10. Verwaltung der Buchungen und Zahlungen

Inhalt

10.1  Der Umgang mit Lastschriftzahler – der SEPA Einzug    
10.2  Sammelbuchung von erfolgten Lastschriften 
10.3  Sammelbuchung von Barzahlern, Selbstzahlern und Dauerauftragszahlern   
10.4  Rücklastschriften bearbeiten  
10.5  Rücküberweisungen
Tipp: Umgang mit dem Buchungsstatus Rücküberweisungen
10.6 Manuelle Buchungen
Tipp: Umgang mit Beitragserhöhungen
10.7 Stornokosten
10.8 Offene Posten Liste 

10.1 Der Umgang mit Lastschriftzahler – der SEPA Einzug

Schritt 1- Vorarbeiten abschließen
Bei der Anlage von Neumitgliedern ist darauf zu achten, dass die notwendigen Daten (s. Kapitel 4 Vorarbeiten) erfasst werden. Im Falle eines Datenimportes per Importdatei müssen die entsprechenden Feldinhalte mitgeliefert werden, andernfalls können die Lastschriften nicht korrekt verarbeitet werden.

Ca. 00:05 Uhr sowie 13:00 Uhr und 20:00 Uhr werden die Datenbestände auf Fälligkeiten hin geprüft. Ist ein Betrag fällig erfolgt automatisch ein Eintrag in der Beitragshistorie. Beispiel für eine monatliche Zahlung vor dem SEPA-Export

Schritt 2. - Zum Erstellen einer SEPA-Datei gehen Sie im seitlichen Navigationsmenü auf „SEPA Export“.

Schritt 3- Fehlerliste bearbeiten.

In der SEPA-Fehlerliste werden fällige Lastschriften aufgeführt, die aufgrund einer fehlerhafte Mandatsreferenznummer oder IBAN oder fehlendes Mandatsdatum nicht verarbeitet werden können. Diese Korrekturen können durch Klick auf das Auge direkt im Stammdatensatz des Mitglieds / Spenders vorgenommen werden. Die Schaltfläche „Fehlerliste“ wird nur angezeigt, wenn Daten zur Korrektur vorliegen.

Schritt 4 - Vorschau letzte Korrekturmöglichkeit

Mit Hilfe der Vorschau, kontrollieren Sie die aktuellen Beitragszahlungen. Nutzen Sie auch den CSV-Export, um die Daten in Ruhe zu prüfen. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Lastschriften vorliegen, die noch nicht beim letzten SEPA-Export berücksichtigt wurden.
Bei der Vorschau-Funktion wird die tatsächliche SEPA-Datei noch nicht generiert und Korrekturen sind zu diesem Zeitpunkt noch möglich. Sie können ggf. aus Ihrem Altsystem die Daten mit der FMV abgleichen. 
Nachdem die Fehlerliste und auch die Vorschau zu Ihrer Zufriedenheit bearbeitet und begutachtet wurden, kann der SEPA Export gestartet werden. 

Schritt 5 - SEPA-Exportieren 

Der SEPA-Export kann jederzeit ausgeführt werden. Eine Löschung oder Korrektur der erstellten Datei ist nicht möglich. Klicken Sie auf „SEPA-Exportieren“. Wählen Sie die SEPA-Version aus und bestätigen Sie den Export mit JA. 

Schritt 6 - SEPA-Datei herunterladen

Die Datei der Lastschriften wird vollautomatisch erstellt und mit dem aktuellen Datum 
in der Übersicht „Export der Sepa-Lastschriftdatei“ abgelegt. Dort kann Sie jederzeit über das Disketten-Symbol als XML-Datei heruntergeladen werden (zum Einreichen und die Abwicklung belegloser SEPA-Lastschriften in Ihrem Bankensystem). Bei mehr als 999 Datensätzen besteht die Möglichkeit die Datei geteilt oder komplett herunterzuladen. 

Schritt 7 - Ablage und Dokumentation der SEPA

Durch Klick auf das Auge öffnet sich die Ansicht „Detail der SEPA-Lastschriftdatei“. Hier können Sie bei Bedarf die SEPA-Daten als CSV-Datei herunterladen. Zusätzlich steht Ihnen unter „PDF-SEPA-Begl.“, dass das Begleitschreiben für den beleglosen Datenaustausch z.B. für Ihre Buchhaltung zum Abruf bereit. Der aktuelle SEPA-Export ist nun abgeschlossen. Sie können den Menüpunkt verlassen.

Schritt 8 - Das passiert beim Mitglied / Spender.

Nach Durchführung des SEPA-Exportes wird bei Mitgliedern und Spendern der Bezahlstatus in der Beitragshistorie automatisch auf „Lastschrift beauftragt“ gesetzt und als Wertstellungsdatum das Datum der SEPA hinterlegt. 

Die Beträge werden noch nicht beim Mitgliedskonto berücksichtigt, d.h. der Betrag fließt noch nicht in die Summe der gezahlten Beträge ein. Grund dafür ist der Bezahlstatus „Lastschrift beauftragt“.

Hinweis: Erst mit dem Status "Lastschrift bezahlt" (für Selbstzahler "bezahlt") werden Beträge als gezahlte Beträge in der Statistik und für das Ausstellen von Zuwendungsbescheinigungen gewertet. 

Wie Sie Zahlungseingänge in der FMV vermerken, zeigen wir Ihnen im nächsten Kapitel.

10.2 Sammelbuchung von erfolgten Lastschriften 

  oder  

Sie erhalten von Ihrer Finanzbuchhaltung die Information, dass eine Zahlung / mehrere Zahlungen eingegangen sind. 

Zum Vermerken von mehreren Zahlungseingängen, steht die Funktion „Buchungen“ zur Verfügung. Hier können die Zahlungseingänge der Mitglieder/Spender schnell und übersichtlich geändert werden. Sie haben die Möglichkeit, gezielt die Daten eines bestimmten SEPA-Exportes aufzurufen und zu bearbeiten. Wählen Sie hierzu die SEPA-Liste aus, um die es geht aus. 

Es werden automatisch die Zahlungen angezeigt, deren Status „Lastschrift beauftragt“ und Zahlform „Lastschrift“ lautet. (Im Zuge der Auswahl der SEPA-Liste, werden diese Filter automatisch gesetzt.)

Um den Zahlungseingang im System zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor:

•    Auswahl der Datensätze, durch Klick in das Kästchen oben links im Spaltenkopf, werden alle Einträge in der Ergebnisliste automatisch markiert. Alternativ können einzelne Datensätze markiert werden.
•    Kontrolle der Auswahl, durch das gesetzte Häkchen wird im Feld Selektierte Kunden (Beitragssumme) die Anzahl und die Gesamtbeträge der Auswahl angezeigt.
•    „Status ändern“ durch Klick auf den gleichnamigen Button 
o     „Lastschrift bezahlt“ auswählen
o    Wertstellungsdatum (= Einzugsdatum) eintragen
o    Ggf. noch eine Notiz hinzufügen
o    Speichern

•    Das System stellt nun alle Ihre ausgewählten Dateien in den ausgewählten Status via Stapelverarbeitung um. 

10.3 Sammelbuchung von Barzahlern, Selbstzahlern und Dauerauftragszahlern 

Zum Verbuchen offener Zahlungen von Barzahlern, Selbstzahlern und Dauerauftragszahlern, steht Ihnen ebenfalls die Funktion „Buchungen“ zur Verfügung. Hier können die Zahlungseingänge der Mitglieder und Spender schnell und übersichtlich vermerkt werden. Nutzen Sie die Filtermöglichkeiten, um bspw. Daten für einen bestimmten Zeitraum, Zahlungsform oder Ortsverein anzeigen zu lassen.

So gehen Sie vor:
•    Monat und Jahr auswählen
•    Status „offen“, um die offenen Zahlungen anzeigen zu lassen
•    Mitgliedsbeziehung, leer = alle, Mitgliedschaft oder Spenden
•    Zahlungsform, Dauerauftrag, Barzahler oder Selbstzahler: 

•    Weitere Filter
o    Ortsverein, für Mitglieder eines bestimmten OV
o    Abr. Zeitraum (Abrechnungszeitraum) leer=alle, Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr)
•    Klick auf den Button „suchen“

In der Übersicht werden die Datensätze angezeigt, die den Filterkriterien
entsprechen. Um die Zahlungseingänge im System zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor: 

•    Auswahl der Datensätze, durch Klick in das Kästchen oben links im Spaltenkopf, werden alle Einträge in der Ergebnisliste automatisch markiert. Alternativ können einzelne Datensätze markiert werden.
•    Kontrolle der Auswahl, durch das gesetzte Häkchen wird im Feld Selektierte Kunden (Beitragssumme) die Anzahl und die Gesamtbeträge der Auswahl angezeigt.
•    „Status ändern“ durch Klick auf den gleichnamigen Button 
o    „bezahlt“ auswählen
o    Wertstellungsdatum (Zahlungseingang) eintragen
o    Ggf. noch eine Notiz hinzufügen
o    Speichern

10.4 Rücklastschriften bearbeiten

Kommt es zu Rücklastschriften (RLS), müssen diese auch in einer korrekten Form eingepflegt werden. Wie Sie diese ordnungsgemäß bearbeiten, zeigen Ihnen die nächsten Schritte. 
Mitteilung durch die Buchhaltung, dass es für ein Mitglied zu einer Rücklastschrift gekommen sei. Die folgenden Daten sollten Ihnen aus Ihrer Buchhaltung mitgeteilt werden um eine Rücklastschrift auch bei Ihrem Mitglied eintragen zu können. 
•    Mitgliedsnummer
•    Name des Mitgliedes
•    Betrag
•    Wertstellung (Rückbuchungsdatum – Kontoentlastung)

Entscheiden Sie, ob mit Eintrag der RLS wieder ein neuer offener Posten generiert werden soll. Danach richtet sich die Zahlungsform der Ausbuchung:
a)    „RückLS, Beitragsstopp, offen“ - ein neuer offener Posten wird generiert
b)    „RückLS, Beitragsstopp, ohne o.“ - kein neuer offener Posten wird generiert 

Bei RLS folgen ggf. weitere Schritte, wie die Information des Mitglieds oder Prüfung der Mitgliedsdaten. Daher bietet es sich an eine RLS direkt über die Mitgliedermaske zu bearbeiten.

1. Mitgliedermaske aufrufen.
2. In der Beitragshistorie die Zahlung bei der eine Rücklastschrift vorliegt mit Hilfe des Stiftsymbols oder durch Klick auf die Zeile den Buchungssatz öffnen.

Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster zu dieser zuvor eingestellten Zahlung.

3.    Das Fälligkeitsdatum nicht abändern (diese Fälligkeit wird nicht angetastet, da es die eigentliche Fälligkeit dokumentiert) 
4.    Beitrag bleibt bestehen (wird so komplett in die Rücklastschrift gehen)
5.    Bezahlstatus auf „RückLS, Beitragsstopp, offen“ setzen oder Bezahlstatus auf „RückLS, Beitragsstopp, ohne o.“ setzen
6.    Zahlungsform „Lastschrift“ 
7.    Einzugsdatum muss eingestellt werden (Wertstellung), wird dieses Datum nicht gesetzt, wird durch das System das „heutige“ Datum verwenden. 
8.    Notizfeld kann genutzt werden, um einen Vermerk zur RückLS zu hinterlegen 
9.    Speichern.
10.  Für die Stornokosten legen Sie einen neuen Buchungssatz mit Bezahlstatus Stornokosten an.

Was geschieht nun in der Beitragshistorie?

•    Es wird automatisch ein Beitragsstopp gesetzt im Konto „Mitgliedschaft“.
•    Es wird oberhalb der eigentlich Zahlung der Betrag in Rot als Negativ Betrag dargestellt. 
•    Dadurch wird die eigentliche Zahlung nicht angetastet und ein negativer Buchungssatz hebt die Zahlung im Mitgliedskonto wiederum auf. 
•    Hier wird die eigentliche Zahlung nicht in die Berechnung der Zuwendungsbescheide herangezogen, bzw. durch die RückLS herausgerechnet. 
Hinweis: Es wird automatisch ein Beitragsstopp gesetzt. D.h. die Datensätze mit RLS kommen nicht (automatisch) in den SEPA Einzug.
Nach Klärung muss der Beitragsstopp manuell deaktiviert werden.
Für eine erneute Buchung die „Erste Fälligkeit“ prüfen (und ggf. anpassen / in die Zukunft legen).

Sammelbuchungen  von Rücklastschriften

Zum Verbuchen von mehreren Rücklastschriften, steht Ihnen ebenfalls die Funktion „Buchungen“ zur Verfügung. Hier können mehrere Rücklastschriften verbucht werden. Nutzen Sie die Filtermöglichkeiten. 

10.5 Rücküberweisungen

Hinweis: Für eine Rücküberweisung immer eine neue Beitragshistorie anlegen, nicht über eine bestehende Zahlung gehen. 

1.    Mitgliedermaske öffnen 
2.    In der Beitragshistorie einen neuen Buchungssatz manuell über das grüne plus   Symbol generieren
3.    Mitgliedsbeziehung auswählen (Mitgliedschaft oder Spenden)
4.    Fälligkeitsdatum eintragen
5.    Betrag eingeben 
6.    Bezahlstatus: Rücküberweisung 
7.    Wertstellungsdatum der Buha eintragen, ggf. nachtragen
8.    Notiz hinzufügen, z. B. Grund d. Rücküberweisung 
9.    Speichern 

 Tipp: Umgang mit dem Buchungsstatus Rücküberweisungen

Damit gewährleistet ist, dass die Ausstellung der Zuwendungsbescheinigungen und die Berechnungen im Mitgliedskonto korrekt sind, richten Sie sich bitte nach folgendem Workflow:
Beispiel: 
1.    Von einem gebuchten Datensatz mit einem Betrag von 60,00 €, Wertstellungsdatum 18.07.2024, sollen 30 € zurück überwiesen werden.
a.    Beitragshistorien-DS wird auf ausgebucht/storniert gesetzt
b.    Ein neuer Buchungssatz wird manuell mit 30,00 € - bezahlt – ursprüngliches Wertstellungsdatum 18.07.2024 angelegt.

2.    Von einem gebuchten Datensatz soll der komplette Betrag zurück überwiesen werden.

Beitragshistorien-DS wird auf ausgebucht/storniert gesetzt.

10.6 Manuelle Buchungen

Außerplanmäßige Zahlungen verbuchen Sie mit “Neuer Betrag”, z.B. bei einmaligen Spenden oder zusätzlichen Mitgliedsbeiträgen – alles, was über die bestehende Mitgliedsbeziehung hinausgeht. 

1.   Mitgliedermaske öffnen 
2.    In der Beitragshistorie einen neuen Buchungssatz manuell über das grüne plus  Symbol generieren
3.    Mitgliedsbeziehung auswählen (Mitgliedschaft oder Spenden)
4.    Fälligkeitsdatum eintragen
5.    Betrag eingeben 
6.    Bezahlstatus: „offen“ 
7.    Zahlungsform auswählen
8.    Wertstellungsdatum der BuHa eintragen, ggf. nachtragen
9.    Verwendungszweck eintragen
10.  Ggf. Notiz hinzufügen
11.  Speichern

Hinweis: Aufgrund der SEPA-Vorlaufzeit, bei der max. 21 Tage im Voraus Fälligkeiten generiert werden können, werden offene Beträge in der Beitragshistorie, mit Fälligkeitsdatum bis max 21 Tagen in die SEPA-Datei übernommen.
Beispiel:
Heute ist der 05.03.
In der Beitragshistorie wird
a) eine manuelle, offene Zahlung mit der Fälligkeit 26.03. angelegt (21 Tage in der Zukunft) und
b) eine manuelle, offene Zahlung mit der Fälligkeit 27.03. angelegt (22 Tage in der Zukunft).

Beim Erstellen der SEPA-Datei wird die Zahlung mit der Fälligkeit 26.03. übernommen, die Zahlung mit der Fälligkeit 27.03. (noch) nicht.

Tipp: Umgang mit Beitragserhöhungen

Beispiel: Ein Mitgliedsbeitrag wird im laufenden Beitragsjahr erhöht, der „alte“ Jahresbeitrag wurde schon gebucht, die erhöhte Differenz soll nachgebucht werden.

Ändern Sie in der Mitgliedsbeziehung den Betrag auf die erhöhte Summe – speichern (Zur nächsten Fälligkeit wird der neue Betrag gebucht)
 
Öffnen Sie in der Beitragshistorie über das Plus-Symbol die Eingabemaske für einen manuellen Buchungssatz. Geben Sie den  erhöhten Differenz-Betrag ein.

• Wichtig: Wählen Sie bei Beziehung = Mitgliedschaft. Der Differenzbetrag bezieht sich auf die bestehende Mitgliedsbeziehung.
• Füllen Sie alle relevanten Angaben für die Buchung der Differenz aus
• Wichtig: Setzten Sie den Bezahlstatus auf "offen". (nur "offene" Zahlungen werden in die SEPA übernommen)
• Speichern

10.7 Stornokosten

Stornokosten können als manuelle Buchung in der Beitragshistorie angelegt werden. In der Statistik werden Stornokosten gesondert aufgelistet und sind filterbar.

Hinweis: Stornokosten haben keine Auswirkung auf das Mitgliedskonto. Wenn die Stornokosten als Negativ-Betrag dargestellt werden sollen muss bei der Eingabe ein Minus-Zeichen vor den Betrag gesetzt werden.

1.    Öffnen Sie einen neuen Buchungssatz in der Beitragshistorie über das grüne Plus  Symbol
2.    Geben Sie die Beziehung und Fälligkeit ein
3.    Geben Sie den Betrag der Stornokosen mit einem Minus Symbol ein (Bsp. -1,50)
4.    Bezahlstatus = Stornokosten
5.    Zahlungsform auswählen
6.    Wertstellungsdatum eintragen
7.    Verwendungszweck eintragen
8.    Ggf. eine Notiz hinterlegen

10.8 Offene Posten

Über das Menü "Buchungen" erhalten Sie eine Liste von offenen Posten. 
Mit einer Auswahl der Ergebnisliste können Anschreiben erstellt werden, die die Daten der offenen Beträge auflisten:

Hinweis/Tipp
Bitte beachten Sie, dass bei den aufgelisteten offenen Posten nicht nicht erkennbar ist, ob ein Beitragstopp hinterlegt ist