B5. - Zusatzfunktion SEPA-Vorlaufzeit

Die SEPA-Vorlaufzeit ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul in der FMV. Sie ermöglicht es, bereits vor dem tatsächlichen Fälligkeitstermin zukünftige SEPA-Lastschriften zu generieren.

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Funktion und Vorlaufzeiten

Im Dialogfenster zur SEPA-Vorlaufzeit kann eine Vorlaufzeit von
0, 7, 14 oder 21 Tagen eingestellt werden:

Vorlaufzeit	Beschreibung
0 Tage	Nur tagesaktuelle Fälligkeiten werden berücksichtigt und für den SEPA-Export bereitgestellt.
7 / 14 / 21 Tage	Das System prüft täglich automatisch, ob in den kommenden Tagen Zahlungen fällig sind, und erzeugt entsprechende offene Posten.

⚠️Wichtig:

Bereits generierte Posten bleiben erhalten
Wird keine permanente Vorlaufzeit gewünscht, sollte die Einstellung nach der Nutzung wieder auf "0 Tage" zurück gesetzt werden.

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Bedienung: SEPA-Vorlaufzeit aktivieren

1. Menüpunkt SEPA-Export öffnen

2. Button „SEPA-Vorlaufz.“ anklicken

3. Gewünschte Vorlaufzeit auswählen (0, 7, 14 oder 21 Tage)

4. Ausführungs-Button (grünes Kreuz) betätigen

🔄 Beispiel:

• Einstellung: Vorlauf 21 Tage

• Ausgeführt am: 02.03.

• Enthaltene Fälligkeiten: bis einschließlich 22.03.

• Zählweise: Ausführungsdatum + eingestellte Vorlaufzeit (z. B. 2.3. + 21 Tage = 22.3.)

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✅Hinweis zur Funktionalität:

• Die eingestellte Vorlaufzeit wird beim SEPA-Export automatisch berücksichtigt.

• Dadurch ist sichergestellt, dass auch zu einem späteren Zeitpunkt erstellte Datensätze korrekt in die SEPA-Datei übernommen werden.

• Durch die gewählte Vorlaufzeit entstehen offene Posten in der Beitragshistorie, die für den SEPA-Export vorbereitet sind.

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SEPA-Export durchführen

1. Vorschau-Button: Kontrolle der generierten SEPA-Daten

2. Fehlerliste: Sichtbar, wenn fehlerhafte Datensätze existieren. Diese können vor dem Export korrigiert werden.

3. SEPA exportieren:

   • Fälligkeits-/Ausführungsdatum der Lastschrift angeben (wird in der Datei hinterlegt)

   • SEPA-Version auswählen (Standard: SEPA 3.0 – Rücksprache mit Bank empfohlen)

   • Export starten

Nach dem Export:

In der Liste erscheint die neue SEPA-Datei mit aktuellem Datum.

• Auge-Symbol: Detailansicht der SEPA-Datei, inkl. CSV-Export und PDF-Begleitschreiben

• Diskettensymbol: Download der SEPA-Datei zur Übergabe an die Bank

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Nachbearbeitung: SEPA-Zahlungen verbuchen

Nach Bestätigung durch die Buchhaltung, dass die Zahlungen erfolgt sind:

1. Menüpunkt „Buchungen“ öffnen

2. Im Feld SEPA-Liste die entsprechende Datei auswählen

3. In der Ergebnisliste erscheinen alle Datensätze mit Status „Lastschrift beauftragt“

4. Datensätze (alle oder einzelne) auswählen

5. „Status ändern“ anklicken

6. Im neuen Fenster:

   • Bezahlstatus: „Lastschrift bezahlt“ auswählen

   • Tatsächliches Wertstellungsdatum (Buchungsdatum) eintragen

   • Optional: Notiz hinzufügen

7. Speichern – die Daten werden in der Beitragshistorie übernommen

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⚠️Wichtiger Hinweis: SEPA-Vorlauf & Kündigungen

Die SEPA-Vorlaufzeit berücksichtigt zukünftige Beitragszustände, z. B. Kündigungen, nicht automatisch.
⚠️Erst zum Kündigungsdatum wird ein automatischer Beitragsstopp gesetzt.

✅Empfehlung:
Bei Kündigungen den Beitragsstopp manuell setzen, abhängig davon, ob noch Zahlungen erfolgen sollen: