Umgang mit BG-Abrechnungen im Kurs „Brandschutzhelfer“

Der Kurs „Brandschutzhelfer“ darf nicht über die Berufsgenossenschaft (BG) abgerechnet werden. Da das Online-Anmeldeformular in TYPO3 technisch nicht verhindern kann, dass sich Teilnehmende dennoch fälschlicherweise mit dem Hinweis „Abrechnung über BG“ anmelden, ist ein manueller Kontroll- und Kommunikationsprozess erforderlich.

Der folgende Workflow beschreibt, wie Sie als Sachbearbeitung dieses Problem abfangen und eine korrekte Abrechnung sicherstellen.

1. Anlegen einer separaten Mailbestätigung für Firmen

Da bei der Online-Anmeldung nicht verhindert werden kann, dass Firmen irrtümlich die BG-Abrechnung auswählen, ist eine eigene Bestätigungsmail für Firmenkunden beim Kurs Brandschutzhelfer notwendig, ohne BG-Anhang.

Vorgehen:

1. Öffnen Sie die Vorlage „Mail Bestätigung Firma“! Diese enthält keine Information zur BG und keinen BG-Anhang.

2. Passen Sie diese Vorlage individuell an Ihr Kursangebot Brandschutzhelfer an und speichern sich den Brief als eigene Vorlage ab.

3. Ergänzen Sie den verbindlichen Hinweis, dass für den Kurs „Brandschutzhelfer“ keine Abrechnung über die BG möglich ist.

4. Fügen Sie zusätzlich die Information hinzu, dass die Abrechnung pro Teilnehmenden in Höhe von XY € erfolgt.

5. Optional: Veröffentlichen Sie diesen Hinweis auch auf der Kurswebseite, um Rückfragen zu reduzieren. Dies erfolgt redaktionell im Typo3.

2. Hinterlegen der neuen Vorlage beim Kurs

Damit Firmen die korrekte Bestätigungsmail erhalten, müssen Sie die von Ihnen angepasste Vorlage an passender Stelle hinterlegen. Öffnen Sie dafür in den Kursgrundeinstellungen des Kurses Brandschutzhelfer den Bereich Einstellung der Briefvorlagen und hinterlegen Sie unter „Mail Bestätigung Firma (BG)“ sowie „Mail Bestätigung Firma“ jeweils die in Punkt 1 erstellte neue Vorlage.

Ergebnis:

Auch wenn sich eine Firma irrtümlich mit BG-Abrechnung registriert, erhält sie automatisch eine Bestätigungsmail ohne BG-Anhänge, aber mit klaren Kosteninformationen und dem Hinweis auf die fehlende BG-Abrechenbarkeit.

3. Anpassung der Teilnehmerzuordnung vor Kursbeginn

Für eine korrekte Kursteilnehmerliste und Abrechnung ist eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich.

Vorgehen im Kurssystem:

1. Öffnen Sie den gebuchten Kurs.

2. Navigieren Sie zu Teilnehmer > Teilnehmerliste.

3. Überprüfen Sie die Zuordnung der Teilnehmenden:

   • Teilnehmer, die fälschlicherweise als „BG-Teilnehmer“ erfasst wurden,

   • müssen manuell Firmen und Praxen zugeordnet werden.

4. Speichern Sie die aktualisierte Zuordnung.

Effekt:

• Die Teilnehmerlisten werden korrekt erstellt.

• Die Abrechnung erfolgt an die Firma (statt BG).

Hinweis: Bei der Entwicklung der Form-APP werden wir die Möglichkeit schaffen, dass Firmenanmeldung auch ohne die Auswahl BG erfolgen können.