B3. - Arbeitsabläufe – Hilfestellungen zu typischen Prozessen

In diesem Abschnitt werden praxisnahe Anleitungen für häufige Arbeitsabläufe bereitgestellt.

Inhalt

Neues Mitglied anlegen / Vorarbeiten beim Mitglied oder Spender
Daten aus dem Onlineformular übernehmen
Kündigungen bearbeiten
Mitgliedsausweis versenden

1. Neues Mitglied anlegen / Vorarbeiten beim Mitglied oder Spender

a) Bereich: Stammdaten

Folgende Angaben sollten vollständig erfasst werden. Weitere Informationen sind im Handbuch verfügbar.

Pflichtfelder:

Anrede
Nachname
Vorname
Straße (inkl. Hausnummer)
Postleitzahl (PLZ)
Ort
Geburtsdatum
- Hinweis: Ohne Angabe des Geburtsdatums kann das Mitglied nicht in der Geburtstagsliste berücksichtigt werden.
Bankverbindung
- IBAN oder
- BLZ + Kontonummer
- Name des Bankinstituts
Mandatsreferenznummer
- Wird entweder importiert oder automatisch vom System generiert
Mandatsdatum

b) Bereich Mitgliedskonto (Mitgliedsbeziehung

Um die Mitgliedsbeziehung zu bearbeiten, klicken Sie in das erste auszufüllende Feld – z. B. „Beitrag“. Dadurch wird die entsprechende Eingabemaske geöffnet.

Folgende Angaben sind erforderlich:

Dienstleistung
- Auswahl: Mitgliedschaft oder Spende
Mitgliedsnummer
- Entspricht der Kundennummer
Beitrag / Zahlbetrag
- Der Betrag, der regelmäßig eingezogen wird
- Muss dem gewählten Abrechnungszeitraum entsprechen (nächster einziehbarer Betrag)
Abrechnungszeitraum
- Auswahlmöglichkeiten: Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr, Einmalig
Zahlungsform
- mögliche Optionen:
  - Beitragsfrei
  - Dauerauftrag
  - Selbstzahler
  - Barzahler
  - Lastschrift (SEPA-Verfahren)
Datum der 1. Fälligkeit
- Das Datum an dem der Betrag erstmals aus der FMV eingezogen werden soll
Nächste Fälligkeit
- wird automatisch generiert, oder per Import gesetzt
Beziehungsstatus (Bez.-Status)
- Muss auf „zahlend“ eingestellt sein, um die korrekte Verarbeitung sicherzustellen

c) Bereich Mitgliedsdaten und Vereinsdaten OV

Hinweis: Einige Felder dienen statistischen Zwecken oder der Selektion in Auswertungen. Achten Sie daher auf vollständige und korrekte Eingaben.

Mitgliedsdaten

Mitgliedsnummer
- Dieses Feld zeigt die Mitgliedsnummer an
- Die Eingabe erfolgt ausschließlich in der Mitgliedsbeziehung
Eintrittsdatum
- Wird ebenfalls aus der Mitgliedsbeziehung übernommen
- Wichtig: Ohne Eintrittsdatum kann das Mitglied nicht in der Jubiläumsliste berücksichtigt werden
Rückholdienst
- Auswahl: Ja / Nein
- Nur ausfüllen, wenn dieser Dienst angeboten wird
Flugdienst
- Dieses Feld erscheint nur, wenn der in den Vereinsdaten hinterlegte Mindestjahresbeitrag erreicht wurde
Einwohnermeldeamt (Feld „EinwohnermAmt.“)
- Hier wird das Datum der Abfrage beim Einwohnermeldeamt eingetragen
Kündigungsgrund
- Vorausgewählte Gründe können angegeben werden (z. B. Umzug, Todesfall, etc.)
- Wichtig für statistische Auswertungen
Kündigungsbrief
- Setzen Sie ein Häkchen, wenn der Kündigungsbrief versendet wurde
- Zusätzlich ist das Versanddatum zu erfassen

Vereinsdaten OV (Ortsverein)

Angaben im Bereich Vereinsdaten OV sind wichtig für:
- Statistiken
- Selektionen nach Ortsvereinen
Stellen Sie sicher, dass die Vereinszugehörigkeit korrekt hinterlegt ist

d) Zeitschriftentitel hinterlegen

Im Bereich „Mitgliederverwaltung“ können Sie hinterlegen, welche Zeitschriften ein Mitglied erhält.

Vorgehensweise:

Navigieren Sie zum Bereich „Mitgliederverwaltung“.
Wählen Sie die gewünschten Zeitschriftentitel aus.
- Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
Klicken Sie anschließend auf „Speichern“, um die Auswahl zu sichern.

2. Daten aus Onlineformular übernehmen

Die Integration der Onlineformulare auf den aktuellen DRK-Musterwebseiten ermöglicht eine bequeme und sichere Übernahme von Spenden- und Mitgliedsdaten direkt in die FMV (Finanzmanagement Vereinsverwaltung).

Vorgehensweise:

Zugriff auf neue Onlineanmeldungen
- Nach Absenden des Formulars durch die Person erscheinen die Daten im Bereich „Onlineanmeldungen“.
Sichtprüfung (Symbol: Auge 👁️)
- Prüfen Sie die eingegebenen Daten sorgfältig.
- Vergleichen Sie die Angaben mit bestehenden Stammdaten von Mitgliedern oder Spendern in der FMV, um Dubletten zu vermeiden.
Daten übernehmen
- Nach erfolgreicher Sichtprüfung klicken Sie auf „Weiter“, um die Daten direkt in das System zu übernehmen.

⚠️ Hinweis: Eine genaue Prüfung ist wichtig, da Übernahmen ohne Kontrolle zu fehlerhaften oder doppelten Datensätzen führen können.

3 Kündigungen bearbeiten

Hinweise:
- Kündigungsdatum = Ende der Kundenbeziehung. Das Kündigungsdatum ist das Austrittsdatum zu dem die Mitgliedschaft enden soll, nicht das Eingangsdatum des Kündigungswunsches.
- Berücksichtigung der Besonderheiten zur SEPA-Vorlaufzeit. Bitte beachten Sie dazu die Hinweise unter Kapitel „FMV SEPA-Vorlaufzeit“.
- Jede Kundenbeziehung kann/muss einzeln ein Kündigungsdatum erhalten.

Kündigungsdatum (Ende der Kundenbeziehung/Austrittsdatum)
- Bestehen zwei Kundenbeziehungen (Mitgliedschaft + Spende) muss entschieden werden, ob beide oder nur eine Kundenbeziehung beendet werden soll.
Kündigungsgrund (für die Statistik)
o Altersgründe
o gesundheitliche Gründe
o finanzielle Gründe
o Mitgliedschaft nicht erwünscht
o Umgezogen
o verstorben
o Kündigung Organisation
o Alten-/Pflegeheim
o Rücklastschrift
o OV-Wechsel
o Sonstige

Mit Ablauf des Kündigungsdatums wird der Bez.Status automatisch auf „gekündigt“ und das Datum beim „Beitragsstopp“ gesetzt. Somit ist sichergestellt, evtl. Fälligkeiten nach dem Kündigungsdatum nicht mehr generiert werden.

Hinweis: Dieser Automatismus greift nur, wenn das Kündigungsdatum das aktuelle Datum oder ein Datum in der Zukunft ist.
Bsp.: Kündig. Datum = 31.12. Zum 01.01. wird die Kundenbeziehung automatisch auf „gekündigt“ gesetzt und es wird ein Beitragsstopp gesetzt.
Somit zählt die Kundenbeziehung am 31.12. noch als zahlend, ab 01.01. als gekündigt.

Liegt das Kündigungsdatum in der Zukunft so werden bis zum Erreichen des Kündigungsdatums noch offene Beiträge generiert, die in diesen Zeitraum fallen. Sollen keine offenen Beträge mehr generiert werden, setzen Sie das Datum für Beitragsstopp manuell auf das aktuelle Datum bzw. ab wann keine offenen Zahlungen mehr generiert werden sollen.

Hinweis: Bei Nutzung der SEPA-Vorlaufzeit muss geprüft werden, ob Kündigungen im Vorlaufzeitraum liegen. Hier müssen ggf. manuell noch Beitragsstopp gesetzt werden um Einzüge zu verhindern.

4 Mitgliedsausweis versenden

Nachdem Ihr Mitglied offiziell in Ihrem Verband aufgenommen wurde (i.d.R. nach Annahme des Antrages durch OV /KV), können das Begrüßungsschreiben zusammen mit dem Mitgliedsausweis erstellt und versendet werden.
Hierzu rufen Sie das Neumitglied auf, klicken auf „Briefe & Mails“ in der Menüleiste oben und wechseln in den Bereich „Briefe & Mails“. Die Vorlage „Mitgliedsausweis (Art. nr. 01099)“ können Sie zur Begrüßung Ihres Neumitgliedes verwenden. Den Briefbogen mit Mitgliedsausweis können Sie auch im Rotkreuzshop.de bestellen (Artikel-Nr. 01099).

Die Dokumentation zum Versand des Briefes erfolgt automatisch unter Kontakt out beim Kunden.

Zusätzlich können Sie den Versand beim Mitgliedskonto dokumentieren
Mitgliedsausweis Checkbox + Datumsfeld
Willkommensbrief Checkbox + Datumsfeld