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Import von Kundendaten - Überblick

Der Import der Daten ist per Excel möglich. Benutzen Sie unsere zum Download angebotene Beispiel-Datei. Diese beinhaltet drei Reiter:

  • Importdatei Firmen
  • Importdatei Ansprechpartner
  • Importdatei Teilnehmer 

Firmen oder Kunden werden in dem Modul innerhalb der Teilnehmendenmaske nur angezeigt, wenn die Dienstleistung einem Kurstyp zugeordnet ist. Welche Kurstypen zur Auswahl stehen, können Sie in den Kursgrundeinstellungen oder im Bereich Teilnehmerimport (rechte Seite) einsehen.


Die Zuordnung von Ansprechpersonen und Teilnehmenden zu einer Firma erfolgt ausschließlich über die vom System vergebene Firmen-ID. Firmen müssen daher zunächst separat importiert werden. Anschließend können die Firmendaten über die Suche exportiert und die enthaltene firmen_id für weitere Importe verwendet werden. Dadurch ist eine eindeutige Zuordnung der Datensätze gewährleistet.

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Hinweise zur Aufbereitung der Daten

  • Telefonnummern, Fax und Mobilnummern:
    Es sind ausschließlich Zahlen und Leerzeichen zulässig. Bitte entfernen Sie Sonderzeichen wie /, ( oder ) vor dem Import, z. B. über „Suchen und Ersetzen“.
  • Vorbereitung der Datei:
    Entfernen Sie vor dem Import die nicht benötigten Reiter aus der Excel-Datei.
  • Import-Optionen auswählen:
     Legen Sie fest, wie mit bereits vorhandenen Kundendaten umgegangen werden soll:
    • Vorhandene Kunden ignorieren:
      Kundendaten aus der Importdatei werden nicht importiert, wenn beim Import erkannt wird, dass der entsprechende Kundendatensatz bereits in der KTV vorhanden ist.
    • Vorhandene Kunden aktualisieren:
      Die importierten Daten überschreiben vorhandene Daten in der KTV bzw. ergänzen bestehende Datensätze um zusätzliche Informationen. Zur Erkennung bereits vorhandener Datensätze wird u.a. die Kundennummer herangezogen, sofern diese im System eindeutig vergeben ist. Wird eine Übereinstimmung gefunden, ergänzt das System den bestehenden Kunden- bzw. Firmendatensatz um die importierten Informationen. Liegt keine Übereinstimmung vor, wird automatisch ein neuer Datensatz angelegt.
  • Datei hochladen:
    Mit einem Klick auf „Upload“ wird die ausgewählte Datei auf den Server geladen und eingelesen. Je nach Umfang der Daten kann dieser Vorgang geraume Zeit in Anspruch nehmen. Hinweis: Die Mitgliederdaten werden zu diesem Zeitpunkt noch nicht importiert.
  • Datensätze prüfen:

    Nach dem Upload und vor dem endgültigen Import können die Datensätze kontrolliert werden. Werden Fehler erkannt, kann die Fehlerliste als Datei heruntergeladen werden.

    Wichtig: Die Fehlerliste dient ausschließlich zur Information darüber, in welcher Spalte ein Fehler vorliegt. Änderungen sollten stets direkt in Ihrer ursprünglichen Upload-Datei vorgenommen werden.





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