B3. - Arbeitsabläufe – Hilfestellungen zu typischen Prozessen

In diesem Abschnitt werden praxisnahe Anleitungen für häufige Arbeitsabläufe bereitgestellt.

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Inhalt

1. Neues Mitglied anlegen / Vorarbeiten beim Mitglied oder Spender

2. Daten aus dem Onlineformular übernehmen

3. Kündigungen bearbeiten

4. Mitgliedsausweis versenden

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1. Neues Mitglied anlegen / Vorarbeiten beim Mitglied oder Spender

a) Bereich: Stammdaten

Folgende Angaben sollten vollständig erfasst werden. Weitere Informationen sind im Handbuch verfügbar.

Pflichtfelder:

• Anrede

• Nachname

• Vorname

• Straße (inkl. Hausnummer)

• Postleitzahl (PLZ)

• Ort

• Geburtsdatum

  • ✅Hinweis: Ohne Angabe des Geburtsdatums kann das Mitglied nicht in der Geburtstagsliste berücksichtigt werden.

• Bankverbindung

  • IBAN oder
  • BLZ + Kontonummer
  • Name des Bankinstituts
• Mandatsreferenznummer
  • Wird entweder importiert oder automatisch vom System generiert
• Mandatsdatum

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b) Bereich Mitgliedskonto (Mitgliedsbeziehung

Um die Mitgliedsbeziehung zu bearbeiten, klicken Sie in das erste auszufüllende Feld – z. B. „Beitrag“. Dadurch wird die entsprechende Eingabemaske geöffnet.

Folgende Angaben sind erforderlich:

• Dienstleistung
  • Auswahl: Mitgliedschaft oder Spende
• Mitgliedsnummer
  • Entspricht der Kundennummer
• Beitrag / Zahlbetrag
  • Der Betrag, der regelmäßig eingezogen wird
  • Muss dem gewählten Abrechnungszeitraum entsprechen (nächster einziehbarer Betrag)
• Abrechnungszeitraum
  • Auswahlmöglichkeiten: Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr, Einmalig
• Zahlungsform
  • mögliche Optionen:
    • Beitragsfrei
    • Dauerauftrag
    • Selbstzahler
    • Barzahler
    • Lastschrift (SEPA-Verfahren)
• Datum der 1. Fälligkeit
  • Das Datum an dem der Betrag erstmals aus der FMV eingezogen  werden soll
• Nächste Fälligkeit
  • wird automatisch generiert, oder per Import gesetzt
• Beziehungsstatus (Bez.-Status)
  • Muss auf „zahlend“ eingestellt sein, um die korrekte Verarbeitung sicherzustellen

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c)    Bereich Mitgliedsdaten und Vereinsdaten OV

✅Hinweis
Einige Felder dienen statistischen Zwecken oder der Selektion in Auswertungen. Achten Sie daher auf vollständige und korrekte Eingaben.

Mitgliedsdaten

• Mitgliedsnummer

  • Dieses Feld zeigt die Mitgliedsnummer an

  • Die Eingabe erfolgt ausschließlich in der Mitgliedsbeziehung

• Eintrittsdatum

  • Wird ebenfalls aus der Mitgliedsbeziehung übernommen

  • Wichtig: Ohne Eintrittsdatum kann das Mitglied nicht in der Jubiläumsliste berücksichtigt werden

• Rückholdienst

  • Auswahl: Ja / Nein

  • Nur ausfüllen, wenn dieser Dienst angeboten wird

• Flugdienst

  • Dieses Feld erscheint nur, wenn der in den Vereinsdaten hinterlegte Mindestjahresbeitrag erreicht wurde

• Einwohnermeldeamt (Feld „EinwohnermAmt.“)

  • Hier wird das Datum der Abfrage beim Einwohnermeldeamt eingetragen

• Kündigungsgrund

  • Vorausgewählte Gründe können angegeben werden (z. B. Umzug, Todesfall, etc.)

  • Wichtig für statistische Auswertungen

• Kündigungsbrief

  • Setzen Sie ein Häkchen, wenn der Kündigungsbrief versendet wurde

  • Zusätzlich ist das Versanddatum zu erfassen

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Vereinsdaten OV (Ortsverein)

• Angaben im Bereich Vereinsdaten OV sind wichtig für:

  • Statistiken

  • Selektionen nach Ortsvereinen

• Stellen Sie sicher, dass die Vereinszugehörigkeit korrekt hinterlegt ist

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d) Zeitschriftentitel hinterlegen

Im Bereich „Mitgliederverwaltung“ können Sie hinterlegen, welche Zeitschriften ein Mitglied erhält.

Vorgehensweise:

1. Navigieren Sie zum Bereich „Mitgliederverwaltung“.

2. Wählen Sie die gewünschten Zeitschriftentitel aus.

   • Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

3. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“, um die Auswahl zu sichern.

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2. Daten aus Onlineformular übernehmen

Die Integration der Onlineformulare auf den aktuellen DRK-Musterwebseiten ermöglicht eine bequeme und sichere Übernahme von Spenden- und Mitgliedsdaten direkt in die FMV (Finanzmanagement Vereinsverwaltung).

Vorgehensweise:

1. Zugriff auf neue Onlineanmeldungen

   • Nach Absenden des Formulars durch die Person erscheinen die Daten im Bereich „Onlineanmeldungen“.

2. Sichtprüfung (Symbol: Auge 👁️)

   • Prüfen Sie die eingegebenen Daten sorgfältig.

   • Vergleichen Sie die Angaben mit bestehenden Stammdaten von Mitgliedern oder Spendern in der FMV, um Dubletten zu vermeiden.

3. Daten übernehmen

   • Nach erfolgreicher Sichtprüfung klicken Sie auf „Weiter“, um die Daten direkt in das System zu übernehmen.

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3. Kündigungen bearbeiten

Beim Beenden einer Mitgliedschaft oder Spendenbeziehung sind einige wichtige Punkte zu beachten, insbesondere im Zusammenhang mit SEPA-Vorlaufzeiten und dem Beitragsstopp.

Allgemeine Hinweise:

• Kündigungsdatum = Austrittsdatum

  • Das Kündigungsdatum ist nicht das Eingangsdatum der Kündigung, sondern der letzte Tag der Kundenbeziehung.

• SEPA-Vorlaufzeit beachten

  • Bitte prüfen Sie vor der Kündigung, ob bereits Lastschriften im SEPA-Vorlauf generiert wurden.

  • Details dazu finden Sie im Kapitel „FMV SEPA-Vorlaufzeit“.

• Kundenbeziehungen einzeln bearbeiten

  • Jede Kundenbeziehung (z. B. Mitgliedschaft und Spende) muss separat gekündigt werden.

  • Entscheiden Sie, ob alle oder nur einzelne Beziehungen beendet werden sollen.

Wichtige Eingaben:

• Kündigungsdatum (Austrittsdatum)

  • Tragen Sie das Datum ein, zu dem die Mitgliedschaft/Spendenbeziehung enden soll.

• Kündigungsgrund (für statistische Zwecke)
  Auswahl aus folgenden Optionen:

  • Altersgründe

  • Gesundheitliche Gründe

  • Finanzielle Gründe

  • Mitgliedschaft nicht erwünscht

  • Umgezogen

  • Verstorben

  • Kündigung durch Organisation

  • Umzug ins Alten-/Pflegeheim

  • Rücklastschrift

  • OV-Wechsel

  • Sonstige

Automatische Prozesse:

• Automatischer Beitragsstopp und Statusänderung

  • Mit Ablauf des Kündigungsdatums:

    • wird der Beziehungsstatus automatisch auf „gekündigt“ gesetzt

    • das Beitragsstopp-Datum wird automatisch gesetzt

• Beispiel:

  • Kündigungsdatum = 31.12.

  • Ab 01.01. wird die Beziehung als „gekündigt“ geführt

  • Bis 31.12. zählt sie noch als „zahlend“

Manueller Eingriff bei Bedarf:

• Wenn keine weiteren Beiträge generiert werden sollen:

  • Setzen Sie den Beitragsstopp manuell auf das gewünschte Datum, z. B. sofortiger Stopp bei sofortiger Kündigung.

• Bei SEPA-Vorlaufzeit:

  • Prüfen Sie, ob die Kündigung in einem laufenden Vorlaufzeitraum liegt.

  • Falls ja: manuell Beitragsstopp setzen, um versehentliche Einzüge zu verhindern.

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4. Mitgliedsausweis versenden

Nach Aufnahme des neuen Mitglieds durch den Ortsverein (OV) oder Kreisverband (KV) kann ein Begrüßungsschreiben inklusive Mitgliedsausweis erstellt und versendet werden.

Vorgehensweise:

1. Öffnen Sie den Datensatz des neuen Mitglieds.

2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Briefe & Mails“.

3. Wechseln Sie in den Bereich „Briefe & Mails“.

4. Wählen Sie die Vorlage:
   „Mitgliedsausweis (Art.-Nr. 01099)“

5. Erstellen und versenden Sie das Schreiben an das neue Mitglied.

Material bestellen:

• Der Briefbogen mit integriertem Mitgliedsausweis kann bestellt werden unter:
  www.rotkreuzshop.de

  • Artikelnummer: 01099

Die Dokumentation zum Versand des Briefes erfolgt automatisch unter Kontakt out beim Kunden.

Zusätzliche Dokumentation im Mitgliedskonto

Zur internen Nachverfolgung kann der Versand des Mitgliedsausweises und des Willkommensbriefs direkt im Mitgliedskonto dokumentiert werden.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Mitgliedsausweis

  • Checkbox: anhaken, wenn der Ausweis versendet wurde

  • Datumsfeld: Versanddatum eintragen

• Willkommensbrief

  • Checkbox: anhaken, wenn der Brief versendet wurde

  • Datumsfeld: Versanddatum eintragen

  • 💡 Tipp: Durch diese Dokumentation behalten Sie auch bei späteren Rückfragen den Überblick über den Versandstatus.

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