KTV-KiFam
Hinweise und Anleitungen zur KTV-KiFam
Einrichtung der KTV-KiFam
Kontakt zu Schulungen, Datenmigration und Anbindung Webseite
Schulungen, Projektberatungen und Projektbegleitung Schulungen sind ein unverzichtbarer Bestandt...
Einstellungen in der Dienstleistungsdatenbank (DLDB)
Legen Sie die Kurstypen, die benötigt werden im Abschnitt KTV KiFam einzeln an mithilfe des Butto...
Berechtigungen von Mitarbeitenden und Lehrkräften im Modul Account
Anlage von Mitarbeitenden in der Benutzerverwaltung Neuen Nutzer anlegen Klicken Sie au...
Datenmigration aus Vorprogramm
Löschen Sie alle Kurse die ggf. über die Schnittstelle bisher in der KTV-KiFam angelegt wurden. S...
TYPO3-Musterwebseiten und Kursdarstellung
Die TYPO3-Musterwebseiten bieten die Möglichkeit, die Erweiterungen „Kursterminanzeige“ und „Kurs...
Einrichtung Grundeinstellungen
Kursbezeichnungen anlegen
So erfolgen Einstellung von unterschiedlichen Kursvarianten desselben Kurstyps. In der KTV-KiFam...
Hinweis zu Kursnummern
Die automatische Kursnummernvergabe wird in der Kursgrundeinstellung eingestellt. Die Nummer kann...
Briefvorlagen hinterlegen
Die zuvor angelegten oder für Sie passenden Mustervorlagen werden über das Stiftsymbol in das jew...
Einstellungen zum Mailversand vornehmen
Die Mailvoreinstellungen werden je Kursbezeichnung individuell eingepflegt. Unter „Vollautomatis...
Dozentenhonorar
Zu jeder Kursbezeichnung können individuelle Dozentenhonorare eingepflegt werden mit folgenden An...
Ermäßigungen von Kursgebühren anlegen
Ermäßigungen werden in der Kursgrundeinstellung über den Button „Allg. Ermäßigung“ eingepflegt. ...
Kursmaterialien anlegen
Kursmaterialien werden angelegt, um diese in die Kursabrechnung einfließen zu lassen, mit Darstel...
Lehrkräfte für KTV-KiFam auswählen
Im Übersichtsfeld „Dozenten-Auswahl der KTV-KiFam“ werden alle zur Verfügung stehenden Dozenten a...
Lehrscheine anlegen und zuordnen
Nicht für alle Kursbezeichnungen ist ein zeitgebundener Lehrschein erforderlich, dennoch muss jed...
Löschen von Kursgrundeinstellungen
Beim Versuch, eine Kursgrundeinstellung zu löschen, überprüft das System, ob diese Einstellung no...
Einrichtung Vereinsdaten
Die Daten unter Kursübersicht > Vereinsdaten werden zum Teil aus der Benutzerverwaltung (BVw) übe...
Fehlende Informationen ergänzen
Ergänzende Sie bitte fehlende Informationen. Diese Felder sind zur Variablenfüllung z.B. der Seit...
Nummernkreis Rechnungsnummern festlegen
Die Rechnungsnummer kann mit maximal drei Präfixen (jeweils vierstellig) und einer fortlaufenden ...
Automatische Rechnungsnummernvergabe
Setzen Sie das Häkchen bei „autom. RNG-Nr.“ und speichern diese Eingabe, so ist dieser Nummernkre...
Automatische PayPal-Rechnung erstellen
Nutzen Sie bei Onlineanmeldungen für Privatpersonen den Zahlungsdienst PayPal, so kann eine autom...
Workflow Kurse anlegen und verwalten
Einen neuen Kurstermin anlegen
Um einen neuen Kurstermin anzulegen wird auf der Kursübersichtsseite der Funktionsbutton „neuer K...
Kursstammdaten bearbeiten und Raum hinzufügen
Wählen Sie aus dem Dropdown der Kursbezeichnung den gewünschten Kurs aus. Automatisch werden die ...
Kursstatus, keine Websuche, Keine Terminspiegelung bearbeiten
Soll der Kurs im Web nicht gefunden werden, setzen Sie bitte das Häkchen bei „keine Websuche“. S...
Dozententage hinzufügen und bearbeiten
Die Dozententage werden automatisch bei Anlage der Kurszeiten in den Kursstammdaten angelegt. Wie...
Dozenten-Mail
Aus Dozenten-Tage heraus können mögliche Dozenten für diesen Kurs angefragt werden. Wählen Sie hi...
Veranstaltungsort
Für die Darstellung auf der Webseite, im Firmenportal sowie in den Bestätigungen gilt folgendes: ...
Workflow Teilnehmende hinzufügen und Kurstermin bestätigen
Beispiel Teilnehmende mit Kind(er) hinzufügen
Um Teilnehmenden einen Kurs zuzuordnen wird mit dem Funktionsbutton „Teilnehmer“ > Neuer Teilnehm...
Beispiel Mitarbeiter einer Firma
Erfolgt die Anmeldung und Abrechnung zu einem Kurs über eine Firma, wird zu den Teilnehmerdaten d...
Brief- und Mailversand
Um die Anmeldebestätigung zu versenden, wählen Sie die entsprechende Vorlage über das Auge aus, d...
Workflow Kursunterlagen und Bescheinigungen
Wählen Sie die /den Teilnehmenden aus der Übersicht mit Hilfe der Checkbox aus. Betätigen Sie das...
Mailversand
Wählen Sie die /den Teilnehmenden aus der Übersicht mit Hilfe der Checkbox aus. Betätigen Sie das...
Temporäre individuelle Dateianhänge
Aus der Teilnehmermaske heraus kann für einen Teilnehmenden im Bereich „Briefe & Mails“ (Reiter „...
Workflow Abrechnung
Rechnungsvorlage einstellen
Wenn bei der Rechnungserstellung nicht die erwartete Vorlage verwendet wird, können Sie folgendes...
Schnittstelle zur Buchhaltung einrichten
Es werden diverse Schnittstellen bereits vorgehalten. In der Regel ist eine Individualisierung nö...
Abrechnung
Hinweis: Für den Bereich Abrechnung stehen Ihnen Tutorials bereit. Abrufbar nach Anmeldung auf DR...
Abgerechnete Kurse
Werden alle Teilnehmenden eines Kurses abgerechnet, wird in der Kursübersicht automatisch das Häk...
Workflow Onlineanmeldungen übernehmen
Workflow Wartelisten
Workflow Kurs fällt aus oder wird verschoben
Kursstatus ändern, keine Websuche, keine Terminspiegelung, Raum freigeben
Muss ein Kurs abgesagt werden, muss der Kurs von der Webseite genommen werden. Dazu über das Drop...
Teilnehmenden Absagen
Eine automatische Absage wird nach Statusänderung nicht versendet. Diese versenden Sie aus dem Ku...
Teilnehmende verschieben oder kopieren
Muss ein oder mehrere Teilnehmer eines Kurses in einen anderen verschoben werden, so betätigen Si...
Kursabsage an mehrere Selbstzahler versenden
Wenn ein Kurs abgesagt werden muss, können Sie die Absage-Mail direkt aus dem Kurs heraus an alle...
Kursabsage direkt an Teilnehmende versenden
Wenn ein Kurs abgesagt werden muss, können Sie die Absage-Mail direkt aus dem Kurs heraus an alle...
Kursabsage an Firmen versenden
Wenn ein Kurs abgesagt werden muss, können Sie die Absage-Mail direkt aus dem Kurs heraus versend...
Hinweise zur Statistik
Workflow Dublettenabgleich
Wiederholung von Kursterminen - Terminserien
Briefe und Mails
Allgemeines
Im Menüpunkt >Briefe & Mails< können Sie Inhalte von Briefen ändern, Layouts für einen einzelnen ...
Layouts bearbeiten
Um Layouts zu bearbeiten, benötigen Sie die entsprechenden Rechte. Diese werden über die Benutzer...
Briefe bearbeiten
Unter "Briefe & Mails" -> Standardvorlagen stehen Ihnen diverse relevante Vorlagen zur Verfügung,...
Briefvorlagen mit Layouts verknüpfen
Sie haben Ihre eigenen Briefe und Layouts erstellt und wollen diese nun miteinander verknüpfen. D...
Abweichendes Layout -> Einzelbrief
Haben Sie Ihre Briefe mit Ihrem Layout verknüpft, so besteht die Möglichkeit für den Brief selbst...
Informationen zu den Variablen und Widgets
In der Regel sind die Standardbriefvorlagen mit individuellen Funktionen und ggf. speziellen Vari...
Teilnehmerlisten anpassen
In der Briefvorlage „TN-Liste“ können Sie mithilfe des Widgets „Teilnehmerliste“ die angezeigten ...
Zusatzinformationen hinterlegen
In einem Kurstermin steht Ihnen in den Bereichen "Dozenten-Tage", "Teilnehmer" und "Kursunterlage...
Exportliste
In der Exportliste finden Sie die erstellen Schreiben und versendeten Mails. Erstellen Sie eine...
Löschen von Daten
Mit Filterfunktion in der Suche finden Sie schnell und einfach Kursteilnehmende, deren letzter Ku...