9. Arbeitsabläufe

Nachfolgende werden Hilfsstellungen zu typischen Arbeitsabläufe vorgestellt.

Inhalt

9.1.    (Neu) Mitglied anlegen, Vorarbeiten beim Mitglied / Spender
9.2.    Daten aus Onlineformular übernehmen
9.3.    Kündigungen bearbeiten
9.4.    Mitgliedsausweis versenden

9.1. (Neu) Mitglied anlegen, Vorarbeiten beim Mitglied / Spender

a)    Bereich Stammdaten

•    Anrede
•    Name
•    Vorname
•    Straße inkl. Hausnummer
•    PLZ
•    Ort 
•    Geburtsdatum (ohne Geburtsdatum keine Nutzung der Geburtstagsliste möglich)
•    Bankdaten (IBAN oder BLZ + Kontonummer, Bankinstitut)
•    Mandat (=Mandatsreferenznummer, per Import oder systemgeneriert)
•    Mandatsdatum

b)    Bereich Mitgliedskonto (Mitgliedsbeziehung)

Durch klicken in das erste auszufüllende Feld z.B. Beitrag, wird die Mitgliederbeziehung geöffnet. 
•    Dienstleitung: Mitgliedschaft oder Spenden
•    Mitgliedsnummer = Kundenummer, per Import oder systemgeneriert
•    Betrag =Zahlbetrag, muss an den Abrechnungszeitraum nächster einziehbarer Betrag angepasst sein. 
•    Abrechnungszeitraum: Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr, Einmalig
•    Zahlungsform: Dauerauftrag, Selbstzahler, Barzahler Lastschrift  (bei SEPA).
•    Datum der 1. Fälligkeit = Datum, wann der Betrag erstmals aus der FMV eingezogen  werden soll
•    Nächste Fälligkeit per Import oder systemgeneriert
•    Bez.-Status muss auf „zahlend“ eingestellt sein.

c)    Bereich Mitgliedsdaten und Vereinsdaten OV

Feld Mitgliedsnr., die Mitgliedsnr. wird hier angezeigt, die Eingabe erfolgt in der Mitgliedsbeziehung
Feld Eintrittsdatum, das Eintrittsdatum wird hier angezeigt, die Eingabe erfolgt in der Mitgliedsbeziehung (ohne Eintrittsdatum keine Nutzung der  Jubiläumsliste möglich)
Rückholdienst, wenn angeboten: ja/nein
Flugdienst = Dieses Feld erscheint nur in der Mitgliedermaske, wenn der in den Vereinsdaten hinterlegt Mindestjahresbeitrag erreicht wird. 
Feld EinwohnermAmt.: Eingabe Abfragedatum
Feld Kündigungsgrund: Eingabe der vorg. Gründe möglich (für Statistik)
Feld Kündigungsbrief: Checkbox Häkchen setzen wenn Briefversand erfolgt ist, Datum des Versands
Vereinsdaten OV (wichtig für Statistik und OV Selektionen)

d)    Zeitschriftentitel hinterlegen

Wählen Sie im Bereich "Mitgliederverwaltung" die Zeitschriftentitel aus, die das jeweilige Mitglied bezieht. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Anschließend „Speichern“ nicht vergessen!

9.2.    Daten aus Onlineformular übernehmen

Im Zusammenspiel mit den Online-Formularen der aktuellen DRK-Musterwebseiten erhalten Sie eine bequeme und sichere Datenübernahme von Spenden und Mitgliedsanmeldungen. Nach Eingang der Daten im Bereich Onlineanmeldungen haben Sie die Möglichkeit, die Daten nach einer Sichtprüfung (Auge) mit Klick auf „Weiter“ in das System zu übernehmen. Die Sichtprüfung ermöglicht einen Abgleich mit gegebenenfalls bestehenden Stammdaten von Spendenden/Mitgliedern in der FMV. 

9.3.    Kündigungen bearbeiten

Hinweise: 
- Kündigungsdatum = Ende der Kundenbeziehung. Das Kündigungsdatum ist das Austrittsdatum zu dem die Mitgliedschaft enden soll, nicht das Eingangsdatum des Kündigungswunsches.
- Berücksichtigung der Besonderheiten zur SEPA-Vorlaufzeit. Bitte beachten Sie dazu die Hinweise  unter Kapitel „FMV SEPA-Vorlaufzeit“.
- Jede Kundenbeziehung kann/muss einzeln ein Kündigungsdatum erhalten.

• Kündigungsdatum (Ende der Kundenbeziehung/Austrittsdatum)
  • Bestehen zwei Kundenbeziehungen (Mitgliedschaft + Spende) muss entschieden werden, ob beide oder nur eine Kundenbeziehung beendet werden soll.
• Kündigungsgrund (für die Statistik)
  o    Altersgründe
  o    gesundheitliche Gründe
  o    finanzielle Gründe
  o    Mitgliedschaft nicht erwünscht
  o    Umgezogen
  o    verstorben
  o    Kündigung Organisation
  o    Alten-/Pflegeheim
  o    Rücklastschrift
  o    OV-Wechsel
  o    Sonstige

Mit Ablauf des Kündigungsdatums wird der Bez.Status automatisch auf „gekündigt“ und das Datum beim „Beitragsstopp“ gesetzt. Somit ist sichergestellt, evtl. Fälligkeiten nach dem Kündigungsdatum nicht mehr generiert werden.

Hinweis: Dieser Automatismus greift nur, wenn das Kündigungsdatum das aktuelle Datum oder ein Datum in der Zukunft ist.
Bsp.: Kündig. Datum = 31.12. Zum 01.01. wird die Kundenbeziehung automatisch auf „gekündigt“ gesetzt und es wird ein Beitragsstopp gesetzt.
Somit zählt die Kundenbeziehung am 31.12. noch als zahlend, ab 01.01. als gekündigt.

Liegt das Kündigungsdatum in der Zukunft so werden bis zum Erreichen des Kündigungsdatums noch offene Beiträge generiert, die in diesen Zeitraum fallen. Sollen keine offenen Beträge mehr generiert werden, setzen Sie das Datum für Beitragsstopp manuell auf das aktuelle Datum bzw. ab wann keine offenen Zahlungen mehr generiert werden sollen.

Hinweis: Bei Nutzung der SEPA-Vorlaufzeit muss geprüft werden, ob Kündigungen im Vorlaufzeitraum liegen. Hier müssen ggf. manuell noch Beitragsstopp gesetzt werden um Einzüge zu verhindern.

9.4.    Mitgliedsausweis versenden

Nachdem Ihr Mitglied offiziell in Ihrem Verband aufgenommen wurde (i.d.R. nach Annahme des Antrages durch OV /KV), können das Begrüßungsschreiben zusammen mit dem Mitgliedsausweis erstellt und versendet werden.
Hierzu rufen Sie das Neumitglied auf, klicken auf „Briefe & Mails“ in der Menüleiste oben und wechseln in den Bereich „Briefe & Mails“. Die Vorlage „Mitgliedsausweis (Art. nr. 01099)“ können Sie zur Begrüßung Ihres Neumitgliedes verwenden. Den Briefbogen mit Mitgliedsausweis können Sie auch im Rotkreuzshop.de bestellen (Artikel-Nr. 01099).

Die Dokumentation zum Versand des Briefes erfolgt automatisch unter Kontakt out beim Kunden.

Zusätzlich können Sie den Versand beim Mitgliedskonto dokumentieren
Mitgliedsausweis Checkbox + Datumsfeld
Willkommensbrief Checkbox + Datumsfeld