DATEV

Stand: 30.09.2026

Index

1. So kommen Sie zum Dialog

Grundvoraussetzung: In den Vereinsdaten (Modul: KTV) muss das Feld "TN-Rechnung" auf "Datev" stehen.

Vereinsdaten (KTV): Feld "TN-Rechnung" = "Datev".

• Rechnungsjournal öffnen (Modul: Kurse / KTV Schulen / KTV KiFam)
• Reiter "Gebuchte Rechnungen" aktivieren
• Button "Konfig. BuHa." klicken
• bei "TN-Rechnung" den Exportweg "Datev" wählen

Rechnungsjournal, Reiter "Gebuchte Rechnungen", Button "Konfig. BuHa." oben rechts.

2. Kurzüberblick zur Ausgabe

• Format: CSV, Trennzeichen ;
• Ergebnis: ein ZIP mit zwei Dateien
  • Datev_debitor_<Zeitstempel>.csv – Stammdaten (Adresse, Bank)
  • Datev_buchungen_<Zeitstempel>.csv – die eigentliche Buchung
  • ZIP-Name: Datev_<Zeitstempel>_.zip
• Wie der Dialog genau aussieht, hängt vom Feld "Auswahl Exportformat" ab (siehe Abschnitt 4)

3. Standardansicht (DDL-Standard)

3.1 Grundfelder

Der Dialog mit Exportformat "DDL-Standard" und Stapelbuchung "Nein" (Startzustand).

3.2 Stapelbuchung = Nein (Standardfall)

Selbstzahler ausschließen (Export aus Kursübersicht) – "Ja" exportiert keine Selbstzahler, "Nein" exportiert alle Teilnehmer.

Buchungsdatum – Feld leeren, wenn kein festes Buchungsdatum genutzt werden soll. Sonst gilt das eingetragene Datum für alle Rechnungen.

Buchungsjahr – Feld leeren, wenn kein individuelles Buchungsjahr verwendet werden soll.

Buchungsperiode-Anfang – Feld leeren, wenn keine individuelle Buchungsmonatperiode verwendet werden soll.

Stapelbuchung – bei "Ja" wird an erster Stelle eine Zeile "EXTF" ergänzt (siehe Abschnitt 3.3).

Belegnummer – komplette Rechnungsnummer, oder Rechnungsnummer-Felder (3,4) ohne Bindestrich und Nullen (Nummernkreis siehe Bild).

Debitoren-Nr. für – Feld leer lassen für die normale Debitorennummer. "SZ,FA" gilt nur für Selbstzahler und Firmen. "alle" gilt für alle.

Deb-Nr. für Paypal – feste Debitorennummer (z. B. ein Debitor-Sammelkonto) für Rechnungen, die mit PayPal bezahlt wurden. Leer = keine Sondernummer, es gilt die normale Debitorennummer. Ist das Feld gefüllt, hat diese Nummer bei PayPal-Rechnungen Vorrang vor "Debitoren-Nr. für". Wann eine Rechnung als PayPal-Rechnung gilt, steht in Abschnitt 5.6.

PayPal-Transaktionsnr. (direkt unter "Deb-Nr. für Paypal") – "Ja": Der PayPal-Transaktionscode der Zahlung wird in die Buchungsdatei geschrieben (Spalten "Beleginfo - Art 1" / "Beleginfo - Inhalt 1"). "Nein" (Standard): kein Transaktionscode. Mehr dazu in Abschnitt 5.6.

Buchungstext – legt fest, was in der Spalte "Buchungstext" steht: "autom. Text Kursnr. / Kursname / (von-bis)" (Standard), "Teilnehmer (Vor-, Nachname oder Firma)" = Name des Rechnungsempfängers, oder "Rechnungsempf., Kurs-Nr., TN-Anzahl" = Rechnungsempfänger, Kurs und Anzahl der Teilnehmer, durch Komma getrennt.

Buchungstext-Länge – maximale Zeichenanzahl des Buchungstextes. Leer = keine Begrenzung.

Gutschrift mit verkn. Rechnung – bei "Ja" wird bei einer gewählten Gutschrift automatisch auch die verknüpfte Rechnung exportiert.

Sachkontenlänge – Auswahl 4, 5 oder 6 (Standard: 4). Wirkt nur bei Stapelbuchung "Ja": Der Wert steht dann in der EXTF-Kopfzeile der Buchungsdatei und der Debitorendatei. Er muss zur Sachkontenlänge im DATEV-Mandanten passen. Im Zweifel bei der Buchhaltung nachfragen.

Inhalt von Kostenst.1 – fester Wert für alle Buchungen. Leer = wie bisher die Kostenstelle, die auf der Rechnung gespeichert ist (siehe Hinweis in Abschnitt 2).

Kostenst.2 aus Kursgrundeinst. – nur bei Stapelbuchung "Nein" sichtbar. Übernimmt bei "Ja" die Kostenstelle aus den Kursgrundeinstellungen.

3.3 Stapelbuchung = Ja (Zusatzfelder)

Steht Stapelbuchung auf "Ja", kommen fünf neue Felder dazu, plus ein Block mit eigenen EXTF-Spaltennamen. Dafür verschwindet "Kostenst.2 aus Kursgrundeinst." (siehe 3.2).

Bei Stapelbuchung "Ja" kommt rechts eine Spalte mit eigenen EXTF-Spaltennamen dazu.

Stapelb. + Debitoren – bei "Ja" wird zusätzlich die Datei der Debitoren ergänzt (bei "Nein" fehlt sie komplett, siehe Abschnitt 5.5).

Beraternummer – nur für die Stapelverarbeitung, wird in Zeile "EXTF" Spalte "K" ergänzt.

Mandantennummer – nur für die Stapelverarbeitung, wird in Zeile "EXTF" Spalte "L" ergänzt.

Empfänger in Buchungen – wenn Stapelbuchung "Ja" und dieses Feld "Ja": Rechnungsempfänger wird neben dem Buchungstext angezeigt.

Leistungsdatum – wenn Stapelbuchung "Ja" und dieses Feld "Ja": Leistungsdatum wird ergänzt.

EXTF-Spaltennamen (rechte Spalte: Umsatz, Soll/Haben, WKZ Ums., Konto, Gegenkto, BU-Schl., Kostenst.1, Leist.dat.) – diese Namen stehen als Spaltenüberschriften in der EXTF-Buchungsdatei. Vorbelegt sind die DATEV-Standardnamen. Nur ändern, wenn die Buchhaltung ausdrücklich andere Überschriften verlangt.

3.4 mit Posten (Splittbuchungen)

Das Feld "mit Posten" gibt es nur beim Exportformat "DDL-Standard". Dort funktioniert es mit Stapelbuchung "Ja" und "Nein". Bei allen anderen Formaten (Datev-Standard II und alle KV-Varianten) ist das Feld nicht da, und es gibt immer genau eine Buchungszeile pro Rechnung.

Steht "mit Posten" auf "Ja", kommen drei weitere Felder für die BU-Schlüssel dazu:

"mit Posten" = "Ja": zusätzlich erscheinen "BU-Schlüssel 19%", "BU-Schlüssel 7%" und "BU-Schlüssel 0%".

mit Posten – bei "Ja" wird jede Rechnungsposition als eigene Buchungszeile exportiert, statt nur einer Summe pro Rechnung. Die Rechnungsnummer bleibt dabei für alle Zeilen gleich.

Die drei BU-Schlüssel-Felder legen fest, welcher Schlüssel je Steuersatz (19 %, 7 %, 0 %) in die jeweilige Buchungszeile geschrieben wird.

So entstehen die Buchungszeilen bei "mit Posten" = "Ja":

• Der Kursbetrag bekommt eine eigene Zeile (Buchungstext-Zusatz "Kursbetrag …"). Keine Kursbetrag-Zeile gibt es bei freien Rechnungen, Gutschriften, Sammelrechnungen und bei einem Kursbetrag von 0,00 €. DATEV lehnt 0,00-€-Buchungen beim Import als Fehler ab.
• Posten mit gleichem Erlöskonto und gleichem Steuersatz werden zu einer Zeile zusammengefasst. Die Bezeichnungen der Posten werden an den Buchungstext angehängt (max. 60 Zeichen).
• Posten ohne eigenes Erlöskonto laufen auf das Erlöskonto des Kurses und bleiben jeweils eine eigene Zeile.
• Die Summe aller Zeilen ergibt immer genau den Rechnungsbetrag. Eine Rundungsdifferenz wird in der letzten Zeile ausgeglichen.
• Alle Zeilen einer Rechnung haben dieselbe Rechnungsnummer (Belegfeld 1). Das braucht DATEV für den Ausgleich der offenen Posten.
• Passen die Posten-Daten nicht zum Rechnungsbetrag (z. B. alle Posten 0,00 €, obwohl die Rechnung einen Betrag hat), wird für diese Rechnung wie bisher eine einzige Summenzeile exportiert.

4. Sonderansichten

Das Feld "Auswahl Exportformat" verändert den Dialog. Neben "DDL-Standard" (Abschnitt 3) gibt es zwei weitere Varianten:

4.1 Datev-Standard II

Weniger Felder, dafür zusätzlich "PayPal-Transaktionsnr." und "Belegfeld 2 Optionen".

• gleiche Grundfelder wie DDL-Standard (Selbstzahler ausschließen, Buchungsdatum, Buchungsjahr, Buchungsperiode-Anfang)
• kein Block mit Stapelbuchung, Belegnummer, Kostenstellen, kein "mit Posten" und keine "Deb-Nr. für Paypal"
• zusätzliches Feld "PayPal-Transaktionsnr." (unter "Buchungsperiode-Anfang"). Es wirkt wie bei DDL-Standard (siehe 3.2 und 5.6) und hat einen eigenen Wert, getrennt von DDL-Standard.
• zusätzliches Feld "Belegfeld 2 Optionen" (siehe unten)

Datev-Standard II: eigenes Feld "PayPal-Transaktionsnr." unter "Buchungsperiode-Anfang".

Datev-Standard II: Auswahl "Belegfeld 2 Optionen".

"Belegfeld 2 Optionen" bestimmt, was in der Spalte "Belegfeld 2" der Buchungsdatei steht:

• "Sofort" → Sofort
• "autom. 14 Tage(SZ), 30 Tage(BG)" → 14 Tage bei Selbstzahlern/Firmen, 30 Tage bei Berufsgenossenschaften
• "14 Tage 2% Skonto 30 Tage netto ohne Abzug" → genau dieser Text
• "manueller Eintrag" oder keine Auswahl → der Text aus dem Feld "Belegfeld 2 manueller Eintrag"

4.2 alte Kreisverbands-Varianten

Beispiel einer KV-Variante (Name im Bild unkenntlich gemacht). Alle KV-Varianten haben dieses Layout.

• nur die vier Grundfelder sichtbar (Selbstzahler ausschließen, Buchungsdatum, Buchungsjahr, Buchungsperiode-Anfang)
• kein "mit Posten", keine "Deb-Nr. für Paypal", keine "PayPal-Transaktionsnr."
• die besonderen Regeln für den Kreisverband stehen im Programm, nicht im Dialog

5. Auswirkung auf den Export

Die Beispiele hier kommen aus echten Testexporten. Namen und Firmen sind ersetzt. Sie zeigen: was ändert sich in der Datev-Datei, wenn ein Feld anders eingestellt wird.

5.0 Welches Dialogfeld landet in welcher Spalte

Zuordnung Dialogfeld → Export-Spalte.

5.1 Stapelbuchung: eigene Datei-Art, nicht nur eine Zeile

Der Hinweistext im Dialog sagt: bei "Ja" kommt eine Zeile mit "EXTF" dazu. Das stimmt nur zum Teil. Tatsächlich ändert sich die ganze Ausgabe: andere Dateinamen, andere Kopfzeile, andere Spalten.

So heißt das ZIP, und das steckt drin:

Stapelbuchung = Ja: die beiden Dateien im ZIP beginnen mit "EXTF_".

Stapelbuchung = Nein: gleicher ZIP-Name, aber die Dateien darin heißen ohne "EXTF_".

Und so sieht die Buchungsdatei selbst aus:

Buchungsdatei bei Stapelbuchung "Ja", als Tabelle geöffnet.

Buchungsdatei bei Stapelbuchung "Nein" – andere Spalten, keine EXTF-Kopfzeile.

5.2 Belegnummer: welche Nummer landet in "Belegfeld 1"

Gleiche Rechnung, nur das Feld Belegnummer ist anders eingestellt:

Oben "Rechn-Nr. Felder (3,4)": Belegfeld 1 = 226183. Unten "Rechnungsnummer": Belegfeld 1 = 2026-001827 (komplette Rechnungsnummer).

5.3 Beraternummer / Mandantennummer wirken nur bei Stapelbuchung = Ja

Lässt man beide Felder leer, bleibt die EXTF-Kopfzeile beim Standardwert des Mandanten. Erst ein Eintrag ändert diesen Wert sichtbar:

Die EXTF-Kopfzeile als Tabelle. Die offiziellen Datev-Feldnamen sind hier nicht bekannt, daher nur Spaltennummern.

5.4 Gutschrift mit verkn. Rechnung: eine oder zwei Buchungszeilen

Export derselben Gutschrift, einmal mit "Nein", einmal mit "Ja":

Oben "Nein": nur die Gutschrift (eine Zeile). Unten "Ja": zusätzlich die verknüpfte Rechnung als erste Zeile (S/H = S), die Gutschrift selbst als zweite Zeile (S/H = H).

5.5 Debitorendatei: Aufbau und "Stapelb. + Debitoren"

Jeder Export erzeugt neben der Buchungsdatei auch eine Debitorendatei. Darin stehen die Stammdaten des Rechnungsempfängers. Wie sie aussieht, hängt von Stapelbuchung ab:

Debitorendatei bei Stapelbuchung "Ja" (EXTF-Format, Ausschnitt).

Debitorendatei bei Stapelbuchung "Nein" (einfaches Format), hier zusätzlich mit Bankverbindung.

Wichtiger Sonderfall "Stapelb. + Debitoren":

• Bei Stapelbuchung = Ja entscheidet das Feld "Stapelb. + Debitoren", ob es überhaupt eine Debitorendatei gibt:
  • "Ja" → Debitorendatei ist im ZIP (wie oben gezeigt).
  • "Nein" → die Debitorendatei fehlt komplett. Nur die Buchungsdatei wird exportiert (im Testexport geprüft).
• Bei Stapelbuchung = Nein hat "Stapelb. + Debitoren" keine Wirkung. Die Debitorendatei ist dann immer dabei.

5.6 PayPal-Zahlungen: Dummy-Debitorennummer und Transaktionscode

Für Rechnungen, die mit PayPal bezahlt wurden, gibt es zwei Einstellungen. Sie sind unabhängig voneinander:

a) Deb-Nr. für Paypal (nur "DDL-Standard")

• Gedacht für Mandanten ohne automatische Debitorennummern-Vergabe. Ohne diese Einstellung hätte eine PayPal-Rechnung ohne Debitorennummer eine Buchungszeile ohne Konto.
• Die eingetragene Nummer steht in der Buchungsdatei in der Spalte "Konto", statt der Debitorennummer des Rechnungsempfängers.
• Sie gilt für Rechnungen, deren RG-Bezeichnung (Feld im Rechnungsformular) das Wort "PayPal" enthält. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.
• Die Debitorendatei ändert sich dadurch nicht.
• Feld leer = keine Sondernummer.

b) PayPal-Transaktionsnr. ("DDL-Standard" und "Datev-Standard II", je Format eigener Wert)

• Bei "Ja" steht der PayPal-Transaktionscode der Zahlung in der Buchungsdatei: "Beleginfo - Art 1" = PayPal-Transaktionscode, "Beleginfo - Inhalt 1" = der Code, z. B. 76156999GG5743458.
• Damit kann die Buchhaltung die Buchung 1:1 dem PayPal-Kontoauszug zuordnen.
• Der Code ist nur bei Rechnungen vorhanden, die über die PayPal-Zahlung (Online-Anmeldung) entstanden sind. Bei allen anderen Rechnungen bleiben die beiden Spalten leer.
• In der EXTF-Buchungsdatei (Stapelbuchung "Ja") sind die Spalten "Beleginfo" immer vorhanden. Im einfachen Format (Stapelbuchung "Nein") und bei Datev-Standard II werden die beiden Spalten hinten angehängt, wenn mindestens eine Rechnung im Export einen Transaktionscode hat.
• Bei den KV-Varianten gibt es diese Einstellung nicht. Dort wird kein Transaktionscode exportiert.

5.7 E-Mail in der Debitorendatei: woher kommt die Adresse

Die Spalte "E-Mail" der Debitorendatei wird bei DDL-Standard, Datev-Standard II und den meisten KV-Varianten so gefüllt:

Ausnahme: Bei zwei älteren KV-Varianten gibt es diese Regel nicht. Dort steht die E-Mail aus den Stammdaten in der Spalte "Bemerkung (E-Mail)". Eine eigene Spalte "E-Mail" hat die Debitorendatei dort nicht. Findet die Buchhaltung die Adresse in "Bemerkung (E-Mail)", ist das also kein Fehler, sondern das Verhalten dieses Exportformats.

6. Prüfliste vor dem Export

• Ist bei "TN-Rechnung" der Exportweg "Datev" ausgewählt?
• Ist das richtige Exportformat gewählt (DDL-Standard / Datev-Standard II / KV-Variante)?
• Steht "Stapelbuchung" auf dem gewünschten Wert – und sind die dazu sichtbaren Felder korrekt gefüllt?
• Sind Debitoren-Nr., Belegnummer und Kostenstellen-Felder wie gewünscht belegt?
• Bei Stapelbuchung "Ja": sind Beraternummer/Mandantennummer gefüllt, falls benötigt?
• Erwartet die Buchhaltung das EXTF-Format (Stapelbuchung "Ja") oder das einfache Format (Stapelbuchung "Nein")?
• Bei Stapelbuchung "Ja": steht "Stapelb. + Debitoren" auf "Ja", falls eine Debitorendatei benötigt wird?
• Bei Stapelbuchung "Ja": passt die "Sachkontenlänge" zum DATEV-Mandanten?
• Werden Splittbuchungen gebraucht? "mit Posten" gibt es nur bei DDL-Standard, und dann müssen die drei BU-Schlüssel gefüllt sein.
• PayPal: Soll eine Dummy-Debitorennummer verwendet werden ("Deb-Nr. für Paypal", nur DDL-Standard)? Soll der Transaktionscode mitkommen ("PayPal-Transaktionsnr." = "Ja" beim gewählten Format)?

7. Alle exportierten Felder

Vollständige Spaltenübersicht aller drei Dateiarten.

7.1 EXTF-Buchungsdatei (Stapelbuchung = Ja)

Ergänzung zur Übersicht: Die Spalten "Beleginfo - Art 1" / "Beleginfo - Inhalt 1" sind bei PayPal-Rechnungen mit dem Transaktionscode gefüllt, wenn "PayPal-Transaktionsnr." = "Ja" (siehe 5.6).

7.2 Buchungsdatei bei Stapelbuchung = Nein (einfaches Format)

Ergänzung zur Übersicht: Mit "PayPal-Transaktionsnr." = "Ja" kommen hinten die Spalten "Beleginfo - Art 1" / "Beleginfo - Inhalt 1" dazu, sobald mindestens eine Rechnung im Export einen PayPal-Transaktionscode hat (siehe 5.6). Bei "mit Posten" = "Ja" ist die Spalte "BU" mit dem BU-Schlüssel des Steuersatzes gefüllt.

7.3 Debitorendatei

Ergänzung zur Übersicht: Die Spalte "E-Mail" ist befüllt, woher die Adresse kommt, steht in 5.7.