Automatische und manuelle Übernahme von Online-Anmeldungen bei Wartelisten

Wann ist eine manuelle Übernahme erforderlich?

Eine automatische Übernahme erfolgt nicht, wenn mindestens einer der folgenden Fälle vorliegt:

Der Kurs ist bereits vollständig belegt.
Für die gesamte Anmeldung stehen nicht genügend freie Plätze zur Verfügung (z. B. bei Gruppen- oder Familienanmeldungen).
Die Anmeldung muss manuell geprüft werden.
Die Firmendaten sind unvollständig.
Für die Kursart ist die automatische Übernahme nicht aktiviert.
Die Anmeldung wurde vom System als Überbuchungsfall erkannt. In diesem Fall kann der Teilnehmende – sofern für den Kurs eine Warteliste zugelassen ist – auf die Warteliste übernommen werden.

In allen genannten Fällen bleibt die Anmeldung in der Übersicht und muss durch einen Mitarbeitenden manuell übernommen werden.

Kennzeichnung bei ausgebuchten Kursen

Ist ein Kurs bereits vollständig belegt, weist das System darauf hin:

Neben der Anmeldung wird ein rotes Warnsymbol angezeigt.
Der Hinweis lautet: „Bei Übernahme wird Kunde auf Warteliste gesetzt.“
Eine automatische Übernahme ist nicht mehr möglich.
Die Anmeldung kann jedoch weiterhin manuell übernommen werden.

Das Warnsymbol löst keine Aktion aus. Es dient ausschließlich als Information, dass die Anmeldung nur noch manuell übernommen werden kann. Erfolgt die Übernahme, wird der Teilnehmende automatisch als Wartelistenanmeldung gespeichert.

Besonderheit bei der Übernahme

Wird ein Kurs zwischen der automatischen Prüfung und der tatsächlichen Übernahme vollständig belegt, prüft das System die verfügbaren Plätze erneut. Sind keine freien Plätze mehr vorhanden, wird die Anmeldung – sofern eine Warteliste für den Kurs zugelassen ist – automatisch als Wartelistenanmeldung gespeichert. Dadurch wird eine Überbuchung des Kurses verhindert.