DATEV-Export

DATEV-Export in KTV

Stand: 13.08.2026

Index

1. So kommen Sie zum Dialog

Grundvoraussetzung: In den Vereinsdaten (Modul: KTV) muss das Feld "TN-Rechnung" auf "Datev" stehen.

Vereinsdaten (KTV): Feld "TN-Rechnung" = "Datev".

• Rechnungsjournal öffnen (Modul: Kurse / KTV Schulen / KTV KiFam)
• Reiter "Gebuchte Rechnungen" aktivieren
• Button "Konfig. BuHa." klicken
• bei "TN-Rechnung" den Exportweg "Datev" wählen

Rechnungsjournal, Reiter "Gebuchte Rechnungen", Button "Konfig. BuHa." oben rechts.

2. Kurzüberblick zur Ausgabe

• Format: CSV, Trennzeichen ;
• Ergebnis: ein ZIP mit zwei Dateien
  • Datev_debitor_<Zeitstempel>.csv – Stammdaten (Adresse, Bank)
  • Datev_buchungen_<Zeitstempel>.csv – die eigentliche Buchung
  • ZIP-Name: Datev_<Zeitstempel>_.zip
• Wie der Dialog genau aussieht, hängt vom Feld "Auswahl Exportformat" ab (siehe Abschnitt 4)

3. Standardansicht (DDL-Standard)

3.1 Grundfelder

Der Dialog mit Exportformat "DDL-Standard" und Stapelbuchung "Nein" (Startzustand).

3.2 Stapelbuchung = Nein (Standardfall)

Selbstzahler ausschließen (Export aus Kursübersicht) – "Ja" exportiert keine Selbstzahler, "Nein" exportiert alle Teilnehmer.

Buchungsdatum – Feld leeren, wenn kein festes Buchungsdatum genutzt werden soll. Sonst gilt das eingetragene Datum für alle Rechnungen.

Buchungsjahr – Feld leeren, wenn kein individuelles Buchungsjahr verwendet werden soll.

Buchungsperiode-Anfang – Feld leeren, wenn keine individuelle Buchungsmonatperiode verwendet werden soll.

Stapelbuchung – bei "Ja" wird an erster Stelle eine Zeile "EXTF" ergänzt (siehe Abschnitt 3.3).

Belegnummer – komplette Rechnungsnummer, oder Rechnungsnummer-Felder (3,4) ohne Bindestrich und Nullen (Nummernkreis siehe Bild).

Debitoren-Nr. für – Feld leer lassen für die normale Debitorennummer. "SZ,FA" gilt nur für Selbstzahler und Firmen. "alle" gilt für alle.

Buchungstext-Länge – maximale Zeichenanzahl des Buchungstextes. Leer = keine Begrenzung.

Gutschrift mit verkn. Rechnung – bei "Ja" wird bei einer gewählten Gutschrift automatisch auch die verknüpfte Rechnung exportiert.

Inhalt von Kostenst.1 – fester Wert für alle Buchungen. Leer = wie bisher die Kostenstelle, die auf der Rechnung gespeichert ist (siehe Hinweis in Abschnitt 2).

Kostenst.2 aus Kursgrundeinst. – nur bei Stapelbuchung "Nein" sichtbar. Übernimmt bei "Ja" die Kostenstelle aus den Kursgrundeinstellungen.

3.3 Stapelbuchung = Ja (Zusatzfelder)

Steht Stapelbuchung auf "Ja", kommen fünf neue Felder dazu, plus ein Block mit eigenen EXTF-Spaltennamen. Dafür verschwindet "Kostenst.2 aus Kursgrundeinst." (siehe 3.2).

Bei Stapelbuchung "Ja" kommt rechts eine Spalte mit eigenen EXTF-Spaltennamen dazu.

Stapelb. + Debitoren – bei "Ja" wird zusätzlich die Datei der Debitoren ergänzt (bei "Nein" fehlt sie komplett, siehe Abschnitt 5.5).

Beraternummer – nur für die Stapelverarbeitung, wird in Zeile "EXTF" Spalte "K" ergänzt.

Mandantennummer – nur für die Stapelverarbeitung, wird in Zeile "EXTF" Spalte "L" ergänzt.

Empfänger in Buchungen – wenn Stapelbuchung "Ja" und dieses Feld "Ja": Rechnungsempfänger wird neben dem Buchungstext angezeigt.

Leistungsdatum – wenn Stapelbuchung "Ja" und dieses Feld "Ja": Leistungsdatum wird ergänzt.

4. Sonderansichten

Das Feld "Auswahl Exportformat" verändert den Dialog. Neben "DDL-Standard" (Abschnitt 3) gibt es zwei weitere Varianten:

4.1 Datev-Standard II

Weniger Felder, dafür zusätzlich "Belegfeld 2 Optionen".

• gleiche Grundfelder wie DDL-Standard (Selbstzahler ausschließen, Buchungsdatum, Buchungsjahr, Buchungsperiode-Anfang)
• kein Block mit Stapelbuchung, Belegnummer, Kostenstellen
• zusätzliches Feld "Belegfeld 2 Optionen"

4.2 alte Kreisverbands-Varianten

Beispiel "KV Emmendingen". Gleiches Layout auch bei KV Schwerin, KV Solingen, KV Wolfach, Hochtaunus und KV Mülheim a.d. Ruhr.

• nur die vier Grundfelder sichtbar (Selbstzahler ausschließen, Buchungsdatum, Buchungsjahr, Buchungsperiode-Anfang)
• die besonderen Regeln für den Kreisverband stehen im Programm, nicht im Dialog

5. Auswirkung auf den Export

Die Beispiele hier kommen aus echten Testexporten. Namen und Firmen sind ersetzt. Sie zeigen: was ändert sich in der Datev-Datei, wenn ein Feld anders eingestellt wird.

5.0 Welches Dialogfeld landet in welcher Spalte

Zuordnung Dialogfeld → Export-Spalte, aus dem Programmcode ermittelt.

5.1 Stapelbuchung: eigene Datei-Art, nicht nur eine Zeile

Der Hinweistext im Dialog sagt: bei "Ja" kommt eine Zeile mit "EXTF" dazu. Das stimmt nur zum Teil. Tatsächlich ändert sich die ganze Ausgabe: andere Dateinamen, andere Kopfzeile, andere Spalten.

So heißt das ZIP, und das steckt drin:

Stapelbuchung = Ja: die beiden Dateien im ZIP beginnen mit "EXTF_".

Stapelbuchung = Nein: gleicher ZIP-Name, aber die Dateien darin heißen ohne "EXTF_".

Und so sieht die Buchungsdatei selbst aus:

Buchungsdatei bei Stapelbuchung "Ja", als Tabelle geöffnet.

Buchungsdatei bei Stapelbuchung "Nein" – andere Spalten, keine EXTF-Kopfzeile.

5.2 Belegnummer: welche Nummer landet in "Belegfeld 1"

Gleiche Rechnung, nur das Feld Belegnummer ist anders eingestellt:

Oben "Rechn-Nr. Felder (3,4)": Belegfeld 1 = 226183. Unten "Rechnungsnummer": Belegfeld 1 = 2026-001827 (komplette Rechnungsnummer).

5.3 Beraternummer / Mandantennummer wirken nur bei Stapelbuchung = Ja

Lässt man beide Felder leer, bleibt die EXTF-Kopfzeile beim Standardwert des Mandanten. Erst ein Eintrag ändert diesen Wert sichtbar:

Die EXTF-Kopfzeile als Tabelle. Die offiziellen Datev-Feldnamen sind hier nicht bekannt, daher nur Spaltennummern.

5.4 Gutschrift mit verkn. Rechnung: eine oder zwei Buchungszeilen

Export derselben Gutschrift, einmal mit "Nein", einmal mit "Ja":

Oben "Nein": nur die Gutschrift (eine Zeile). Unten "Ja": zusätzlich die verknüpfte Rechnung als erste Zeile (S/H = S), die Gutschrift selbst als zweite Zeile (S/H = H).

5.5 Debitorendatei: Aufbau und "Stapelb. + Debitoren"

Jeder Export erzeugt neben der Buchungsdatei auch eine Debitorendatei. Darin stehen die Stammdaten des Rechnungsempfängers. Wie sie aussieht, hängt von Stapelbuchung ab:

Debitorendatei bei Stapelbuchung "Ja" (EXTF-Format, Ausschnitt).

Debitorendatei bei Stapelbuchung "Nein" (einfaches Format), hier zusätzlich mit Bankverbindung.

Wichtiger Sonderfall "Stapelb. + Debitoren":

• Bei Stapelbuchung = Ja entscheidet das Feld "Stapelb. + Debitoren", ob es überhaupt eine Debitorendatei gibt:
  • "Ja" → Debitorendatei ist im ZIP (wie oben gezeigt).
  • "Nein" → die Debitorendatei fehlt komplett. Nur die Buchungsdatei wird exportiert (im Testexport geprüft).
• Bei Stapelbuchung = Nein hat "Stapelb. + Debitoren" keine Wirkung. Die Debitorendatei ist dann immer dabei.

6. Prüfliste vor dem Export

• Ist bei "TN-Rechnung" der Exportweg "Datev" ausgewählt?
• Ist das richtige Exportformat gewählt (DDL-Standard / Datev-Standard II / KV-Variante)?
• Steht "Stapelbuchung" auf dem gewünschten Wert – und sind die dazu sichtbaren Felder korrekt gefüllt?
• Sind Debitoren-Nr., Belegnummer und Kostenstellen-Felder wie gewünscht belegt?
• Bei Stapelbuchung "Ja": sind Beraternummer/Mandantennummer gefüllt, falls benötigt?
• Erwartet die Buchhaltung das EXTF-Format (Stapelbuchung "Ja") oder das einfache Format (Stapelbuchung "Nein")?
• Bei Stapelbuchung "Ja": steht "Stapelb. + Debitoren" auf "Ja", falls eine Debitorendatei benötigt wird?

7. Alle exportierten Felder

Vollständige Spaltenübersicht aller drei Dateiarten, aus dem Programmcode ermittelt.

7.1 EXTF-Buchungsdatei (Stapelbuchung = Ja)

7.2 Buchungsdatei bei Stapelbuchung = Nein (einfaches Format)

7.3 Debitorendatei