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B3. - Arbeitsabläufe – Hilfestellungen zu typischen Prozessen

In diesem Abschnitt werden praxisnahe Anleitungen für häufige Arbeitsabläufe bereitgestellt.

Inhalt

  1. Neues Mitglied anlegen / Vorarbeiten beim Mitglied oder Spender

  2. Daten aus dem Onlineformular übernehmen

  3. Kündigungen bearbeiten

  4. Mitgliedsausweis versenden

1. Neues Mitglied anlegen / Vorarbeiten beim Mitglied oder Spender

a) Bereich: Stammdaten

Folgende Angaben sollten vollständig erfasst werden. Weitere Informationen sind im Handbuch verfügbar.

Pflichtfelder:

  • Anrede

  • Nachname

  • Vorname

  • Straße (inkl. Hausnummer)

  • Postleitzahl (PLZ)

  • Ort

  • Geburtsdatum

    • Hinweis: Ohne Angabe des Geburtsdatums kann das Mitglied nicht in der Geburtstagsliste berücksichtigt werden.

  • Bankverbindung

    • IBAN oder
    • BLZ + Kontonummer
    • Name des Bankinstituts
  • Mandatsreferenznummer
    • Wird entweder importiert oder automatisch vom System generiert
  • Mandatsdatum

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b) Bereich Mitgliedskonto (Mitgliedsbeziehung

Um die Mitgliedsbeziehung zu bearbeiten, klicken Sie in das erste auszufüllende Feld – z. B. „Beitrag“. Dadurch wird die entsprechende Eingabemaske geöffnet.

Folgende Angaben sind erforderlich:

  • Dienstleistung
    • Auswahl: Mitgliedschaft oder Spende
  • Mitgliedsnummer
    • Entspricht der Kundennummer
  • Beitrag / Zahlbetrag
    • Der Betrag, der regelmäßig eingezogen wird
    • Muss dem gewählten Abrechnungszeitraum entsprechen (nächster einziehbarer Betrag)
  • Abrechnungszeitraum
    • Auswahlmöglichkeiten: Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr, Einmalig
  • Zahlungsform
    • mögliche Optionen:
      • Beitragsfrei
      • Dauerauftrag
      • Selbstzahler
      • Barzahler
      • Lastschrift (SEPA-Verfahren)
  • Datum der 1. Fälligkeit
    • Das Datum an dem der Betrag erstmals aus der FMV eingezogen  werden soll
  • Nächste Fälligkeit
    • wird automatisch generiert, oder per Import gesetzt
  • Beziehungsstatus (Bez.-Status)
    • Muss auf „zahlend“ eingestellt sein, um die korrekte Verarbeitung sicherzustellen

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c)    Bereich Mitgliedsdaten und Vereinsdaten OV

Hinweis: Einige Felder dienen statistischen Zwecken oder der Selektion in Auswertungen. Achten Sie daher auf vollständige und korrekte Eingaben.

Mitgliedsdaten

  • Mitgliedsnummer

    • Dieses Feld zeigt die Mitgliedsnummer an

    • Die Eingabe erfolgt ausschließlich in der Mitgliedsbeziehung

  • Eintrittsdatum

    • Wird ebenfalls aus der Mitgliedsbeziehung übernommen

    • Wichtig: Ohne Eintrittsdatum kann das Mitglied nicht in der Jubiläumsliste berücksichtigt werden

  • Rückholdienst

    • Auswahl: Ja / Nein

    • Nur ausfüllen, wenn dieser Dienst angeboten wird

  • Flugdienst

    • Dieses Feld erscheint nur, wenn der in den Vereinsdaten hinterlegte Mindestjahresbeitrag erreicht wurde

  • Einwohnermeldeamt (Feld „EinwohnermAmt.“)

    • Hier wird das Datum der Abfrage beim Einwohnermeldeamt eingetragen

  • Kündigungsgrund

    • Vorausgewählte Gründe können angegeben werden (z. B. Umzug, Todesfall, etc.)

    • Wichtig für statistische Auswertungen

  • Kündigungsbrief

    • Setzen Sie ein Häkchen, wenn der Kündigungsbrief versendet wurde

    • Zusätzlich ist das Versanddatum zu erfassen

Vereinsdaten OV (Ortsverein)

  • Angaben im Bereich Vereinsdaten OV sind wichtig für:

    • Statistiken

    • Selektionen nach Ortsvereinen

  • Stellen Sie sicher, dass die Vereinszugehörigkeit korrekt hinterlegt ist

grafik.png

 

d) Zeitschriftentitel hinterlegen

Im Bereich „Mitgliederverwaltung“ können Sie hinterlegen, welche Zeitschriften ein Mitglied erhält.

Vorgehensweise:

  1. Navigieren Sie zum Bereich „Mitgliederverwaltung“.

  2. Wählen Sie die gewünschten Zeitschriftentitel aus.

    • Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

  3. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“, um die Auswahl zu sichern.

grafik.png

2. Daten aus Onlineformular übernehmen

Die Integration der Onlineformulare auf den aktuellen DRK-Musterwebseiten ermöglicht eine bequeme und sichere Übernahme von Spenden- und Mitgliedsdaten direkt in die FMV (Finanzmanagement Vereinsverwaltung).

Vorgehensweise:

  1. Zugriff auf neue Onlineanmeldungen

    • Nach Absenden des Formulars durch die Person erscheinen die Daten im Bereich „Onlineanmeldungen“.

  2. Sichtprüfung (Symbol: Auge 👁️)

    • Prüfen Sie die eingegebenen Daten sorgfältig.

    • Vergleichen Sie die Angaben mit bestehenden Stammdaten von Mitgliedern oder Spendern in der FMV, um Dubletten zu vermeiden.

  3. Daten übernehmen

    • Nach erfolgreicher Sichtprüfung klicken Sie auf „Weiter“, um die Daten direkt in das System zu übernehmen.

⚠️ Hinweis: Eine genaue Prüfung ist wichtig, da Übernahmen ohne Kontrolle zu fehlerhaften oder doppelten Datensätzen führen können.

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33. Kündigungen bearbeiten

Beim Beenden einer Mitgliedschaft oder Spendenbeziehung sind einige wichtige Punkte zu beachten, insbesondere im Zusammenhang mit SEPA-Vorlaufzeiten und dem Beitragsstopp.

Allgemeine Hinweise:

-

  • Kündigungsdatum = EndeAustrittsdatum

    der
      Kundenbeziehung.

    • Das Kündigungsdatum ist nicht das AustrittsdatumEingangsdatum der Kündigung, sondern der letzte Tag der Kundenbeziehung.

  • SEPA-Vorlaufzeit beachten

    • Bitte prüfen Sie vor der Kündigung, ob bereits Lastschriften im SEPA-Vorlauf generiert wurden.

    • Details dazu finden Sie im Kapitel „FMV SEPA-Vorlaufzeit“.

  • Kundenbeziehungen einzeln bearbeiten

    • Jede Kundenbeziehung (z. B. Mitgliedschaft und Spende) muss separat gekündigt werden.

    • Entscheiden Sie, ob alle oder nur einzelne Beziehungen beendet werden sollen.

Wichtige Eingaben:

  • Kündigungsdatum (Austrittsdatum)

    • Tragen Sie das Datum ein, zu dem die MitgliedschaftMitgliedschaft/Spendenbeziehung enden soll, nicht das Eingangsdatum des Kündigungswunsches.
      - Berücksichtigung der Besonderheiten zur SEPA-Vorlaufzeit. Bitte beachten Sie dazu die Hinweise  unter Kapitel „FMV SEPA-Vorlaufzeit“.
      - Jede Kundenbeziehung kann/muss einzeln ein Kündigungsdatum erhalten.
      soll.

      • Kündigungsdatum (Ende der Kundenbeziehung/Austrittsdatum)
        • Bestehen zwei Kundenbeziehungen (Mitgliedschaft + Spende) muss entschieden werden, ob beide oder nur eine Kundenbeziehung beendet werden soll.

      • Kündigungsgrund (für diestatistische Statistik)Zwecke)
        oAuswahl aus folgenden Optionen:

        • Altersgründe
          o

          gesundheitliche

        • Gesundheitliche Gründe
          o

          finanzielle

        • Finanzielle Gründe
          o

        • Mitgliedschaft nicht erwünscht
          o

        • Umgezogen
          o

          verstorben
          o

        • Verstorben

        • Kündigung durch Organisation
          o

        • Umzug ins Alten-/Pflegeheim
          o

        • Rücklastschrift
          o

        • OV-Wechsel
          o

        • Sonstige

      Automatische Prozesse:

      • Automatischer Beitragsstopp und Statusänderung

        • Mit Ablauf des KündigungsdatumsKündigungsdatums:

          • wird der Bez.StatusBeziehungsstatus automatisch auf „gekündigt“ undgesetzt

          • das Beitragsstopp-Datum beimwird „Beitragsstopp“automatisch gesetzt.gesetzt

            Somit
            • ist
          sichergestellt,
          • evtl.
        Fälligkeiten
        • nach dem Kündigungsdatum nicht mehr generiert werden.

      • Hinweis:Beispiel:

        Dieser
          Automatismus
        • greift nur, wenn das

          Kündigungsdatum das aktuelle Datum oder ein Datum in der Zukunft ist.
          Bsp.: Kündig. Datum = 31.12.

          Zum

        • Ab 01.01. wird die KundenbeziehungBeziehung automatischals auf „gekündigt“ gesetztgeführt

          und
          • es
        • wird

          Bis ein Beitragsstopp gesetzt.
          Somit31.12. zählt die Kundenbeziehung am 31.12.sie noch als zahlend, ab 01.01. als gekündigt.„zahlend“

      Manueller Eingriff bei Bedarf:

      • LiegtWenn daskeine Kündigungsdatumweiteren inBeiträge der Zukunft sogeneriert werden bissollen:

        zum
          Erreichen
        • des Kündigungsdatums noch offene Beiträge generiert, die in diesen Zeitraum fallen. Sollen keine offenen Beträge mehr generiert werden, setzen

          Setzen Sie dasden Datum für Beitragsstopp manuell auf das aktuellegewünschte DatumDatum, bzw.z. B. absofortiger wannStopp keinebei offenensofortiger Zahlungen mehr generiert werden sollen.Kündigung.

      • Hinweis: Bei NutzungSEPA-Vorlaufzeit:

        der
          SEPA-Vorlaufzeit
        • muss

          Prüfen geprüft werden,Sie, ob Kündigungendie imKündigung in einem laufenden Vorlaufzeitraum liegen.liegt.

          Hier
          • müssen
        • ggf.

          Falls ja: manuell noch Beitragsstopp gesetzt werdensetzen, um versehentliche Einzüge zu verhindern.

      44. Mitgliedsausweis versenden

      NachdemNach Ihr Mitglied offiziell in Ihrem Verband aufgenommen wurde (i.d.R. nach AnnahmeAufnahme des Antragesneuen Mitglieds durch OVden /Ortsverein (OV) oder Kreisverband (KV), könnenkann dasein Begrüßungsschreiben zusammen mit deminklusive Mitgliedsausweis erstellt und versendet werden.
      Hierzu

      rufen
      Vorgehensweise:

      1. Öffnen Sie dasden NeumitgliedDatensatz auf,des klickenneuen Mitglieds.

      2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Briefe & Mails“.

        in
        3. der
      3. Menüleiste

        Wechseln oben und wechselnSie in den Bereich „Briefe & Mails“.

        Die
        4. Vorlage

      4. Wählen Sie die Vorlage:
        „Mitgliedsausweis (Art. nr.-Nr. 01099)“

        können

      5. Erstellen und versenden Sie zurdas BegrüßungSchreiben Ihresan Neumitgliedesdas verwenden.neue DenMitglied.

      Material bestellen:

      • Der Briefbogen mit integriertem Mitgliedsausweis könnenkann Siebestellt auchwerden imunter:
        www.rotkreuzshop.de

        Rotkreuzshop.de
          bestellen
        • (Artikel-Nr.

          Artikelnummer: 01099).
          01099

      image.png

      Die Dokumentation zum Versand des Briefes erfolgt automatisch unter Kontakt out beim Kunden.

      image.png

      Zusätzliche Dokumentation im Mitgliedskonto

      ZusätzlichZur könneninternen Nachverfolgung kann der Versand des Mitgliedsausweises und des Willkommensbriefs direkt im Mitgliedskonto dokumentiert werden.

      Folgende Felder stehen zur Verfügung:

      • Mitgliedsausweis

        • Checkbox: anhaken, wenn der Ausweis versendet wurde

        • Datumsfeld: Versanddatum eintragen

      • Willkommensbrief

        • Checkbox: anhaken, wenn der Brief versendet wurde

        • Datumsfeld: Versanddatum eintragen

        • ✅ Tipp: Durch diese Dokumentation behalten Sie auch bei späteren Rückfragen den VersandÜberblick beimüber Mitgliedskontoden dokumentieren
          MitgliedsausweisVersandstatus.

          Checkbox
          • +
        Datumsfeld
        Willkommensbrief
        • Checkbox + Datumsfeld

      image.png

       

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