Datenmigration

Die Datenmigration ist Aufgabe der Gliederung. Wir empfehlen die Datenmigration begleiten zu lassen, sowohl im Rahmen der FMV-Schulung als auch bei der Erstellung der Importdatei selbst. Auf Seite 4 finden Sie die Kontaktdaten zu Dienstleistenden mit praktischen Erfahrungen in diesem Bereich.  

 

Selbstverständlich stehen wir Ihnen (Kundenberatung Digitale Dienstleistungen der DRKS) ebenfalls hilfreich bei der Datenmigration zur Verfügung. Hinweis: Diese Leistung ist in jedem Fall kostenpflichtig und wird über eine gesonderte Support-Vereinbarung mit der DRK-Service GmbH geregelt.  

 

Eine wichtige Voraussetzung für einen erfolgreichen Import ist – neben der sorgfältigen Aufbereitung der Daten – eine enge Abstimmung zwischenzwischen:

dem

Ersteller
• der erstellenden Stelle der Importdatei (technische Komponente)Umsetzung),
• den Sachbearbeitenden der Fördermitgliederverwaltung (Kenntnis der Mitgliedsdaten) sowie
• der Trainerin bzw. dem Trainer für das Modul (Kenntnis der FMVSoftware und derenihrer Erfordernissen)Anforderungen).

 

Die Übernahme von Daten aus Vorsystemen kannerfolgt in der Regel per Excel erfolgen.Excel-Import. Im Bereich Mitgliedsimport derMitgliederverwaltung FMVsteht findenIhnen Siehierfür eine XLSX-Musterdatei mit Beispielen und einerErläuterungen Anleitung.zur Verfügung.

 

Nachfolgend erhalten Sie allgemeine Informationen zur Datenmigration. Dies kann keine grundlegende Analyse Ihrer Daten aus dem Altsystem und Adaption für den Import in die FMV ersetzen. Die Informationen erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit, werden jedoch gern um weitere Hinweise an support@drkservice.de kontinuierlich ergänzt.  

 

Beim Wechsel einer Software wird es in der Regel nötig, dass Felder und Feldinhalte beider Systeme gegenübergestellt werden. Ggf. werden Sie feststellen, dass Begrifflichkeiten nicht 1:1 übernommen werden können oder das Spektrum der Felder variiert. Unsere Erfahrungen zeigen, dass hier in Rücksprache mit den Sachbearbeitenden praktische Lösungen erarbeitet werden können. 

 

Die Reihenfolge der Spalten in der Importtabelle ist unwichtig. Wichtig sind die korrekten Bezeichnungen der Spaltenköpfe sowie die Nutzung vordefinierter Begriffe aus der FMV. Informationen hierzu finden Sie in der XLSX-Musterdatei. 

 

Sollte es Ihnen nicht möglich sein, alle Informationen in einer Datei aufzubereiten, dann können Informationen wie Telefonnummern, Namen von Zeitungen, sowie ob Jahresquittungen gewünscht sind auch nachträglich über „vorhandene Kunden aktualisieren“ in die Fördermitgliederverwaltung (FMV) importiert werden. 

 

Bitte beachten Sie die Importreihenfolge: 

Stammdaten und Kundenbeziehung der Mitglieder 

Stammdaten und Kundenbeziehung der Spender 

Beitragshistorien 

 

Empfehlung: Nutzen Sie für Ihren Import die Funktion „vorhandene Kunden aktualisieren“: Dadurch werden Mitglieder, die bereits als Kunden/ Interessenten in der Kundendatenbank (KDB) existieren (z.B. per Ticket in der KDB aufgenommen) automatisch aktualisiert und die Tickethistorie übernommen.  

 

Die Importe erfolgen in der Regel direkt in Ihrem Echtsystem. Daher ein Hinweis zur Löschung.  

Die Stammdaten der Mitglieder und Spender können nach Import von der Gliederung selbstständig gelöscht werden.  

Beitragshistorien können nach Anlage in der FMV (manuell oder via Import) nicht gelöscht werden.