden sind.

Stehen nicht genügend Plätze zur Verfügung, wird keine Teilübernahme durchgeführt. Die gesamte Anmeldung bleibt zur manuellen Bearbeitung bestehen.

Besonderheiten der Warteliste

Wird ein Kurs zwischen der automatischen Prüfung und der tatsächlichen Übernahme vollständig belegt, prüft das System die verfügbaren Plätze erneut.

Je nach Modul wird die Anmeldung in diesem Fall automatisch als Wartelistenanmeldung gespeichert, sodass keine Überbuchung entsteht.

Merksatz

Automatisch übernommen werden nur Anmeldungen, die vollständig und ohne Rückfragen verarbeitet werden können. Sobald ein Kurs voll ist oder eine Prüfung erforderlich wird, ist eine manuelle Übernahme notwendig. Bei der manuellen Übernahme wird der Teilnehmende – sofern der Kurs bereits belegt ist – automatisch auf der Warteliste gespeichert.