Übersicht Rollouts

Löschen von Kursgrundeinstellungen (16.09.2025)
Beim Löschen von Kursgrundeinstellungen wird jetzt automatisch geprüft, ob noch Kurse mit diesem Kurskürzel verknüpft sind. Falls ja, wird das Löschen verhindert und folgende Meldung angezeigt: „Fehler: nicht gelöscht, es sind noch Kurse mit diesem Kurskürzel verknüpft.“ 

Auftragsarbeit: Neue Funktion um Teilnehmende abzurechnen (11.08.2025)
Ab sofort können Sie für alle erschienenen und als No-Show markierten Teilnehmenden eines Kurstermins mit einer Aktion die Rechnungsdaten für das Rechnungsjournal erzeugen.
So gehen Sie vor: Öffnen Sie im gewünschten Kurstermin den Bereich Abrechnung. Im Abschnitt Einnahmen finden Sie den neuen Button: „Alle unteren TN abrechnen“. Mit einem Klick auf diesen Button werden die Rechnungsdaten für alle betreffenden Teilnehmenden erstellt.
Die bisherige Möglichkeit zur Einzelübernahme und Prüfung von Rechnungen bleibt weiterhin bestehen und kann parallel genutzt werden.
 
Aus der Ideenwerkstatt: Anzeige der Mitgliedsnummer in der Teilnehmerliste (14.07.2025)
Wenn eine teilnehmende Person bereits Fördermitglied ist, wird ihre Mitgliedsnummer direkt in der Detailansicht innerhalb der Teilnehmerliste angezeigt.
Voraussetzungen:
Aktiviertes Modul Fördermitgliederverwaltung Bestehende aktive Mitgliedschaft mit dem Beziehungsstatus „zahlend“ Diese Erweiterung erleichtert das modulübergreifende Arbeiten, insbesondere im Zusammenspiel von Kursverwaltung und Mitgliederverwaltung.
 
Variablen für Bescheinigung freigeschalten (14.07.2025)
Die Variablen "TN-Bemerkung" und "Kursstammdaten Bemerkung" wurde für folgende Vorlagen (und deren Ableitungen) freigeschalten:
Teilnahmebescheinigung TN-Schein A4 TN-Schein A5 TN-Schein A5 Mona TN-Schein A6 Urkunde JRK Urkunde Kinder
 
Versand von TN-Listen Änderung vom 16.06.2025 zurückgenommen (14.07.2025)
Die Option „Mails senden“ ist wieder verfügbar. 
Bitte stellen Sie durch Ihren Arbeitsablauf sicher, dass keine sensiblen Informationen ungewollt weitergeleitet werden.
Sachbearbeitende, die ihren eigenen Kunden eine Teilnahmeliste zur Verfügung stellen möchten, müssen sicherstellen, dass die Liste datenschutzkonform bereitgestellt wird.
Bitte beachten Sie: Die Verantwortung für die sichere Weitergabe und Verarbeitung personenbezogener Daten liegt bei Ihnen.
 
Kurseinstellungen Kontrolle (16.06.2025)
In der Kursübersicht erscheint jetzt ein rotes X neben der Kursbezeichnung, wenn eine der folgenden Abweichungen vorliegt:
Die Kursbezeichnung wurde gelöscht. Die Kurstypzuordnung wurde verändert. Der Kurstyp wurde in der DLDB gelöscht.
Sind alle Verknüpfungen korrekt, wird stattdessen ein grünes Häkchen angezeigt.
So lässt sich auf einen Blick erkennen, ob die Kursgrundeinstellungen korrekt zur Anwendung kommen können.
 
Kennzeichnung von Online-Kursen (16.06.2025)
Im Rahmen der Weiterentwicklung der Kursverwaltung und Kursterminanzeige wurde eine neue Funktion eingeführt:
Kurse können ab sofort als „Online-Kurs“ deklariert werden. Diese Deklaration dient der Vorbereitung auf zukünftige Schritte im System.
Ziel: Perspektivisch soll die Kennzeichnung dazu genutzt werden, dass Kunden in der Kursterminanzeige direkt erkennen können, ob es sich um einen Online-Kurs handelt.
 
Auftragsarbeit: Debitorennummer und freie Rechnungen (16.06.2025)
Im Bereich freie Rechnungen des Rechnungsjournals wurde die Autovervollständigung weiter verbessert:
Zur besseren Unterscheidung gleichnamiger Kunden oder Firmen wird nun bei der Autovervollständigung zusätzlich die Debitorennummer angezeigt.
Dies erhöht die Treffsicherheit bei der Auswahl und verbessert die Übersichtlichkeit bei der Rechnungserstellung.
 
Import für Kursteilnehmende aktualisiert (16.06.2025)
Der Import sowie die Importdatei für die Aufnahme von Kursteilnehmenden in das Kursverwaltungsmodul wurden überarbeitet und erweitert.
Ab sofort können Sie beim Import folgende neue Anmeldearten für Teilnehmende angeben:
Selbstzahler Praxen und Firmen BG-Teilnehmer Mitarbeiter
Hinweise zur Verwendung:
Wird keine Anmeldeart in der Spalte „TN Anmeldeart“ hinterlegt, erfolgt die Zuordnung wie bisher: Der Teilnehmende wird als BG-Teilnehmer mit zugeordneter Firma hinterlegt.
Ist die Anmeldeart „BG Teilnehmer“, wird der BG-Satz automatisch aus den Vereinsdaten übernommen.
Bei allen anderen Anmeldearten (Selbstzahler, Praxen und Firmen, Mitarbeiter) wird der Teilnahmebetrag aus der Importdatei verwendet.
 
Auftragsarbeit: Sachbearbeitende Person im Rechnungsjournal angezeigt (16.06.2025)
Im Rechnungsjournal > Gebuchte Rechnungen steht ab sofort eine zusätzliche Spalte „Bearbeiter“ zur Verfügung.
Diese zeigt den Namen der Person, die die jeweilige Buchung im Rechnungsjournal ausgelöst hat.
Die Spalte ist sortierbar – sowohl aufsteigend als auch absteigend.
Damit erhält die Sachbearbeitung eine bessere Nachvollziehbarkeit, wer welche Buchungen vorgenommen hat.
 
Variable in Teilnahmebescheinigungen ergänzt (16.06.2025)
In den nachfolgenden Bescheinigungen wurde die Variable Firma/Org ergänzt:
TN-Schein A6 Teilnahmebescheinigung TN-Schein A5 MONA TN-Schein A5 TN-Schein A4 Urkunde JRK
 
Mailbetreff ergänzt um Rechnungsnummer (16.06.2025)
Ab sofort kann in der Mailkonfigutation (Email-Editor) die Rechnungsnummer in der Betreffzeile angegeben werden.
 
Upload-Funktion für Logos in Layouteditor (19.05.2025)
Bitte beachten Sie die aktuell gültigen Vorgaben des Styleguides zur Verwendung von Logos für Mitgliedsverbände, Einrichtungen und Partner! 
Im Layout-Editor haben Sie nun die Möglichkeit, bei verschiedenen Vorlagen eigene Logos hochzuladen. Es stehen Ihnen zwei Platzierungsoptionen zur Verfügung:
Logo-Upload links Logo-Upload rechts

Bitte stellen Sie sicher, dass das Logo im Format PDF, PNG oder SVG vorliegt, keine Schutzzone enthält und einen transparenten Hintergrund besitzt.
 
Auftragsarbeit: Erweiterung der Kursgrundeinstellungen um Einladung an TN (19.05.2025)
In den Kursgrundeinstellungen stehen drei neue Bereiche zum Hinterlegen von Vorlagen zur Verfügung.
Mail Einladung Firma Mail Einladung Firma (BG) Mail Einladung Person

Diese Vorlagen werden im Kurstermin unter dem Reiter „Teilnehmer“ eingebunden. Die dort hinterlegten Schreiben können gezielt an ausgewählte Teilnehmende versendet werden.
 
Dozentenabrechnung erweitert (19.05.2025)
Sowohl das PDF als auch die CSV-Datei für die Dozentenabrechnung in einem Kurstermin wurden um die Variable Personennummer ergänzt.
Diese können Sie im Menüpunkt „Dozenten“ beim jeweiligen Dozenten hinterlegen.
 
Auftragsarbeit: BuHa-Export um neue Formate erweitert (09.04.2025)
Erweiterung des BuHa-Exports um zusätzliche Formate
Der Buchhaltungs-Export wurde um folgende Formate ergänzt:
    FS     Scopevisio     Konfigurationen für DATEV
Bei Bedarf an individuellen Anpassungen senden Sie bitte eine E-Mail an support@drkservice.de. Wir erstellen Ihnen gern ein entsprechendes Angebot.
Fernern bitten wir weiterhin um Informationen, wie die Verarbeitung von Abrechnungen mit mehreren Posten und ggf. unterschiedlichen Erlöskonten erfolgen soll.
 
ZUGFeRD-Unterstützung für Rechnungen (09.04.2025)
Unsere Rechnungen sind ab sofort ZUGFeRD-kompatibel. Damit erfüllen sie die Anforderungen an den elektronischen Rechnungsstandard für eine strukturierte und automatisierte Verarbeitung.
Das PDF wird wie gewohnt erstellt und an den Empfänger übermittelt. Die eingebettete XML-Datei wird z.B. in die Buchhaltungssoftware oder ein spezielles Rechnungsportal importiert und die XML-Daten automatisch aus der PDF extrahiert und maschinell verarbeitet.
 
Auftragsarbeit: Erweiterung der Kursgrundeinstellungen um Mail an TN (09.04.2025)
In den Kursgrundeinstellungen stehen zwei neue Bereiche zum Hinterlegen von Vorlagen zur Verfügung.
Mail an TN 2 Mail an TN 3
Diese Vorlagen werden im Kurstermin unter dem Reiter „Teilnehmer“ eingebunden. Die dort hinterlegten Schreiben können gezielt an ausgewählte Teilnehmende versendet werden.
 
Auftragsarbeit: Neugestaltung des Seitenmenüs unter Briefe & Mails (09.04.2025)
Die Abschnitte Briefe, Empfänger und Mailanhänge wird in separaten Reitern dargestellt. Zur besseren Übersicht wird zusätzlich die Anzahl der hinterlegten Anhänge direkt am entsprechenden Reiter angezeigt.
 
Variable: Empfänger Geburtsort (10.03.2025)
In den folgenden Vorlagen steht nun die Variable "Empfänger Geburtsort" zur Verfügung:
Briefbogen DIN A4 TN-Checkkarte TN-Schein A4 TN-Schein A5 TN-Schein A5 Mona TN-Schein A6 Teilnahmebescheinigung
 
Variable: Kurstermine neu/überarbeitet (10.03.2025)
Es stehen nun zwei Darstellungsoptionen für Kurstermine in einem Schreiben zur Verfügung, besonders nützlich für mehrtägige Veranstaltungen:
Kurstermine (Block): Zeigt die Kurstermine untereinander. Kurstermine: Zeigt die Kurstermine hintereinander in einer Zeile.
 
Auftragsarbeit: Upload von Dokumenten in einem Kurstermin (10.03.2025)
In einem Kurstermin können Sie nun in den Abschnitten Teilnehmer und Kursunterlagen individuell PDF-Dateien hochladen.
Teilnehmer: Klicken Sie für einen Upload auf das Auge bei PDF-Anhang. Kursunterlagen: Klicken Sie auf Neues Dokument einfügen.
 
Auftragsarbeit: Rechnungsnummer als Dateiname (10.03.2025)
Die im Rechnungsjournal zum Download verfügbaren PDF-Rechnungen enthalten nun die Rechnungsnummer.
 
Neue Vorlage: Tischaufsteller (14.01.2025)
Ab sofort steht Ihnen die neue Vorlage Namensschild Tisch 2 zur Verfügung. Mit dieser können der Verband, die Funktion aus den Stammdaten sowie Vor- und Nachname sowohl auf der Vorder- als auch auf der Rückseite des Aufstellers dargestellt werden.
 
Neue Vorlage: Namensschilder (16.12.2024)
Die neue Vorlage "Namensschilder" ermöglicht das Erstellen von Namensschildern im Format 90 x 60 mm. Auf den Schildern werden Vor- und Nachname, die Organisation/Firma sowie die Funktion aus dem entsprechenden Feld der Teilnehmermaske abgebildet.
 
Kursübersicht: Optimierter Ladeprozess (16.12.2024)
Die Kursübersicht ist nun mit einem verbesserten Ladeprozess verfügbar. Es werden zunächst die Kurstermine angezeigt, während zusätzliche Informationen nachgeladen werden. Dieses Update sorgt für eine schnellere Darstellung der wichtigsten Daten und eine optimierte Nutzererfahrung.
 
Briefvorlage "Rechnung Bezahlsystem" erweitert (11.11.2024)
Die Variable für den Bezahltext bei PayPal-Zahlungen wurde um den Transaktionscode sowie die Zahlungsnummer erweitert. Dies erleichtert Ihnen und Ihren Kunden die Zuordnung der Zahlungen.
 
PDF-Name beim Mailversand aktualisiert (11.11.2024)
Beim Versand von Bestätigungen oder Geschäftsbriefen per E-Mail wurde bisher das erzeugte PDF-Dokument mit dem allgemeinen Namen „Dokument 0“ an die Empfänger gesendet. Mit dem aktuellen Rollout wird nun – wie bereits beim Versand von Rechnungen – der spezifische Briefname im Anhang angezeigt. Diese Anpassung sorgt für eine klarere Zuordnung und bessere Übersichtlichkeit der versendeten Dokumente.
 
Änderungen beim Rechnungsversand per Mail (11.11.2024)
Mit dem aktuellen Rollout wird beim Rechnungsversand ab sofort auf die Angaben im E-Mail-Editor unter "Briefe & Mails" zurückgegriffen. Das bedeutet, dass Sie für jede Rechnungsvorlage einen Standardtext für den Mailversand hinterlegen können.
Besonderheit: Vor dem endgültigen Versand aus dem Rechnungsjournal heraus können Sie den Mailtext vorübergehend anpassen.
Details zur Bearbeitung der Mailtexte finden Sie in den Rollout-Informationen:
Mailtext, -betreff und Signatur Teil 1 (06.03.2024) Hinweise zur Bearbeitung der Mailtexte Teil 2 (06.03.2024)
 
Auftragsarbeit: Export Rechnungsdaten für eGecko (11.11.2024)
Der Rechnungsexport für eGecko steht Ihnen als Beta-Version in den Vereinsdaten zur Verfügung. Für individuelle Anpassungen oder weiteren Exportformaten kontaktieren Sie bitte support@drkservice.de.
 
Auftragsarbeit: Erweiterung der Abrechnung (07.10.2024)
Die neue Funktion ermöglicht es Ihnen, abgemeldete Teilnehmende einfach und übersichtlich abzurechnen.
Was ist neu? Teilnehmende mit dem Status "abgemeldet" werden nun unter dem Menüpunkt "Abrechnung" in einem neuen Reiter „Abgemeldet“ aufgelistet. Dort können diese bei Bedarf für Abrechnungszwecke ausgewählt und abgerechnet werden.
Vorteile für Sie:
Übersichtliche Auflistung aller abgemeldeten Teilnehmenden. Direkte Möglichkeit zur Abrechnung dieser Teilnehmenden aus dem neuen Reiter.
Hinweis: Eine Abrechnung abgemeldeter Teilnehmender mit Berufsgenossenschaften ist nicht möglich. In diesen Fällen ändern Sie die Abrechnung bitte auf „Praxen und Firmen“.
Mit dieser Erweiterung sorgen wir für mehr Transparenz und Flexibilität bei der Verwaltung und Abrechnung von Kursen.
 
Beitrag aus der Ideenwerkstatt: Neue Funktionen zur Teilnehmeranmeldung und Mailversand (07.10.2024)
Im Rahmen des aktuellen Rollouts wird ein weiterer Wunsch aus der Ideenwerkstatt umgesetzt. Ab sofort wird die Information, welche Ansprechperson einen Teilnehmer online angemeldet hat, direkt in den Kurstermin übernommen.
Vorteile für Sie:
Sie haben im Kurstermin immer den Überblick, wer den Teilnehmer online angemeldet hat. Die Information ist bequem über das Mouseover in der Spalte "Firma" im Menü "Teilnehmer" abrufbar. Hier sehen Sie  den Hinweis „Online-AP: Vorname, Name“.
Verbesserung beim Mailversand:
Bei der Erstellung eines Briefes wird ab sofort automatisch diese Ansprechperson als Empfänger vorgeschlagen. Beim Versand einer Mail wird der Empfänger automatisch in den Brief übernommen und aktualisiert.

Hinweise: Falls mehrere Ansprechpersonen einer Firma Teilnehmer für einen Kurs angemeldet haben, wird eine gemeinsame Bestätigung an eine der Ansprechpersonen versendet.
Diese Funktion steht aktuell nur für den E-Mail-Versand zur Verfügung. Für den Postversand von Briefen ist diese automatische Anpassung derzeit nicht verfügbar.
 
Beitrag aus Ideenwerkstatt: Weitere Posten in Rechnung aufnehmen - BETA Version - kein Rechnungsexport möglich (07.10.2024) 
Wichtiger Hinweis! Dies ist in weiterer Schritt zur Umsetzung der Funktion. Sie können die Posten noch nicht an den BuHa-Export übergeben.
Mit dem aktuellen Rollout kann nun auch die freie Rechnung/Gutschrift sowie die automatische Gutschrift mehrere Posten verarbeiten und in der Briefvorlage darstellen.
Zum Buha-Export
Die Aufstellung der gesplitteten Datensätze in den Exporten ist noch nicht umgesetzt. Erstellen Sie daher keine Rechnungen mit zusätzlichen Posten, wenn Sie die Daten mittels eines Exports Ihrer Buchhaltung zur Verfügung stellen möchten! Wenn Sie Hinweise oder spezifische Anforderungen für die Aktualisierung des BUHA-Exportes einbringen möchten, schreibe Sie bitte eine Mail an support@drkservice.de.
 
Beitrag aus Ideenwerkstatt: Weitere Posten in Rechnung aufnehmen - BETA Version - keine Gutschriften / kein Rechnungsexport möglich (09.09.2024)
Wichtiger Hinweis! Dies ist der erste Schritt zur Umsetzung der Funktion. Sie können die Posten noch nicht an den BuHa-Export übergeben. Inhaltlich korrekte Gutschriften können ebenfalls noch nicht erstellt werden. Die Anpassung der BuHa-Exporte sowie die Bereitstellung der Funktion für freie Rechnung/Gutschrift sowie automatische Gutschrift stehen im nächsten Rollout zur Verfügung.
Posten hinzufügen
Beim Anlegen einer Rechnung können Sie nun weitere Posten hinzufügen. Kurstermin> Abrechnung>TN-Abrechnen > Posten hinzufügen. Jeder Posten kann mit einem eigenen Mehrwertsteuersatz versehen werden.

zur Briefvorlage
Das Widget "Tabelle der Rechnung", welches zur Darstellung der Rechnungsdaten in den Rechnungsvorlagen verwendet wird, wurde erweitert, um die Darstellung zusätzlicher Posten zu ermöglichen.

Zum Buha-Export
Die Aufstellung der gesplitteten Datensätze in den Exporten ist noch nicht umgesetzt. Erstellen Sie daher keine Rechnungen mit zusätzlichen Posten, wenn Sie die Daten mittels eines Exports Ihrer Buchhaltung zur Verfügung stellen möchten!
 
Beitrag aus Ideenwerkstatt: Mehrwertsteuersatz beim Kursbetrag (09.09.2024) 
In den Kursgrundeinstellungen kann der zugrunde liegende Steuersatz für den Kursbetrag einer Kursbezeichnung festgelegt werden. Der Kursbetrag wird als Bruttobetrag angegeben.
Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Keine MwSt. (Standardeinstellung) 7% 19%
Der ausgewählte Steuersatz wird auch in die Kursstammdaten übernommen und angezeigt. Bei Bedarf ist hier eine Änderung noch möglich.
 
Hinweis zu Rechnungen: Widget "Tabelle der Rechnungen" (09.09.2024)
Im Zuge der Neuprogrammierung zur Angabe zusätzlicher Posten und Mehrwertsteuer in den Rechnungen wurde das Widget "Tabelle der Rechnungen" angepasst.
Die Tabelle wurde umstrukturiert, sodass mehrere Posten sowie die Aufschlüsselung der Mehrwertsteuersätze dargestellt werden können.
Die Änderung gilt ab sofort für folgende Briefvorlage und deren Ableitungen: Rechnung für Firmen und Personen.
In folgende Briefvorlagen und deren Ableitungen gilt die Neuerung aktuell nicht: Rechnung / Gutschrift frei, Rechnung Sammel BG/Fa, Rechnung für BG
 
Auftragsarbeit: Status von Teilnehmenden (09.09.2024)
Kurstermin> Bereich Teilnehmer> Detailansicht eines Datensatzes
Jeder Teilnehmende erhält bei Anmeldung den Status "angemeldet".
Der Status kann manuell auf "abgemeldet" geändert werden.  Im Zuge dessen wird automatisch das Feld "Grund" eingeblendet. Bei Bedarf kann zwischen "Krankheit", "Verband" oder "  " ausgewählt werden.
Steht ein Teilnehmer auf "abgemeldet" wird der Datensatz automatisch auf eine separate Liste übertragen, die "Abmeldeliste". Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn entsprechende Einträge existieren. In der Abmeldeliste wird das Abmeldedatum vermerkt.
 
Variable Empfänger Firma, Org und Empfänger Firma, Org 2 (09.09.2024)
Die Restriktion, dass beim Versand eines Briefes über die Kunden- und Teilnehmermaske eines einzelnen Kunden die Firmenangaben im Brief unterdrückt wird, wurde entfernt. Sie bleibt nur in der Mitgliederverwaltung weiterhin bestehen, um sicherzustellen, dass Privatpersonen mit eingetragener Firma weiterhin als Privatperson angeschrieben werden.
 
Abschaltung Bereich Briefe&Mails Old (09.09.2024) 
Bitte beachten Sie, dass der alte Bereich "Brief&Mails old" ,wie am 05.08.2024 bereits angekündigt, nun deaktiviert wird. Dies bedeutet, dass ab dem 09.09.2024 der Zugriff auf "Brief&Mails old" nicht mehr möglich ist. Die neue Version  "Briefe&Mails" ist seit dem 11.12.2023 im Einsatz und hat den alten Bereich bereits abgelöst. 
 
Filter im Bereich Onlineanmeldung (19.08.2024)
Im Bereich Onlineanmeldungen wird jetzt ein Suchfeld angezeigt. In diesem Suchfeld kann nach Kurskürzel, Kursbezeichnung (auch nach Bestandteilen), Teilnehmer-Vorname oder Teilnehmer-Nachname gefiltert werden. Ist der gesuchte Teilnehmer Teil einer Firmenanmeldung, werden die weiteren Teilnehmer sowie der Ansprechpartner ebenfalls im Suchergebnis angezeigt.
Das Suchergebnis wird in der ersten Spalte grün hervorgehoben.
 
Hinweis wenn Mailversand nicht möglich ist (05.08.2024)
Die Exportliste zur temporären Ansicht und zum Download von erstellten Schreiben wurde erweitert.
Visuelle Darstellung von Versandproblemen: Schreiben, die aufgrund der (fehlenden) E-Mail-Adresse nicht versendet werden können, werden nun deutlich neben dem Diskettensymbol durch ein weißes Ausrufezeichen auf rotem Grund signalisiert. Diese Markierung hilft Ihnen schnell zu erkennen, welche Empfänger betroffen sind.
Detailansicht und Download von Empfängerlisten: Wenn Sie den Mauszeiger auf das Ausrufezeichen-Symbol setzen, erhalten Sie eine detaillierte Auflistung der Empfänger, bei denen der Versand nicht erfolgen konnte. Durch einen Klick auf das Symbol können Sie sich diese Liste als CSV-Datei herunterladen und die Daten im Nachgang ggf. im System ergänzen.
Dokumentenablage und Fehlerhinweise: Auch wenn der Versand per E-Mail nicht möglich war, werden die betroffenen Schreiben weiterhin in der Dokumentenablage abgelegt. Zusätzlich wird nun unter "Kontakt out > Ergebnis" der Hinweis "Fehler bei Mailversand" angezeigt. Dies gibt Ihnen sofort einen Überblick über den aktuellen Status des Mailversands und eventuelle Probleme.

Rechnungsnummer bis zu 10 Stellen möglich (05.08.2024)
Vereinsdaten> Nummernkreis für Rechnungsnummern
Für die laufende Nummer sind nun bis zu 10 Stellen möglich.

Löschung von Rechnungen in Dokumentenablage unterbunden (05.08.2024)
Die über das Rechnungsjournal abrufbaren Rechnungen, werden aus der Dokumentenablage des Kunden abgerufen.
Die Möglichkeit, Rechnungen in der Dokumentenablage beim Kunden zu löschen, wurde daher unterbunden.
Dies trifft auf alle Standardvorlagen für Rechnungen und deren Ableitungen zu.
 
Beitrag aus der Ideenwerkstatt: Löschhinweis erweitert (05.08.2024)
Vor der Löschung bzw. Stornierung von Datensätze wird ein Warnhinweis angezeigt, der bestätigt werden muss.
Dieser Warnhinweis wird nun in folgenden Bereichen um die Anzahl der ausgewählten Datensätze ergänzt:
Teilnehmerliste Firmenliste Suche Rechnungsjournal
 
Beitrag aus der Ideenwerkstatt: Archiv für Rechnungen ab 2 Jahren (05.08.2024)
Rechnungen, die zum Tagesdatum bereits zwei Jahre zurückliegen, werden künftig in einem eigenen Reiter dargestellt.
Das Rechnungsjournal unterteilt sich daher nun wie folgt:
Rechnungsdaten (Rechnungsdaten aus den Kursen) gebuchte Rechnungen (finalisierte Rechnungsdaten) Rechnungen Archiv (älter 2 Jahre)
 
Beitrag aus der Ideenwerkstatt: Weitere Filter in der Kursübersicht (05.08.2024)
Die Selektionsmöglichkeiten von angelegten Kursterminen wurden angepasst bzw. erweitert (Kennzeichnung mit *).
Folgende Filter stehen nun zur Auswahl:
Kurs-Nr.: [Eingabefeld] Kursbez.: [Eingabefeld] Kurstypen: [Dropdown, s. Kursgrundeinstellungen] Dozent: [Eingabefeld] * Firma: [Eingabefeld] * Kurs von ...bis...[Kalender] Kurstatuts [Dropdown: Leer = alle, wird durchgeführt, fällt aus] * Zeitraum [Dropdown: Leer = alle, vergangene Kurse, zukünftige Kurse] * Teilnehmer [Dropdown: Leer = alle, min. TN nicht erreicht, max. TN überschritten] * Firmenkurs [Dropdown, Leer = alle, Firmenkurs = sucht nach Kursen mit Firmenzuordnung, kein Firmenkurs = sucht nach Kursen ohne Firmenzuordnung ] * Kurse ohne Dozenten [Checkbox] nicht abgerechnete Kurse  [Checkbox] Kurse mit freien Plätzen [Checkbox] *
 
Beitrag aus der Ideenwerkstatt: Aktualisierung der Kursübersicht (05.08.2024)
In der Kursübersicht werden wie gehabt die Kurstermine wie folgt getrennt:
Aktuelle Kurse der nächsten Monate (ab "Tagesdatum") Nicht abgerechnete Kurse (älter als "Tagesdatum") Alle abgerechneten Kurse Alle Suchresultate; nur Sichtbar bei Nutzung der Filter zur Darstellung der Suchergebnisse

Die Trennung erfolgt nun in Reitern. Diese erlaubt eine höhere Anzahl an aktuellen Kursterminen in der Ansicht und eine schnellere Ladezeit der Seite.
 
Dateiablage für TN-Listen (08.07.2024)
Bereich Kurstermin> Kursunterlagen > letzte gedruckte Briefe
Erstellte Schreiben, die auf der Vorlage "TN-Liste" basieren, werden künftig in dem o.g. Bereich dauerhaft zum Download angeboten. Sie können die erstellten TN-Listen jederzeit über das Diskettensymbol herunterladen.
Alle weiteren Schreiben werden, wie in der Exportliste, maximal 7 Tage vorgehalten.
 
Exportliste bei Dozenten-Tage (08.07.2024)
Im Bereich Dozententage wird nun die Exportliste zum Download erstellter Schreiben angezeigt.
 
Variablen zur Abbildung der Kurszeit (08.07.2024)
Zur Darstellung der Kurszeiten wurden nun weitere Variablen ergänzt. Es stehen nun nachfolgende Variablen zur Auswahl.
Einzeldatum:
Kurstag, erster Tag (Datum) Kurstag, letzter Tag (Datum)

Einzelzeiten:
Kurstag, erster Tag Anfang (Zeit) Kurstag, erster Tag Ende (Zeit) Kurstag, letzter Tag Anfang (Zeit) Kurstag, letzter Tag Ende (Zeit)

Block Auflistung Einzeltage mit Datum und Uhrzeit:
Kurstermine
 
Druckhistorie und Downloads von Briefen und Mails Teil 2 (17.06.2024)
Nun erfolgt Teil 2: Überarbeitung des Workflows
Die Erstellung der Briefe und Mails erfolgt weiterhin über das Exportfenster. Dieses wird aber nicht mehr bei jedem Briefversand in der Anwendung sichtbar.
Erstellen Sie einen Brief für eine Person / einem Verteiler, so wird Ihnen nach Fertigstellung automatisch das Ergebnis als Download angeboten.  Sollten mehrere Fertigstellungen gleichzeitig laufen, dann können Sie die weiteren Ergebnisse über die "Exportliste" herunterladen.  Versenden Sie einen Brief per Mail, so können Sie sich bei Bedarf diesen Brief im Nachgang über "Exportliste" herunterladen.
 
Druckhistorie und Downloads von Briefen und Mails (27.05.2024)
Die Erstellung für Briefe und Mails wurde überarbeitet. Ab sofort werden folgende Funktionen angeboten:
Mail und Druckhistorie der erstellten Schreiben, max. 7 Tage Dauer eines Exportes kann mitverfolgt werden Es können mehrere Exporte gleichzeitig gestartet werden (Warteschlange) Über einen Export-Button können die erstellten Schreiben heruntergeladen werden, max. 7 Tage

Dafür erfolgt die Erstellung der Briefe und Mails über ein Export-Fenster. Das ist technisch notwendig, um die o.g. Vorteile zu ermöglichen. Der Workflow wird hier an die neuen technischen Abläufe angepasst. 
Die Umsetzung dieses Projektes erfolgt daher in zwei Schritten.
1. Teil: Technische Umsetzung (aktuelles Rollout)
2. Teil: Überarbeitung des Workflows (nächstes Rollout)
 
Kursgrundeinstellung und Kursnummern (06.05.2024)
Bitte beachten Sie die Neuerungen für die Vergabe von Kursnummern. Es gibt nun drei unterschiedliche Vergabemöglichkeiten:
1. Standard
Jede angelegte Kursbezeichnung erhält mit Hilfe des Felds: autom. Kursnummer und Festlegen einen eigenen Nummernaufbau und eine eigene Startnummer.
2./3. Im Reiter "Allgemeine Einstellungen" stehen zwei weitere Optionen zur Auswahl.
lfd. Nummer (Format von Kursbez.): Hier können Sie einen Startwert für die laufende Nummer hinterlegen, die über alle Kursbezeichnungen hinweg gezählt wird. Beim Format / Nummernaufbau gelten weiterhin die Einstellungen in den jeweiligen Kursbezeichnungen. Hinweis: Die laufende Nummer kann dann nicht mehr je Kursbezeichnung editiert werden.

Allgem. Einstellungen (Format + lfd. Nummer): Hier können Sie das Format sowie die laufende Nummer definieren, was für alle Kursbezeichnungen gelten soll. Hinweis: Die Einstellung können dann nicht mehr je Kursbezeichnung editiert werden.

Weitere Neurungen: 
In der Detailansicht der Kursbeziehungen finden Sie das Feld individueller Code. Der Inhalt dieses Feldes kann für den Aufbau der Kursnummer herangezogen werden:  Jahr/indiv. Code/lfd. Nr. (YYYY-IC-NN)
 
Kursgrundeinstellungen Änderungen (06.05.2024)
Die Darstellung in den Kursgrundeinstellungen wurde neu sortiert.
Oben links: Liste der Kursbezeichnungen Oben rechts: Detailauswahl für eine Kursbezeichnung Darunter: Einstellungen zum Briefversand für die ausgewählte Kursbezeichnung Unten links: Auflistung der Briefvorlagen für die ausgewählte Kursbezeichnung Unten rechts: Bereich für die Dozentenvergütung für die ausgewählte Kursbezeichnung

Neu ist der zusätzliche Reiter:  Allgemeine Einstellungen
Hier können Einstellungen bezüglich des Kursnummernaufbaus festgelegt werden.
 
Rechnungsnummern angepasst (06.05.2024)
Es ist zwingend notwendig, dass Rechnungsnummern nur einmal ausgestellt werden können.
Daher erfolgt nun eine weitere Prüfroutine, ob eine Rechnungsnummer bereits vergeben wurde, bzw. in dem Moment der Erstellung bereits von einem anderen Sachbearbeiter / einer anderen Sachbearbeiterin verwendet wird.
Die Möglichkeit Rechnungen ohne diesen Automatismus zu erstellen, wird es künftig nicht mehr geben. Daher ist die Aktivierung des Rechnungsnummernkreislaufes verpflichtend. In den Vereinsdaten wurde die Option ohne Automatismus Nummern zu erstellen entfernt.

Hinweis für Kunden, mit mehreren Modulen:
Haben Sie in allen Modulen den identischen Nummernkreislauf eingepflegt, wird die fortlaufende Nummer über alle Module hinweg hochgezählt, um Dopplungen zu unterbinden. Alternativ nutzen Sie die Möglichkeit mit Hilfe der Präfixe, den Nummernkreislauf für jedes Modul zu individualisieren. Dann können Sie jeweils bei z.B. 00001 starten.
 
Dozenten und Mailversand (06.05.2024)
Um den Versand von Briefen & Mails an Dozenten auszubauen wurden Anpassungen in der Brieflogik vorgenommen.
Somit ist es nun auch wieder möglich über den Menüpunkt "Dozenten" mit selektierten Dozenten in den Bereich Briefe&Mails zu wechseln.

Variable "Stempel" Anpassungen (15.04.2024)
Die Variable "Stempel" wurde angepasst. Die Variable kann nun in einen Fließtext eingefügt werden, ohne einen Umbruch zu erzeugen.

Zu den Variablen "Mail Dozent Einzeltermin" (15.04.2024)
Die Variablen wurden erweitert. Zur Darstellung der Kurstage und - zeiten stehen nachfolgende Variablen zur Verfügungen.
Kurstermine --> Auflistung aller Kurstermintage inkl. den jeweiligen Uhrzeiten als Block, linksbündig erste Kurszeit --> Startzeit vom ersten Termin letzte Kurszeit --> Endzeit vom ersten Termin erster Kurstag --> Erster Tag letzter Kurstag --> Letzter Tag Datum selektierter Tag --> ausgewählter Tag bei Dozenten-Tage > Kurstage erste Kurszeit selektierter Tag --> Startzeit vom ausgewählten Tag bei Dozenten-Tage > Kurstage  *Neu letzte Kurszeit selektierter Tag --> Endezeit vom ausgewählten Tag bei Dozenten-Tage > Kurstage  *Neu

Mitgliedsdaten in Teilnahmemaske (15.04.2024)
Die Stammdaten eines Kunden aus dem Modul Fördermitgliederverwaltung (FMV) können nicht in der Teilnahmemaske der KTV-KiFam bearbeitet werden. Diese Daten werden ausgegraut.

TN-Schein A6 als Einzeldruck (25.03.2024)
Beim Ausdruck der Standardvorlage "TN-Schein A6" oder deren Ableitungen kann nun zwischen einem Schein und zwei Scheinen je Kunde gewählt werden.

Mailtext, -betreff und Signatur Teil 1 (06.03.2024)
Sie können nun die Begleit-Mail für den Versand von Informationen per Mail konfigurieren.
Die Einstellung kann für jede Briefvorlage vorgenommen werden. So können Sie unterschiedliche Hinweise und passende Texte zu Ihren Informationen formulieren.
Da es sich um individuelle Einstellungen handelt, sind die Anpassungen nur bei individuellen Briefen möglich.
Bitte beachten Sie, dass die Mail nicht die eigentlichen Informationen aus den Briefen abbilden soll, daher ist die neue zusätzliche Auswahl an Variablen für die Mail beschränkt.
Folgende Bereiche können nun unter Briefe&Mails> Email-Editor angepasst werden:
Betreff Text Signatur

So gehen Sie vor:
1. Wählen Sie eine individuelle Briefvorlage aus. Klicken auf Email-Editor.
2. Es öffnet sich ein Fenster zum Bearbeiten der Mail.
3. Unten Links finden Sie den Button "Vorschau". Bitte beachten Sie, dass  ohne konkrete Daten nicht alle Variablen ausgefüllt werden.
4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und Speichern Sie diese unten rechts ab. Ein zusätzliches Speichern des Briefes ist nicht notwendig.

Hinweise zur Bearbeitung der Mailtexte Teil 2 (06.03.2024)
Zur Bearbeitung des Betreffs
Sie können einen passenden Betreff eingeben und mit den direkt darunter aufgeführten Variablen ergänzen.
Die Variablen werden in der Reihenfolge der Übernahme aufgelistet.

Zur Bearbeitung des Textes
Sie können den bestehenden Text überarbeiten. Weitere Variablen finden Sie in dem Dropdown links. Da die Texte nicht den Inhalt der Schreiben wiedergeben sollen, ist die Auswahl der Variablen fix begrenzt.

Zur Bearbeitung der Signatur
Das editierbare Widget Signatur bietet Ihnen die Möglichkeit Änderungen vorzunehmen.
Absender (manuell) gilt für alle Mails, die manuell ausgelöst werden. autom. Übernahme gilt für alle Mails, die im Zuge der automatischen Onlineübernahme ausgelöst werden.

Das bedeuten die Auswahlmöglichkeiten im Einzelnen:

• angemeldeter Benutzer = der Sachbearbeitenden selbst + die Gliederungsdaten aus der Benutzerverwaltung 
• ausgewählter Benutzer = ein Sachbearbeiter der Benutzerverwaltung nach Wahl + die Gliederungsdaten aus der Benutzerverwaltung
• Haupt ASP des Kurses = Hauptansprechpartner 1 aus der Dienstleistungsdatenbank die Gliederungsdaten aus der Benutzerverwaltung -> oder die Option "Sammelmail" + Gliederungsdaten aus der Benutzerverwaltung
• manuell = Maske zum Festlegen eigener Informationen und angepasster Gliederungsdaten.

Zeilenanzahl und Lehrzeilen in TN-Liste (06.03.2024)
Innerhalb der TN-Liste steht das editierbare Widget "Teilnehmerliste" zur Festlegung der Spalten zur Verfügung. Dieses verfügt nun über zwei neue Optionen:
Mindestanzahl Angehängte Zeilen
Die Mindestanzahl legt fest, wie viele Zeilen mindestens auf der ersten Zeite generiert werden. Das Minimum hierbei ist 10 Zeilen und kann nicht unterschritten werden. Hinweis: Die tatsächliche Anzahl der Zeilen richtet sich stets nach dem Umfang der erzeugten Tabelle. Bsp. Sie wählen als Mindestanzahl 20 Zeilen aus, aber aufgrund der umfangreichen Teilnehmenden-Informationen, können nur 16 auf einer Seite abgebildet werden.
Mit der Auswahl angehängte Zeilen können Sie festlegen wie viele leere Zeilen am Ende der Liste zusätzlich erzeugt werden sollen. Somit haben Sie die Option die Liste handschriftlich fortzuführen.

Onlineübernahme Info zu Paypal (06.03.2024)
Im Bereich Onlineübernahme > Auflistung der Anmeldungen gibt es nun die Spalte "gezahlt (PayPal)". Hier wird der Transaktionscode sowie die Zahlungsnummer angezeigt, sofern eine PayPal-Zahlung vorliegt.
Beim Versuch diese Anmeldung zu löschen, wird ein Warnhinweis ausgegeben (Bsp.):
1 Onlineanmeldung wirklich löschen? Eine PayPal-Zahlung ist damit verbunden!
oder
2 Onlineanmeldungen wirklich löschen? Achtung! Mindestens eine PayPal-Zahlung ist vorhanden.

Mailversand aus Kurs ohne alle Mailadressen (06.03.2024)
Ab sofort haben Sie die Möglichkeit den Mailversand im Kurstermin unter Teilnehmer und Kursunterlagen auszulösen, auch wenn Ihnen nicht alle Mailadressen vorliegen.
In der Auflistung "Empfänger vom Brief" werden die fehlenden Mailadressen weiterhin rot umrandet. Wenn Sie nun auf "versenden" klicken, dann erscheint folgender Hinweis (Bsp.):
Bitte korrigieren Sie die Emailadressen oder der Brief wird nur an 15 von 16 Empfänger versendet!
Klicken Sie auf "Weiter" um den Mailversand dennoch auszulösen oder auf "Abrechen" um ggf. Mailadresse anzupassen.

Neue Stelle Auswahl Variablen (06.03.2024)
Die Auflistung der Variablen unter Briefe&Mails wandert von ganz rechts nach ganz links in der Ansicht.

Anpassung Auswahl Selbstzahler (06.03.2024)
Ist bei einem Teilnehmenden in einem Kurstermin > Teilnehmer die Abrechnungsform "Praxen und Firmen", "BG-Teilnehmer" oder Mitarbeiter (intern) ausgewählt, so wird das Feld Firma angezeigt. Dies ist relevant für die Erstellung von Bestätigungen und Abrechnungen.
Um sicher zu stellen, dass die Information zu einer bestehenden Firmenzugehörigkeit nur in den drei o.g. Fällen im weiteren Workflow zum Tragen kommt, wird ab sofort das Feld Firma ausgeblendet, wenn die Abrechnungsweise Selbstzahler" ausgewählt ist. Bsp.: Ein aus dem Datenstand bekannter Firmenteilnehmender meldet sich Privat für einen weiteren Kurs an und zahlt selbst.

Mail Antwortadresse einstellen (27.02.2024)
Seit 2020 wird aus technischen Gründen als Absenderadresse "noreply@drk-intern.de" verwendet. Klick ein Kunde dennoch auf Antworten, wird eine Antwortmailadresse mit Gliederungsbezug eingeblendet.
Mit dem aktuellen Rollout werden nun folgende Aktualisierungen zur Verfügung gestellt:
Für Mails, die aus Kursterminen heraus erstellt werden und im Zuge der Onlineübernahme, kann in den jeweiligen Kursgrundeinstellungen>Mail Antwortadresse optional zwischen dem AP 1 oder der Sammelmailadresse gewählt werden. Diese Daten werde in der Dienstleistungsdatenbank (DLDB) in den Kursdatenblättern gepflegt. Bitte prüfen Sie dort die Angaben. Für Mails, die aus dem Bereich Briefe&Mails und Rechnungen erstellt werden wird automatisch die Mail des Sachbearbeitenden angezeigt

Leere Spalten für TN-Liste (27.02.2024)
Im Widget Teilnehmerliste steht ein neuer Spaltenname "Kurstage in Spalten" zur Auswahl.
Wenn Sie dies auswählen, werden in Ihrer TN-Liste entsprechend den Kurstagen leere Spalten zum z.B. Abhaken der TN bei mehrtägigen Terminen erzeugt.

Spaltenbreite für TN-Liste definiert (27.02.2024)
Für folgende Spalten wurden auf Wunsch von Verbänden nun Spaltenbreiten definiert:
Unterschrift Anmerkung Bemerkung TN-Bemerkung -zusätzlich die Schriftgröße in der Spalte verkleinert für mehr Platz TN-Bezahlt  Bezahlt BG-Teiln. Typ Gebühr TN-Gebühr
Der Browser wird nun auf jeden Fall versuchen die Spaltenbreite einzuhalten. Ist zu wenig Platz (viele Spalten), dann werden die Spalten dennoch zusammengeschoben. Ist zu viel Platz (wenige Spalten), dann werden diese weiterhin auseinandergezogen. Die verbleibenden Spaltenbreiten werden weiterhin dynamisch erstellt.

Protokolle im Kurstermin überarbeitet (27.02.2024)
Bitte beachten Sie, dass eine Vielzahl an aufgerufenen Informationen die Ladedauer des Protokolls erhöht.
Folgende Einträge werden nun zusätzlich protokolliert:
- Teilnehmer: Anlage /Löschung von TN, Erstellung /Löschung von Reservierungen
- Dozententage: Checkbox abgerechnet
- Kursstammdaten: Änderungen der BG-Gebühr/Kursgebühr, Checkbox nur BG-TN

Variablen für Dozentenbriefe überarbeitet (27.02.2024)
Die Variable "Datum selektierter Dozent" wurde umbenannt in "Datum freie Dozententage" und listet die Dozententage ohne Dozenten auf.
Die neue Variable "Datum selektierter Tag" übernimmt nur den ausgewählten Kurstag in den Brief.

Anzeige Rechnungsvorlage optimiert (07.02.2024)
Die Erstellung von Rechnungen wird jetzt einfacher. Die in den Kursgrundeinstellungen hinterlegte Briefvorlage wird in dem Fenster "Buchungsdaten mit PDF-Rechnungsvorschau und Übernahme" direkt als Vorlage eingeblendet. Ein Wechsel zu weiteren passenden Vorlagen ist über die Auswahlliste weiterhin möglich.

Mailtext und Betreff bei Absage überarbeitet (07.02.024)
Der Mailtext beim Versand von Absagen für Firmen oder Selbstzahlenden/Personen wurde überarbeitet. Damit sowohl Absagen durch die Gliederung als auch Absagen durch die Teilnehmenden selbst abgebildet werden können, lautet der Text wie folgt:

Absage für den Kurs [Kursbezeichnung]
Sehr geehrte Frau Muster,
zu dem von Ihnen gebuchten Kurs [Kursbezeichnung] am 20.06.2024, 09:00-15:00 Uhr beim DRK-Kreisverband Musterstadt e.V., finden Sie anbei Ihre Absage, die Sie als PDF unter  [Link oder Anhang] abrufen und ausdrucken können.
Mit dieser Mail widerrufen wir eventuell vorausgegangene Anmeldebestätigungen.

Dozentenabrechnung und Kursabrechnung neues Format (07.02.2024)
In einem Kurstermin können unter Abrechnung> Kursabrechnung und Dozentenabrechnung PDFs erzeugt werden.
Diese PDFs wurden nun auch auf dem neuen Editor umgestellt.

Layout für Checkkarten erstellt (07.02.2024)
Im Layouteditor wurde das Layout für Checkkartendrucker ergänzt: CR 80 landscape empty.

Auswahl Kursunterlagen erweitert (24.01.2024)
Unter Kursunterlagen wurde die Vorauswahl für das Abrechnungsformular sowie das Abrechnungsformular Blanko hinzugefügt.
Hier werden, wenn vorhanden, automatisch die in den Kursgrundeinstellungen hinterlegten Vorlagen eingeblendet.
Somit ist die Erstellung der Formulare auch ohne das Anschreiben für einzelne Firmen möglich.