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Beitragshistorienimport

Vorgehensweise

1. Der Import der Beitragshistorie kann durchgeführt werden, sobald die Mitglieder und Spender bereits im System vorhanden sind.

2. Vorlage verwenden: Nutzen Sie für den Aufbau der Importdatei ausschließlich die bereitgestellte XLSX-Datei im Abschnitt „Import der Beitragshistorie“.

3. Felder beachten: Es können nur die in der Vorlage enthaltenen Felder einschließlich der vorgegebenen Feldbezeichnungen importiert werden.

4. Datei befüllen: Tragen Sie Ihre Kundendaten in die Vorlage ein. Nicht benötigte Felder lassen Sie bitte leer. Diese werden beim Import automatisch übersprungen. Verwenden Sie keine Platzhalter oder Füllzeichen (z. B. Bindestriche).

5. Zellenformatierung prüfen (wichtig)
Um Importfehler zu vermeiden:

    • Setzen Sie alle Zellen (außer Datumsfeldern) auf das Format „Text“
    • Datumsfelder müssen im Format „Datum“ vorliegen (z. B. 01.05.1950)

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Import durchführen

  1. Laden Sie die Datei über „Durchsuchen“ hoch und klicken Sie anschließend auf „Upload“.

  2. Nach erfolgreichem Upload öffnet sich ein separates Fenster zur Vorschau der Datensätze.

     

    Die Daten sind zu diesem Zeitpunkt noch nicht importiert.

     

  3. Starten Sie den Import mit einem Klick auf „Import starten“.
    Anschließend werden die Daten in die Mitgliederverwaltung übernommen.


Hinweise zum Aufbau der Datei

Beispiel von Kundendaten mit Erläuterung bzw. Beispielen
Kundennummer        = Mitgliedsnummer
dienstleistung :          Mitgliedschaft; Spenden
dienstl_status:             zahlend, beitragsfrei, gekündigt
dienstl_datum:            01.01.1999
betrag:                         12,50
wertstellungsdatum:    01.03.2010
faelligkeitsdatum:        01.02.2010
zahlungsform:              Beitragsfrei, Dauerauftrag, Lastschrift, Selbstzahler
abrechnungszeitraum: keine Abrechnung, Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr, Einmalig    
notiz:                            JRK
verwendungszweck:     Spende    
bezahlstatus:               offen (autom. Einzug), bezahlt, Lastschrifteinzug geplant, Lastschrifteinzug erfolgt, erneut offen nach RLS,     
                                     ausgebucht/storniert

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Wird über die Beitragshistorie eine Zahlung zu einer Kundenbeziehung erfasst, die beim Kunden aktuell noch nicht besteht, wird diese automatisch angelegt. Beispiel: Ein Mitglied hat bislang keine Spendenbeziehung. Das im Feld dienstl_datum hinterlegte Datum wird dabei als erste Fälligkeit im Abschnitt Mitgliedsbeziehung > 1. Fälligkeit übernommen. Bitte beachten Sie, dass auf Basis des hinterlegten Abrechnungszeitraums automatisch weitere Fälligkeiten berechnet werden. Entspricht das Datum dem aktuellen Tagesdatum, wird zusätzlich – gemäß der Systemlogik zur Ermittlung offener Zahlungen – ein offener Posten in der Beitragshistorie erzeugt. Dies kann dazu führen, dass der Betrag doppelt in der Beitragshistorie erscheint:

  • einmal als importierter Eintrag (grau dargestellt)
  • und einmal als automatisch erzeugter offener Posten





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