Umgang mit BG-Abrechnungen im Kurs „Brandschutzhelfer“

Der Kurs „Brandschutzhelfer“ darf nicht über die Berufsgenossenschaft (BG) abgerechnet werden. Da das Online-Anmeldeformular in TYPO3 derzeit technisch nicht verhindern kann, dass sich Teilnehmende dennoch fälschlicherweise mit dem Hinweis „Abrechnung über BG“ anmelden, ist ein manueller Kontroll- und Kommunikationsprozess erforderlich.

Der folgende Workflow beschreibt, wie Sie als Sachbearbeitung dieses Problem zuverlässig abfangen und eine korrekte Abrechnung sicherstellen.

1. Anlegen einer separaten Mailbestätigung für Firmen

Da bei der Online-Anmeldung nicht verhindert werden kann, dass Firmen irrtümlich die BG-Abrechnung auswählen, ist eine eigene Bestätigungsmail für Firmenkunden beim Kurs Brandschutzhelfer notwendig.notwendig, ohne BG-Anhang.

Vorgehen:

1. Öffnen Sie die Vorlage „Mail Bestätigung Firma“! Diese enthält keine Information zur BG oder einen BG-Anhang.

2. Passen Sie diese Vorlage individuell an Ihr Kursangebot Brandschutzhelfer an und Speichernspeichern sich den Brief als eigene Vorlage ab.

3. Ergänzen Sie den verbindlichen Hinweis, dass für den Kurs „Brandschutzhelfer“ keine Abrechnung über die BG möglich ist.

4. Fügen Sie zusätzlich die Information hinzu, dass die Abrechnung pro Teilnehmenden in Höhe von XY € erfolgt.

5. Optional: Veröffentlichen Sie diesen Hinweis auch auf der Kurswebseite, um Rückfragen zu reduzieren. Dies erfolgt redaktionell im Typo3.

 

2. Hinterlegen der neuen Vorlage imbeim SystemKurs

Damit Firmen automatisch die korrekte Bestätigungsmail erhalten, müssen Sie die von Ihnen angepasste Vorlage an passender Stelle hinterlegen. Hinterlegen Sie in den Kursgrundeinstellungen beim Kurs Brandschutzhelfer unter Einstellung der Briefvorlagen> „Mail Bestätigung Firma (BG)“ die neue Vorlage aus Punk 1.

Ergebnis:

Auch wenn sich eine Firma irrtümlich mit BG-Abrechnung registriert, erhält sie automatisch eine Bestätigungsmail ohne BG-Anhänge, aber mit klaren Kosteninformationen und dem Hinweis auf die fehlende BG-Abrechenbarkeit.

3. Anpassung der Teilnehmerzuordnung vor Kursbeginn

Für eine korrekte Kursteilnehmerliste und Abrechnung ist eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich.

Vorgehen im Kurssystem:

1. Öffnen Sie den gebuchten Kurs.

2. Navigieren Sie zu Teilnehmer > Teilnehmerliste.

3. Überprüfen Sie die Zuordnung der Teilnehmenden:

   • Teilnehmer, die fälschlicherweise als „BG-Teilnehmer“ erfasst wurden,

   • müssen manuell Firmen oderund Praxen zugeordnet werden.

4. Speichern Sie die aktualisierte Zuordnung.

Effekt:

• Die Teilnehmerlisten werden korrekt erstellt.

• Die Abrechnung erfolgt automatisch an die Firma (statt BG).

 

Hinweis: Bei der Entwicklung der Form-APP werden wir die Möglichkeit schaffen, dass Firmenanmeldung auch ohne die Auswahl BG erfolgen können.