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B5. - Zusatzfunktion SEPA-Vorlaufzeit

Die SEPASEPA-Vorlaufzeit Vorlaufzeit ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul in der FMV. MitSie derermöglicht Funktiones, bereits vor dem tatsächlichen Fälligkeitstermin zukünftige SEPA-Vorlaufzeit besteht die Möglichkeit, in der Zukunft liegende Fälligkeits-Beträge, für den SEPA EinzugLastschriften zu generieren.
Mögliche Vorlaufzeiten:

  • 0
    Funktion Tage,und Vorlaufzeiten
    d.h. offene Zahlungen werden nach taggenauer Fälligkeitsabfrage generiert.
  • 7 Tage
  • 14 Tage
  • 21 Tage

    Im Dialogfenster zur SEPA-Vorlaufzeit kann eine Vorlaufzeit von 
    0, 7, 14 oder 21 Tagen eingestellt werden.

    Mitwerden:

    den
    Optionen
    „7
    Tage“/„14Tage“/„21Tage“prüftdasSystem werden ausschließlich

    • 0 Tage: Es werden ausschließlich tagesaktuelle Fälligkeiten berücksichtigt und für den SEPA-Export bereitgestellt.

      • Vorlaufzeit Beschreibung
      täglich, ob Zahlungen in den kommenden Tagen fällig sind, und generiert automatisch entsprechende Posten.
    • Mit der Option „0 Tage“Tage
      		•  Nur tagesaktuelle Fälligkeiten werden berücksichtigt und für den SEPA-Export bereitgestellt.
      7 / 14 / 21 Tage:Tage

      Das System prüft täglich automatisch, ob Zahlungen in den kommenden Tagen Zahlungen fällig sind, und generierterzeugt dieentsprechende entsprechenden offenenoffene Posten.
      ⚠️Wichtig:

      Bereits erzeugtegenerierte Posten aus der eingestellten SEPA-Vorlaufzeit bleiben bestehen. Sollerhalten
      Wird keine permanente Vorlaufzeit genutzt werden,gewünscht, sollte die Einstellung nach der bewussten VerwendungNutzung wieder auf "0 Tage      Tage" zurückgesetztzurück gesetzt werden. Sind Zahlungen für zukünftige Fälligkeiten bereits in der SEPA-Vorschau sichtbar, ist ein erneuter SEPA-Export nicht erforderlich.

      image.png

      Bedienung: SEPA-Vorlaufzeit aktivieren

      1. Auswahl Menüpunkt SEPASEPA-Export Exportöffnen

        >

      2. Button „SEPA-Vorlaufz.“ Betätigenanklicken

        >

      3. Gewünschte Vorlaufzeit auswählen (0, 7, 14 o. 21 Tage) >Ausführungs-Button drücken (Grünes Kreuz)

        Beispiel SEPA-Vorlauf:
        Vorlaufoder 21 Tage        )

        ausgelöst
        4. am
      4. 02.03.

        Ausführungs-Button -->dann(grünes istKreuz) imbetätigen

      🔄 Beispiel:

      • Einstellung: Vorlauf der 22.03. enthalten. Der 23.03. ist nicht mehr enthalten.
        Zählung: ausgewähltes Datum + weitere 21 Tage

      • Ausgeführt am: 02.03.

      • Enthaltene Fälligkeiten: bis einschließlich 22.03.

      • Zählweise: Ausführungsdatum + eingestellte Vorlaufzeit (z. B. 2.3. + 21 Tage = 22.3.)

      ✅Hinweis
      zur Funktionalität:

      • Die unter SEPA-Vorlauf gewählteeingestellte Vorlaufzeit wird automatisch auch beim SEPA-Export berücksichtigt.automatisch Soberücksichtigt.

      • Dadurch ist sichergestellt, dass auch zu einem späteren Zeitpunkt erstellte Datensätze korrekt in dendie ExportSEPA-Datei einfließen.übernommen werden.

      • MitDurch Aktivierungdie der SEPAgewählte Vorlaufzeit werdenentstehen je nach gewähltem Zeitraum, offene Zahlungen für Fälligkeiten in 0, 7, 14 o. 21 TagenPosten in der Beitragshistorie, erstellt und somitdie für dieden SEPA-ErstellungExport vorbereitet.vorbereitet sind.

      SEPA-Export durchführen

      1. AnschließendVorschau-Button: könnenKontrolle mitder demgenerierten Button „Vorschau“ die SEPA SEPA-Daten überprüft werden.

      2. DerFehlerliste: Button „Fehlerliste“ ist nur sichtbar,Sichtbar, wenn fehlerhafte Datensätze existieren,existieren. dieDiese nicht in die SEPA übernommen wurden. Hier haben Sie noch einmal die Möglichkeitkönnen vor Erstellungdem derExport SEPA,korrigiert diese Datensätze zu korrigieren.werden.

      3. 5.SEPA Buttonexportieren:

        „SEPA-Exportieren
        6.
          Gewünschtes
        • Fälligkeitsdatum/

          Fälligkeits-/Ausführungsdatum (Bank) der Lastschrift auswählen 
          7.    SEPA-Version auswählenangeben (aktuelle und übliche Version ist SEPA 3.0, bitte mit der Bank klären)
          8.    SEPA Exportieren

          grafik.png

          Das eingestellte „Gewünschte Fälligkeitsdatum/Ausführungsdatum der Lastschrift“ wird in der Datei hinterlegt)

        • SEPA-Version auswählen (Standard: SEPA Datei3.0 angelegt,– damitRücksprache mit Bank empfohlen)

        • Export starten

      Nach dem Export:

      In der Liste erscheint die Bank zu dem angegebenen Datum die Beträge bucht.

      Dieneue SEPA-Datei ist nun fertig erstellt, in der Auflistung mit demaktuellem aktuellenDatum.

      Datum
        können
      • Sie die Datei 
        a.    über das Auge erhalten Sie eine

        Auge-Symbol: Detailansicht der SEPA-Datei.Datei, Hierinkl. habenCSV-Export Sieund PDF-Begleitschreiben

      • Diskettensymbol: Download der SEPA-Datei zur Übergabe an die MöglichkeitBank

        eines
        • CSV-Exports
      der
      Datei. Über den Button PDF-SEPA-Begl. können Sie ein Begleitschreiben, dass die
      Nachbearbeitung: SEPA-DatenZahlungen zusammenfasst, zu erstellen.
      b.    über das Diskettensymbol erhalten Sie die eigentliche SEPA-Datei, die Sie der Bank übergeben können.

      Hinweis zur Verbuchung der SEPA:verbuchen

      Nach Bestätigung durch die Buchhaltung, dass die BuchungenZahlungen erfolgt sind, hinterlegen Sie die Information in der FMV.sind:

        1. Button

          Menüpunkt „Buchungen“ auswählenöffnen

        2. Aus dem

          Im AuswahlfeldFeld SEPA-Liste die entsprechende SEPA Datei auswählen.auswählen

        3. In der Ergebnisliste erscheinen alle Datensätze der SEPA Datei mit dem Status „Lastschrift beauftragt“

        4. Alle,

          Datensätze (alle oder einzelne Mitglieder durch Anklickeneinzelne) auswählen

        5. Button

          „Status ändern“ auswählen.anklicken

        6. Im neuneuen geöffnetenFenster:

          Fenster
            Bezahlstatus

          • Bezahlstatus: „Lastschrift bezahlt“ auswählen

          • Wichtig! Hinterlegen Sie das tatsächlicheTatsächliches Wertstellungsdatum (Buchungsdatum) eintragen

          • Fügen Sie ggf. eine

            Optional: Notiz hinzu
            hinzufügen

        7. NachSpeichern Speicherung der Angaben werden– die ÄnderungenDaten nun bei den ausgewählten Mitgliedern/Spendernwerden in der Beitragshistorie übernommen.übernommen

        ⚠️Wichtiger Hinweis: SEPA-Vorlauf und& Kündigungen in der Zukunft 

        Erst mit Erreichen des Kündigungsdatums wird automatisch ein Beitragsstopp gesetzt. Weitere Informationen dazu finden Sie in Kapitel 9.3. Die SEPA-Vorlaufzeit greift jedoch dem zukünftigen Zustand vor und berücksichtigt nochzukünftige Beitragszustände, z. B. Kündigungen, nicht dasautomatisch.
        ⚠️Erst Kündigungsdatum.zum Kündigungsdatum wird ein automatischer Beitragsstopp gesetzt.

        Wir✅Empfehlung:
        Bei empfehlen Ihnen daher im Falle einer KündigungKündigungen den Beitragsstopp manuell zusetzen, setzen.abhängig Welches Datum Sie setzen hängt davon ab,davon, ob bis zum Erreichen des Kündigungsdatums noch Zahlungen fürerfolgen das Mitglied generiert werden sollen.sollen:

        Sollen

        noch
        werden,ein,damitSiekönnen.

        Ist keine weitere Zahlung zu erwarten, tragen Sie das aktuelle

        ein.

        FallEmpfohlene Einstellung
        Weitere Zahlungen generierterwünscht Letzte dann tragen Sie bei Beitragsstopp das Datum der letzten zu erwartendenerwartete Fälligkeit + 1 Tag
        Keine über das System nochweiteren Zahlungen Aktuelles Datum beials Beitragsstopp

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