6. Übersicht zu wichtigen Vorarbeiten für den Datenimport

Nr.

Thema

Stand /Termin

1.     

Terminkette in Zusammenarbeit mit DRK-Service GmbH auslösen

Zeitfenster für Schulung/ Datenmigration festlegen zwischen abgeschlossenen Einzug im Altsystem und ersten Einzug in FMV.

2.     

Schulungstermine vereinbart

-       Vor Datenmigration

-       Nach Datenmigration

3.     

Dienstleister beauftragt für Datenmigration

4.     

Vereinbarung zum Zugriff durch Support der DRK-Service auf Modul KDB und/oder FMV

5.     

Min. 50 Testdaten dem Dienstleister und / oder Support zur Verfügung stellen.

6.     

Dienstleistungsdatenbank aktualisiert – Datenblätter angelegt?

In der DLDB prüfen, ob die Datenblätter unter Dienstleistungen „Mitgliedschaft“ und „Spenden“ angelegt sind; ggf. ergänzen.

7.     

Benutzerverwaltung aktualisiert – Berechtigungen vergeben

8.     

Schreibweise OV prüfen und festlegen.

Auflistung unter „Vereinsdaten“ in der FMV prüfen. Fehlen Ortsvereine oder sind die Angaben fehlerhaft, stellen Sie uns bitte eine Excel- oder Wordliste mit Namen und Anschrift Ihrer Ortsvereine zur Verfügung.

9.     

Import im Format XLSX (ab Excel 2007 Version 12) oder CSV möglich

10.   

Originaldatei sichern. Für spätere Kontrollen empfiehlt es sich nicht in der Originaldatei Änderungen vorzunehmen, sondern mit einer Kopie zu arbeiten.

11.   

Import von doppelten Mitgliedschaften nicht möglich. Korrektur nötig.

12.   

Prüfung ob Mitgliedsnummern doppelt vergeben wurden. Korrektur nötig.

13.   

Übersicht „Wichtige Importfelder“ prüfen.

14.   

Datum der ersten Fälligkeit für den ersten Einzug über die FMV festlegen.

15.   

Prüfung der verwendeten Begrifflichkeiten in der KDB/FMV.

-       Spaltenköpfe und

-       Feldinhalte in der Importliste anpassen.

16.   

Mandatsreferenznummer/Mandatsdatum (bei Lastschrift)

Ohne Mandatsdatum und Mandatsreferenznummer ist kein SEPA-Einzug möglich.

Bisherigen Mandatsreferenznummern importieren oder nach Import in der FMV generieren.

17.   

Datumsfeld „Beitritt“ füllen. Fehlt diese Angabe, wird automatisch das Importdatum gesetzt, da dieses Feld zwingend notwendig ist.

18.   

Zeitungsnamen vor Import in den Vereinsdaten anlegen.