Beitragshistorienimport
Der beitragshistorienimport kann durchgeführt werden, nachdem die Mitglieder und Spender vorhanden sind.
Bitte gehen Sie wie folgt vor:
Verwenden Sie als Grundlage zum Aufbau der Importdatei immer die zur Verfügung gestellte XLSX Datei im Abschnitt Import der Beitragshistorie
Nur die in der Vorlage enthaltenen Felder inkl. Feldbezeichnung können von der Kundendatenbank aufgenommen werden
2 Befüllen Sie die Importdatei mit Ihren Kundendaten
Nicht verwendete Felder lassen Sie bitte leer, diese werden vom Import übersprungen. Bitte keine Leer- oder Füllzeichen (Bindestrich etc. )
3 Kundenbeziehung: Spalte "dienstleistung" - fügen Sie in diese Spalte ausschließlich "Mitgliedschaft" oder "Spenden" ein
4 "Wichtig: Prüfen Sie die wichtigsten Importfelder. Gerade bei Neuspender ist das Feld ""dienstl_datum"" wichtig. Dieses Feld muss in der Zukunft liegen andernfalls wird über das System keine Zahlung generiert werden.
Hat das Feld das Datum des Imports muss die Importeinspielung vor 13 Uhr erfolgen, damit die Zahlung über den Cronjob um 13 Uhr generiert wird."
5 Wichtig: Prüfen Sie die Zellenformatierung
Um Importfehler oder Probleme zu umgehen, setzen Sie bitte alle Zellen, außer Datumsangaben auf das Format "Text". Datumsangaben setzen Sie bitte auf das Format "Datum" (Beispiel 01.05.1950)
6 Entfernen Sie vor dem Import die Mappen "Anleitung" und "Fehlerquellen"
7 Speichern Sie das Exceldokument im Excel 2007 - XLSX Format
8 Gehen Sie nun in die FMV der KDB und wählen in der Importmaske mit Hilfe von "Durchsuchen" das Exceldokument auf Ihrem Rechner aus
9 Durch einen Klick auf "Upload", wird die ausgewählte Datei auf den Server geladen und eingelesen
Dieser Prozess kann je nach Umfang der Mitgliederdaten etwas dauern. Achtung, die Mitgliederdaten werden noch nicht importiert!
10 Nach einem erfolgreichen Upload, können Sie nun die Datensätzen prüfen
Die KDB zeigt Ihnen etwaige Lesefehler in einzelnen Spalten pro Datensatz an
11 Falls Fehler angezeigt werden, können Sie den Import nun abbrechen
Es werden keine Kundendaten importiert. Bei Fehlern sollten Sie die zu importierenden Daten nochmals prüfen. Gegebenenfalls finden Sie in der Mappe "Fehlerquelle".
12 Mit einem Klick auf "Import starten" werden Ihre Kundendaten nun endgültig in die KDB übernommen
Beispiel von Kundendaten mit Erläuterung:
Kundennummer Firma Nachname Vorname Straße PLZ Ort Dienstleistung Dienstleist. Status "Ku.bez. Vertragsbeginn /
1. Fälligkeit" Zahlbetrag Belegdatum Beitragshistorie Fälligkeitsdatum Zahlungsform Abrechnungszeitraum Zahlungsnotiz Verwendungszweck Bezahlstatus
kundennummer Firma name vorname strasse plz ort dienstleistung dienstl_status dienstl_datum betrag wertstellungsdatum faelligkeitsdatum zahlungsform abrechnungszeitraum notiz verwendungszweck bezahlstatus
Mustermann Marie Musterstrasse 23 15230 Frankfurt Mitgliedschaft zahlend 01.03.2016 12,50 02.03.2016 01.03.2016 Lastschrift Monat Mitgliedszahlung 08/2016 offen
2399437 Spenden zahlend 01.01.2014 50 02.01.2014 01.01.2014 Selbstzahler Einmalig Flüchtlingshilfe bezahlt
Musterfirma Musterstrasse 26 15230 Frankfurt Mitgliedschaft zahlend 01.03.2016 12,50 02.03.2016 01.03.2016 Lastschrift Monat Mitgliedszahlung 08/2016 offen
"Eine Buchung muss mit einer Kundenbeziehung verbunden werden, existiert noch keine Kundenbeziehung zu der Buchung wird eine neue vom System angelegt.
Durch die neue Kundenbeziehung können weitere Zahlungen ausgelöst werden, je nach ""1.Fälligkeitsdatum"" bzw. das errechnet ""nächsten Fälligkeit"""
Fälligkeitsbuchungen:
beim Ersteinzug findet die Buchung statt, sobald das Datum der 1. Fälligkeit (Importdatei "dienstl_datum") erreicht ist
Hinweis:
Rückwirkende Fälligkeiten werden nicht vom System gebucht.
Liegt die Fälligkeit in der Vergangenheit, errechnet das System anhand des Zahlungsrhythmus und der eigentlichen Fälligkeit die nächste Fälligkeit automatisch, so dass die Buchung zum nächsten Fälligkeitszeitpunkt sicher gestellt ist.
Vordefinierte Feldinhalt:
dienstl_status: zahlend, beitragsfrei, gekündigt
zahlungsform: Beitragsfrei, Dauerauftrag, Lastschrift, Selbstzahler
abrechnungszeitraum: keine Abrechnung, Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr, Einmalig
bezahlstatus: offen (autom. Einzug), bezahlt, Lastschrifteinzug geplant, Lastschrifteinzug erfolgt, erneut offen nach RLS, ausgebucht/storniert