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Beitragshistorienimport

Der beitragshistorienimport kann durchgeführt werden, nachdem die Mitglieder und Spender vorhanden sind.

Bitte

Vorgehensweise

gehen
  1. Vorlage verwenden
    Nutzen Sie wiefür folgt vor:
Verwenden Sie als Grundlage zumden Aufbau der Importdatei immerausschließlich die zurbereitgestellte Verfügung gestellte   XLSX XLSX-Datei  im Abschnitt „Import der Beitragshistorie
Beitragshistorie“.
Nur
  • Felder beachten
    Es können nur die in der Vorlage enthaltenen Felder inkl.  Feldbezeichnung können voneinschließlich der Kundendatenbankvorgegebenen aufgenommenFeldbezeichnungen werden
    • importiert
    2werden. Befüllen
  • Datei befüllen
    Tragen Sie Ihre Kundendaten in die ImportdateiVorlage mit Ihren Kundendaten
    • ein.
    Nicht verwendetebenötigte Felder lassen Sie bitte leer,leer. dieseDiese werden vombeim Import automatisch übersprungen.
    Verwenden Sie Bitte keine Leer-Platzhalter oder Füllzeichen (Bindestrichz. etc.B. )
    Bindestriche).
    3
  • Kundenbeziehung Kundenbeziehung:festlegen
    In der Spalte "dienstleistung"„Dienstleistung“ - fügen Sie in diese Spaltedürfen ausschließlich "Mitgliedschaft"folgende oderWerte "Spenden"verwendet ein
    • werden:
    4
      "Wichtig:
    • „Mitgliedschaft“
      • Prüfen
    • „Spenden“
      • Sie
    die wichtigsten
  • Zellenformatierung Importfelder.prüfen Gerade bei Neuspender ist das Feld ""dienstl_datum"" wichtig. Dieses Feld muss in der Zukunft liegen andernfalls wird über das System keine Zahlung generiert werden. 
    • Hat das Feld das Datum des Imports muss die Importeinspielung vor 13 Uhr erfolgen, damit die Zahlung über den Cronjob um 13 Uhr generiert wird."
    5 Wichtig: Prüfen Sie die Zellenformatierung
    (wichtig)
    Um Importfehler oder Probleme zu umgehen,vermeiden: setzen
    • Setzen Sie bitte alle Zellen,Zellen (außer DatumsangabenDatumsfeldern) auf das Format "Text".„Text“
    • Datumsfelder Datumsangabenmüssen setzenim Format „Datum“ vorliegen (z. B. 01.05.1950)

    {8BDC22FA-7D9C-4649-926C-35A3EB079282}.png

    Import durchführen

    1. Laden Sie bittedie Datei über „Durchsuchen“ hoch und klicken Sie anschließend auf das„Upload“.
      2. Format
    2. "Datum"

      Nach (Beispielerfolgreichem 01.05.1950)Upload öffnet sich ein separates Fenster zur Vorschau der Datensätze.

      ⚠️ Hinweis: Die Daten sind zu diesem Zeitpunkt noch nicht importiert.

    3. Starten Sie den Import mit einem Klick auf „Import starten“.
      Anschließend werden die Daten in die Mitgliederverwaltung übernommen.


    6 EntfernenLaden Sie vor dem Import die MappenDatei "Anleitung"hoch indem Sie auf Durchsuchen klicken und "Fehlerquellen"anschließend auf Upload
    7
    Speichern

    Nach einem erfolgreichen Upload, öffnet sich ein separates Fenster und Sie das Exceldokument im Excel 2007 - XLSX Format
    8 Gehenkönnen Sie nun in die FMV der KDB und wählen in der Importmaske mit Hilfe von "Durchsuchen" das Exceldokument auf Ihrem Rechner ausDatensätzen
    9 Durch einen Klick auf "Upload", wird die ausgewählte Datei auf den Server geladen und eingelesen
    Dieser Prozess kann je nach Umfang der Mitgliederdaten etwas dauern.  Achtung, die Mitgliederdaten werden noch nicht importiert!
    10 Nach einem erfolgreichen Upload, können Sie nun die Datensätzen prüfen
    Die KDB zeigt Ihnen etwaige Lesefehler in einzelnen Spalten pro Datensatz an
    11 Falls Fehler angezeigt werden, können Sie den Import nun abbrechen
    Es werden keine Kundendaten importiert.  Bei Fehlern sollten Sie die zu importierenden Daten nochmals prüfen.  Gegebenenfalls finden Sie in der Mappe "Fehlerquelle".
    12 Mit einem Klick auf "Import starten" werden Ihre Kundendaten nun endgültig in die KDBMitgliederverwaltung übernommen

    Beispiel von Kundendaten mit Erläuterung:
    Kundennummer Firma Nachname Vorname Straße PLZ Ort Dienstleistung Dienstleist. Status "Ku.bez. Vertragsbeginn / 
    1. Fälligkeit" Zahlbetrag Belegdatum Beitragshistorie Fälligkeitsdatum Zahlungsform Abrechnungszeitraum Zahlungsnotiz Verwendungszweck Bezahlstatus
    kundennummer Firma name vorname strasse plz ort dienstleistung dienstl_status dienstl_datum betrag wertstellungsdatum faelligkeitsdatum zahlungsform abrechnungszeitraum notiz verwendungszweck bezahlstatus
    Mustermann Marie Musterstrasse 23 15230 Frankfurt Mitgliedschaft zahlend 01.03.2016 12,50 02.03.2016 01.03.2016 Lastschrift Monat Mitgliedszahlung 08/2016 offen
    2399437 Spenden zahlend 01.01.2014 50 02.01.2014 01.01.2014 Selbstzahler Einmalig Flüchtlingshilfe bezahlt
    Musterfirma Musterstrasse 26 15230 Frankfurt Mitgliedschaft zahlend 01.03.2016 12,50 02.03.2016 01.03.2016 Lastschrift Monat Mitgliedszahlung 08/2016 offen
    "Eine Buchung muss mit einer Kundenbeziehung verbunden werden, existiert noch keine Kundenbeziehung zu der Buchung wird eine neue vom System angelegt. 
    Durch die neue Kundenbeziehung können weitere Zahlungen ausgelöst werden, je nach ""1.Fälligkeitsdatum"" bzw. das errechnet ""nächsten Fälligkeit"""

    Fälligkeitsbuchungen:
    beim Ersteinzug findet die Buchung statt, sobald das Datum der 1. Fälligkeit (Importdatei "dienstl_datum") erreicht ist

    Hinweis:
    Rückwirkende Fälligkeiten werden nicht vom System gebucht.
    Liegt die Fälligkeit in der Vergangenheit, errechnet das System anhand des Zahlungsrhythmus und der eigentlichen Fälligkeit die nächste Fälligkeit automatisch, so dass die Buchung zum nächsten Fälligkeitszeitpunkt sicher gestellt ist.

    Vordefinierte Feldinhalt:

    dienstl_status: zahlend, beitragsfrei, gekündigt
    zahlungsform: Beitragsfrei, Dauerauftrag, Lastschrift, Selbstzahler
    abrechnungszeitraum: keine Abrechnung, Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr, Einmalig
    bezahlstatus: offen (autom. Einzug), bezahlt, Lastschrifteinzug geplant, Lastschrifteinzug erfolgt, erneut offen nach RLS, ausgebucht/storniert


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