18. Auswertung / Statistik
Inhalt
19.1. Zur Statistik
19.2. Statistik Zugriffsberechtigungen von Mitarbeitenden in der Benutzerverwaltung (BVw)
19.3. Statistik Übersicht
19.4. Statistik Bericht mit Anlagen
19.5. Statistik zur Beitragsaufstellung zum Stichtag als Bericht erzeugen
19.6. Statistik zur Aufstellung zum Stichtag als Bericht erzeugen
19.7. Hinweise zur Einordnung der Kennzahlen und eingeschränkter Vergleichbarkeit
19.8. FAQ – Häufige Fragen
19.9. Tipps und Hinweise zum statistischen Jahresabschluss
18.1. Zur Statistik
Hinweis: In der Statistik werden keine Daten festgeschrieben. Es erfolgt stets die Auswertung der eingepflegten Daten. Veränderungen hinsichtlich Anzahl / Zahlungen haben entsprechende Auswirkungen auf die Statistik, wenn z. B. nachträgliche Kündigungen eingegeben werden.
Neben eigenen Auswertungen mit Hilfe der Suchabfragen die als Excel-Datei exportiert werden können, können Sie im Bereich Statistik auf Knopfdruck vordefinierte Kennzahlen abrufen.
Sie können den Betrachtungszeitraum mit Hilfe eines Stichtages bestimmen.
Es wird die aktuelle Datenlage für die Berechnung der Kennzahlen herangezogen. Das bedeutet, dass u.a. folgende Eingaben Einfluss auf die Statistik haben:
- Gelöschte Personen werden in der Statistik nicht berücksichtig.
- Änderungen an einer Mitgliedsbeziehung wie Zahlungsweise, Beziehungsstatus, Beitrittsdatum oder Kündigungsgrund haben stets Auswirkungen auf die Statistik, sowohl Rückblickend als auch aktuell.
Dadurch können die Abfragen zu verschiedenen Zeitpunkten variieren.
Solange an den Daten des Altjahres keine Veränderungen mehr vorgenommen werden (nach der Einarbeitung aller das Jahr betreffenden Daten), bleibt die Statistik unverändert.
Müssen nachträglich doch noch Veränderungen hinsichtlich Austritte, Zahlungen o. a. vorgenommen werden, hat das entsprechend Auswirkungen auf die Statistik.
Es wird daher empfohlen, nach Abschluss der Einarbeitungen für ein abgeschlossenes Jahr, relevante Ausdrucke und Exporte vorzunehmen und zu archivieren, um evtl. spätere Veränderungen leichter nachvollziehen zu können.
Voraussetzung für eine gute und nachvollziehbare Statistik ist die korrekte Dateneingabe. Fehlerhafte Dateneingaben können zu einer verzerrten und nicht nachvollziehbaren Statistik führen. Einflussfaktoren sind:
- Doppelte Mitgliedschaften
- Abweichende Eingabe von Zahlungsformen bei z.B. Rücküberweisung und Lastschriften im Vergleich zum originalen Buchungssatz
Änderungseingaben von Daten werden im Nachtsprung verarbeitet und sind einen Tag später in der Statistik abrufbar.
18.2. Statistik Zugriffsberechtigungen von Mitarbeitenden in der Benutzerverwaltung (BVw)
Zugriff erfolgt über eine gesonderte Berechtigung in der Benutzerverwaltung (BVw). Bei Sachbearbeitenden ist die Ansicht der Statistik Optional. Bei Leitungen ist die Berechtigungsstufe inkludiert.
18.3. Statistik Übersicht
Nachfolgend wir der Aufbau des Bereichs näher betrachtet. Detaillierte Beschreibungen zu einzelnen Funktionen werden in nachfolgenden Kapiteln zur Verfügung gestellt.
Zu den Spalten:
a. Spalte „Name“ = Kennzahl zum Abrufen
b. "i" = Info (Mouse over) zugrundeliegende Abfrageparameter
c. Spalte „Ende des Monats“ = Betrachtungszeitraum aktueller Monat bis Monatsende
d. Spalte „Vormonat“ = Betrachtungszeitraum ausschliesslich der komplette Vormonat
e. Spalte „yyyy b. heute“ = Betrachtungszeitraum Anfang aktuelles Jahr bis heute Kennzahlen für den KV Gesamt – KV Musterstadt
f. Abfrage zum Stichtag und Bericht mit Anlagen (Weiter Kapitel 19.4.)
g. Bereich Mitglieder, Betrachtung der Kundenbeziehung Mitgliedschaft.
h. Bereich Mitgliedsbeiträge, Betrachtung der Beitragszahlen von Mitgliedern.
i. Bereich Spenden, Betrachtung der Kundenbeziehung Spenden.
j. Bereich Spendenbeträge, Betrachtung der Beitragszahlen bei Spenden.
Kennzahlen nach OV – Allg. OV Kennzahlen
a. Abfrage zum Stichtag und Beitragsaufstellung (Weiter Kapitel 5.)
b. Abfrage zum Stichtag und Aufstellung (Weiter Kapitel 6.)
c. Abfrage zum Stichtag und Bericht mit Anlagen (Weiter Kapitel 4.)
18.4. Statistik Bericht mit Anlagen
Statistik à „Stichtag“ eingeben, z.B. 31.12.2023 à Auswahl seit Anfang des Jahres à Button „Bericht mit Anlagen“
Es öffnet sich ein separates Fenster mit:
1. Bericht mit Anlagen (PDF „KVOV Bericht“)
Das PDF enthält die Daten der zahlenden Mitglieder, die aus heutiger Sicht zum Stichtag „zahlend“ waren. Um Rückblickend die tatsächliche Anzahl der zahlenden Mitglieder zu erhalten, müssen Mitglieder mit Kündigungsdatum am und nach dem Stichtag (31.12.2023) hinzugezählt werden. Ferner enthält das PDF eine Auflistung der Austritte und Eintritte, Beitragsaufkommen und eine Übersicht zur Altersverteilung für den Abfragezeitraum.
2. Mit Klick auf > Anhänge herunterladen öffnet sich eine Excel Datei mit vier Tabellen
a. Tabelle Austritte
Mitglieder mit einem Beitrittsdatum vor- oder innerhalb des Abfragezeitraums. Das Austrittsdatum liegt innerhalb des Abfragezeitraum und einschliesslich des Stichtages. Die Anzahl der Austritte entspricht der Summe im PDF unter Austritte.
b. Tabelle Austritte in Zukunft
Mitglieder mit einem Beitrittsdatum vor- oder innerhalb des Abfragezeitraums. Das Austrittsdatum liegt nach dem Stichtag. Die Anzahl der Austritte in Zukunft entspricht der Anzahl im PDF bei „bereits gekündigt“ für 2024.
c. Tabelle Beitritte
Mitglieder mit einem Beitrittsdatum innerhalb des Abfragezeitraum, einschliesslich des Stichtages. Die Anzahl der Beitritte entspricht der Summe im PDF unter Eintritte.
d. Tabelle Zahlungsübersicht
- Die Zahlungsübersicht enthält alle „Zahlungen“ innerhalb des Abfragezeitraum.
- Betrachtet werden Datensätze
- mit dem Status „zahlend“ ohne Kündigungsdatum oder Kündigungsdatum in Zukunft, egal ob tatsächlich Zahlungen geflossen sind. Daher kann bei Zahlung auch 0,00 € sein.
- mit dem Status „gekündigt“, Beitrittsdatum vor- oder innerhalb des Abfragezeitraum sowie Austrittsdatum am Stichtag.
- Bei Mitgliedern mit Austrittsdatum vor dem Stichtag aber innerhalb des Abfragezeitraum wird kein Status angezeigt.
- mit dem Status „beitragsfrei“, unabhängig ob Zahlungen geflossen sind.
18.5. Statistik zur Beitragsaufstellung zum Stichtag als Bericht erzeugen
Statistik à „Stichtag“ eingeben, z.B. 31.12.2023 à Auswahl seit Anfang des Jahres à Button „Beitragsaufstellung“
Es öffnet sich ein separates Fenster mit:
Einem PDF mit „Beitragsaufstellung“, ohne Anhänge.
Betrachtet werden Anzahl und Summen der Zahlungsarten nach Ortsvereinen. Hier wird nur die Kundenbeziehung Mitgliedschaft berücksichtigt, keine Spender. Aufstellung aller Bezahlstatus nach Ortsvereinen. Legende im Bericht.
Die im PDF enthaltenen Zahlen können mit der Buchungsliste für Mitgliedschaften abgeglichen werden:
a. Anzahl und Summe der Lastschriften entspricht dem Status „Lastschrift bezahlt“ und „bezahlt“ und Zahlungsform „Lastschrift“ im Jahr 2023.
b. Anzahl und Summe der Barzahler entspricht dem Status „bezahlt“ sowie „Rücküberweisung“ und Zahlungsform „Barzahler“ im Jahr 2023.
c. Anzahl und Summe der Selbstzahler entspricht dem Status „bezahlt“ sowie „Rücküberweisung“ und Zahlungsform „Selbstzahler“ im Jahr 2023
d. Anzahl und Summe der Daueraufträge entspricht dem Status „bezahlt“ sowie „Rücküberweisung“ und Zahlungsform „Dauerauftrag“ im Jahr 2023.
Hinweis:
Die Werte A LS und S LS beinhalten alle bezahlten Lastschriften und werden gegen A RL und S RL gegengerechnet.
Die Werte A RÜ und S RÜ werden separat aufgelistet, sind aber schon den Werten BZ, SZ und DA summiert.
18.6. Statistik zur Aufstellung zum Stichtag als Bericht erzeugen
Statistik à „Stichtag“ eingeben, z.B. 31.12.2023 à Auswahl seit Anfang des Jahres à Button „Aufstellung“
Es öffnet sich separates Fenster mit einem PDF mit „Übersicht Mitglieder und Beitragsaufkommen nach Ortsvereinen“, ohne Anhänge.
Betrachtet wird die Anzahl der Mitglieder und deren Aufkommen nach Ortsvereinen und enthält:
• die Angaben zur Anzahl der Mitglieder zum Stichtag und Aufkommen im Zeitraum der entsprechenden Einzelaufstellungen beim Einzelbericht eines OVs erstellt als Bericht mit Anlagen. Bei der Anzahl der Mitglieder werden die zahlenden, beitragsfreien sowie am Stichtag oder erst in Zukunft gekündigte Mitglieder gezählt.
• die Summe zur Anzahl der Mitglieder zum Stichtag und Aufkommen im Zeitraum entsprechenden den Summen im Gesamtbericht Bericht mit Anlagen.
• die zusätzliche Ausweisung der Stornokosten.
18.7. Hinweise zur Einordnung der Kennzahlen und eingeschränkter Vergleichbarkeit
Beitragsaufstellung vs. Bericht mit Anlagen
Die Summen beider Berichte sind aufgrund unterschiedlicher Berechnungsmethoden nicht direkt vergleichbar.
Im Vergleich zum KVOV Bericht Beitragsaufkommen sowie die Tabelle Zahlungsübersicht im Anhang werden im Bericht Beitragsaufstellung zusätzlich Summen zum Status ausgebucht/storniert und Stornokosten ausgewiesen. Die Summen beider Berichte lassen sich also nur Vergleichen, wenn Sie in der Beitragsaufstellung S a./s. und S SK aus der Berechnung herausnehmen.
18.8. FAQ – Häufige Fragen
Wie erhalte ich zu einem Stichtag über einen Zeitraum die Anzahl der Mitglieder die an den Flugdienst gemeldet werden müssen?
Vorbemerkung: Ausgehend von Mitgliedern mit dem Status „zahlend“
Zwei Möglichkeiten:
a)
• Statistik –> „Stichtag“ eingeben, z.B. 31.12.2022 > Auswahl seit Anfang des Jahres > Button „Bericht mit Anlagen“
• Es öffnet sich ein separates Fenster mit: Bericht mit Anlagen (PDF „KVOV Bericht“)
• Position „Anzahl zahlender Mitglieder (Jahr): Gesamt: XY
b)
• Mit Klick auf > Anhänge herunterladen öffnet sich eine Excel Datei mit vier Tabellen
• Tabelle Zahlungsübersicht
• Spalte L „Status“ Filter setzen = „zahlend“
Wie erhalte ich zu einem Stichtag über einen Zeitraum die Anzahl der Mitglieder für die einzelnen Ortsvereine
Vorbemerkung: Ausgehend von Mitgliedern mit dem Status „zahlend“
Zwei Möglichkeiten:
a)
• Statistik – Bereich Allg. OV Kennzahlen – OV wählen > „Stichtag“ eingeben, z.B. 31.12.2022 > Auswahl seit Anfang des Jahres > Button „Bericht mit Anlagen“
• Es öffnet sich ein separates Fenster mit: Bericht mit Anlagen (PDF „KVOV Bericht“)
• Position „Anzahl zahlender Mitglieder (Jahr): Gesamt: XY
b)
• Anhänge des KV Berichts herunterladen
• Tabelle Zahlungsübersicht
• Spalte N „OV“ Filter setzen = OV XY
• Spalte L „Status „Filter setzen = „zahlend“
Wie erhalte ich zu einem Stichtag über einen Zeitraum die Anzahl aller geführten Mitglieder
Vorbemerkung: Ausgehend von Mitgliedern mit dem Status „zahlend, gekündigt, beitragsfrei“
Zwei Möglichkeiten:
a)
• Statistik –> „Stichtag“ eingeben, z.B. 31.12.2022 > Auswahl seit Anfang des Jahres > Button „Bericht mit Anlagen“
• Es öffnet sich ein separates Fenster mit: Bericht mit Anlagen (PDF „KVOV Bericht“)
• Position „Anzahl zahlender Mitglieder (Jahr): Gesamt: XY
b)
• Mit Klick auf > Anhänge herunterladen öffnet sich eine Excel Datei mit vier Tabellen
• Tabelle Zahlungsübersicht
• Spalte L „Status“ Filter setzen = „zahlend“
20.9. Tipps und Hinweise zum statistischen Jahresabschluss
1. Für die Jahresstatistik, arbeiten Sie alle Veränderungen, die das alte Jahr betreffen korrekt ein (insbesondere alle Kündigungen- auch für die Zukunft, alle RLS, alle Rückerstattung, alle Beitragsveränderungen usw.).
2. Es ist erforderlich, dass bei Kündigungen immer das Datum zum Ende der Mitgliedschaft gesetzt wird.
3. Solange an den Daten des Altjahres keine Veränderungen mehr vorgenommen werden (nach der Einarbeitung aller das Jahr betreffenden Daten), bleibt die Statistik unverändert. Müssen nachträglich doch noch Veränderungen hinsichtlich Anzahl / Zahlungen vorgenommen werden, hat das entsprechende Auswirkungen auf die Statistik. Es wird daher empfohlen, nach Abschluss der Einarbeitungen einen kompletten Ausdruck vorzunehmen und zu archivieren, um evtl. spätere Veränderungen leichter nachvollziehen zu können.
3. Je nach aufgerufener Kennzahl können sich in Einzelfällen Abweichungen zu den anderen Listen ergeben. Diese sind jedoch i.d.R. mit Hilfe der Tabellen oder Buchungslisten erklärbar und sind auf ggf. unterschiedliche Betrachtungsweisen der Quelldaten zurückzuführen.
4. Für die Speicherung der Daten von Mitgliedern /Spendern einschließlich der Zahlungsdaten gelten gesetzliche Regelungen. Zugleich stellen die Regelungen der DSGVO bestimmte Anforderungen. Eine Löschung /Auslagerung von Mitgliedern / Spenderdaten hat direkt Auswirkungen auf die Statistik, bitte berücksichtigen Sie dies.
18.9. Tipps und Hinweise zum statistischen Jahresabschluss
a) Die Jahresstatistik kann/wird erst dann fix sein, wenn alle Veränderungen, die das alte Jahr betreffen korrekt eingearbeitet sind (insbesondere alle Kündigungen- auch für die Zukunft, alle RLS, alle Rückerstattung, alle Beitragsveränderungen ….) eingearbeitet sind. Dies gilt analog für die Erstellung der ZWB.
b) Es ist erforderlich, dass bei Kündigungen/Ausscheiden immer das richtige Datum gesetzt wird, auch dann, wenn das Kündigungsdatum erst nach dem letzten SEPA-Lauf eingetragen werden kann
c) Solange an den Daten des Altjahres keine Veränderungen mehr vorgenommen werden (nach der Einarbeitung aller das Jahr betreffenden Daten), bleibt die Statistik unverändert. Müssen nachträglich doch noch Veränderungen hinsichtlich Anzahl / Zahlungen vorgenommen werden, hat das entsprechende Auswirkungen auf die Statistik. Es wird daher empfohlen, nach Abschluss der Einarbeitungen einen kompletten Ausdruck vorzunehmen und zu archivieren, um evtl. spätere Veränderungen leichter nachvollziehen zu können.
d) Je nach angewendeter Methodik beim Aufruf von Statistiken können sich in Einzelfällen Abweichungen zu den dazugehörigen Listen ergeben. Diese sind erklärbar, (versch. Abfragelisten) aber natürlich manchmal verwirrend.
e) Für die Speicherung der Daten von Mitgliedern /Spendern einschließlich der Zahlungsdaten gelten gesetzliche Regelungen. Zugleich stellen die Regelungen der DSGVO bestimmte Anforderungen. Aktuell hat eine Löschung /Auslagerung von Mitgliedern / Spenderdaten gravierende Auswirkungen auf die Statistik. Deshalb raten wir derzeit davon ab.