KTV
Vorarbeiten und Einrichten der KTV
TYPO3-Musterwebseiten und Kursdarstellung
Die TYPO3-Musterwebseiten bieten die Möglichkeit, die Erweiterungen „Kursterminanzeige“ und „Kurs...
Kontakt für Schulungen, Datenmigration und die Anbindung der Webseite
Schulungen, Projektberatungen und Projektbegleitung Schulungen sind ein unverzichtbarer Bestandt...
Einstellungen in der Dienstleistungsdatenbank (DLDB)
Legen Sie die Kurstypen, die benötigt werden innerhalb der DLDB im Abschnitt KTV einzeln an, mith...
Berechtigungen von Mitarbeitenden und Anlage von Lehrkräften im Modul Account
Anlage von Mitarbeitenden in der Benutzerverwaltung Neuen Nutzer anlegen Klicken Sie au...
Datenmigration aus dem Vorprogramm
Löschen Sie alle Kurse die ggf. über die Schnittstelle bisher in der KTV angelegt wurden. Sie kön...
Tutorials und Rolloutinformationen
Nach Anmeldung auf DRK-Intern.de stehen Ihnen Tutorials sowie Rolloutinformationen mit weiteren T...
Kursgrundeinstellungen
Kursgrundeinstellungen bearbeiten
Wenn Sie mit der KTV starten werden aus technischen Gründen vier Datensätze angezeigt. Diese könn...
Kursbezeichnungen anlegen
In der KTV „Kurs Grundeinstellung“ können Sie Ihre Kurse auf Basis der zuvor in der Dienstleistun...
Hinweise zu Kursnummern
Die automatische Kursnummernvergabe wird in der Kursgrundeinstellung eingestellt. Die Nummer kann...
Hinweis zu BG-Typen
In den Kursgrundeinstellungen befinden sich unter "BG-Kurs" die Optionen, ob es sich um eine Aus-...
Briefvorlagen hinterlegen
Die zuvor angelegten oder für Sie passenden Mustervorlagen werden über das Stiftsymbol in das jew...
Einstellungen zum Mailversand vornehmen
Die Mailvoreinstellungen werden für jede Kursbezeichnung individuell festgelegt. Unter „Einstellu...
Dozentenhonorar
Zu jeder Kursbezeichnung können individuelle Dozentenhonorare mit folgenden Angaben eingepflegt w...
Löschen von Kursgrundeinstellungen
Beim Versuch, eine Kursgrundeinstellung zu löschen, überprüft das System, ob diese Einstellung no...
Kursbezeichnung und eigene Standards / Informationen
Nach der Anlage Ihrer Kursbezeichnung ergänzen Sie die weiterführenden Informationen. In diesem ...
Briefe und Mail
Allgemeines
Im Menüpunkt >Briefe & Mails< können Sie Inhalte von Briefen ändern, Layouts für einen einzelnen ...
Layouts bearbeiten
Um Layouts zu bearbeiten, benötigen Sie die entsprechenden Rechte. Diese werden über die Benutzer...
Briefe bearbeiten
Unter "Briefe & Mails" -> Standardvorlagen stehen Ihnen diverse relevante Vorlagen zur Verfügung,...
Briefvorlagen mit Layouts verknüpfen
Sie haben Ihre eigenen Briefe und Layouts erstellt und wollen diese nun miteinander verknüpfen. D...
Abweichendes Layout -> Einzelbrief
Haben Sie Ihre Briefe mit Ihrem Layout verknüpft, so besteht die Möglichkeit für den Brief selbst...
Informationen zu den Variablen und Widgets
In der Regel sind die Standardbriefvorlagen mit individuellen Funktionen und ggf. speziellen Vari...
Teilnehmerlisten anpassen
In der Briefvorlage „TN-Liste“ können Sie mithilfe des Widgets „Teilnehmerliste“ die angezeigten ...
Zusatzinformationen hinterlegen
In einem Kurstermin steht Ihnen in den Bereichen "Dozenten-Tage", "Teilnehmer" und "Kursunterlage...
Tipp - Mailbestätigung Firma (BG)
Wenn Sie die Vorlage bearbeitet und als eigene Vorlage abgespeichert haben und Sie ein zentrales,...
Exportliste
In der „Exportliste“ unter Briefe & Mails finden Sie eine Übersicht der versendeten Mails und ged...
Versand von E-Mails aus dem Modul
Alle E-Mails, die über das Modul versendet werden, tragen als Absenderadresse noreply@drk-intern....
Signatur einstellen
Sie können die Mailtext die begleitend zur erstellten PDF versendet werden anpassen. Das bedeu...
Stammdaten der Dozenten bearbeiten
Allgemeines
Dozent/innen müssen zuvor in der Benutzerverwaltung (BVw) angelegt werden (Siehe Punkt1 -> Berech...
Lehrscheine anlegen und zuordnen
Nicht für alle Kursbezeichnungen ist ein zeitgebundener Lehrschein erforderlich, dennoch muss auc...
Sperrzeiten Hinterlegen
Es können Sperrzeiten von Beginn (Datum) bis Ende (Datum) eingetragen werden. Hierzu bitte den Bu...
VBG Registrierungen und Einstellungen zur BG
Verwaltung der BG-Daten
Bei der Freischaltung der KTV erhalten Sie den aktuell bekannten Datenbestand der Berufsgenossens...
VBG-Meldung Ihres Kurstermins
Für die Meldung von Kursen bei der VBG steht ein Webservice zur Verfügung. Über diesen können Kur...
VBG Schnittstelle einrichten
Nachfolgend finden Sie Informationen zur Schnittstelle für die Lehrgangsmeldungen an die QSEH. Zu...
Kursmaterialien
Vereinsdaten
Allgemeines
Die Daten unter Kursübersicht >Vereinsdaten< werden zum Teil aus der Benutzerverwaltung (BVw) übe...
Fehlende Informationen ergänzen
Fehlende Informationen sind zu ergänzen, da viele diese Felder zur Variablenfüllung, z.B. der Sei...
Nummernkreis Rechnungsnummern festlegen
Die Rechnungsnummer kann mit maximal drei Präfixen (jeweils vierstellig) und einer fortlaufenden ...
Automatische Rechnungsnummernvergabe
Es ist zwingend notwendig, dass Rechnungsnummern nur einmal ausgestellt werden können. Daher erf...
Automatische PayPal-Rechnung erstellen
Nutzen Sie bei Onlineanmeldungen für Privatpersonen den Zahlungsdienst PayPal, so kann eine autom...
Schnittstelle zur Buchhaltung einrichten
Es werden diverse Schnittstellen bereits vorgehalten. In der Regel ist eine Individualisierung nö...
Onlineanmeldungen
Gesicherte Datenübertragung
Um eine gesicherte Übermittlung von personenbezogenen Daten aus den Onlineformularen Ihrer DRK-We...
Übernahme aus Online-Anmeldungen
Übernahme der Teilnehmer aus Onlineanmeldungen in den betreffenden Kurs kann in unterschiedliche...
Onlineanmeldung mit BG-Abrechnung
Erfolgt die Anmeldung als BG-Teilnehmer und ist diesem Teilnehmer eine Firma zugeordnet, wird das...
Kursübersicht
Darstellung in der Kursübersicht
Die Darstellung der Kurstermine in der >Kursübersicht< beinhaltet drei Bereiche: 1. Aktuelle Ku...
Kurssuche in der Kursübersicht
Sie können Kurse über die Suchmasken nach unterschiedlichen Kriterien suchen/filtern. Zusätzlich...
Abgerechnete Kurse
Werden alle Teilnehmenden eines Kurses abgerechnet, wird in der Kursübersicht automatisch das Häk...
Anlegen von Kursen
Kursstammdaten bearbeiten
Um einen neuen Kurstermin anzulegen, wird in der Kursübersicht der Funktionsbutton >neuer Kurs< b...
Kursstatus bearbeiten
Soll der Kurs im Web nicht gefunden werden, setzen Sie bitte das Häkchen bei „keine Websuche“. ...
Veranstaltungsort
Für die Darstellung auf der Webseite, im Firmenportal sowie in den Bestätigungen gilt folgendes: ...
Zu den Kursversionen
In den Kursstammdaten können Sie sogenannte Kursversionen hinterlegen. Diese dienen als zusätzlic...
Teilnehmer
Teilnehmerübersicht bearbeiten
In den Kursstammdaten können Sie über den Button "Teilnehmer" alle zu dem ausgewählten Kurs angem...
Firmenreservierungen
Es gibt im KTV-Funktionsbereich „Teilnehmer“ den Button „neue Reservierung“. Hier können Sie e...
Manuell Teilnehmende hinzufügen
Um Teilnehmende einem Kurs zuzuordnen wird unter „Teilnehmer“ mit dem Button "Neuer Teilneh...
Brief- und Mailversand an Teilnehmer
Um die Anmeldebestätigung zu versenden, klicken Sie den Teilnehmenden und dieentsprechende Vorlag...
Ermäßigungen
Das Hinterlegen von Ermäßigungen für bestimmte TN (intern etc.) ist nur mit der Form-App möglich.
Kurs fällt aus oder wird verschoben
Kursstatus ändern, keine Websuche, keine Terminspiegelung, Raum freigeben
Wird ein Kurs abgesagt, muss der Kurs von der Webseite genommen werden. Dazu in den Kursstammda...
Teilnehmende verschieben oder kopieren
Müssen Teilnehmer eines Kurses in einen anderen verschoben werden, so betätigen Sie bitte im Kurs...
Kursabsage an mehrere Selbstzahler versenden
Wenn ein Kurs abgesagt werden muss, können Sie die Absage-Mail direkt aus dem Kurs heraus an alle...
Kursabsage direkt an Teilnehmende versenden
Wenn ein Kurs abgesagt werden muss, können Sie die Absage-Mail direkt aus dem Kurs heraus an alle...
Kursabsage an Firmen versenden
Wenn ein Kurs abgesagt werden muss, können Sie die Absage-Mail direkt aus dem Kurs heraus versend...
Dozenten
Dozententage hinzufügen und bearbeiten
Die Dozententage werden automatisch bei Anlage der Kurszeiten in den Kursstammdaten angelegt. Wie...
Dozenten-Mail
Aus Dozententage heraus können mögliche Dozenten für diesen Kurs angefragt werden. Wählen Sie hie...
Abgleich Dozentenabrechnung
Stimmen die ausgezahlten Honorare an die Ausbilder auch mit den Daten in der KTV überein: Die un...
Kursunterlagen und Bescheinigungen
Markieren Sie durch Anhaken in der Checkbox, mehrere Teilnehmende sind hier möglich, den/die betr...
Mailversand
Wählen Sie die /den Teilnehmenden aus der Übersicht mit Hilfe der Checkbox durch Anhaken aus, auc...
Abrechnung
Für den Bereich Abrechnung stehen Ihnen diverse Video-Tutorials bereit. Abrufbar nach Anmeldung...
Mail an mich / Brief an mich
Der Versand von Kursunterlagen an sich selbst ist möglich.
Wiederholung von Kursterminen - Terminserien
Marketingtool
Import und Export
Kursimport
Neue Kurse können in die KTV importiert und angelegt werden. Benutzen Sie zum Download die von un...
Teilnehmerimport
Benutzen Sie unsere zum Download angebotene Beispiel-Datei mit der Importdatei, Anleitung und FAQ...
Export der Daten eines Kurses
Im Bereich Kursstammdaten befindet sich der Button „CSV des Kurses“ Nach Aktivierung werden alle ...
Firmenliste
Dubletten
Suche
Backup
Statistik
Exkurs
BUHA-Export
Sage
Sie können einen Präfix bei der Debitorennummer hinterlegen, z.B. D, DD.... Die Beschränkung der...
Wichtiger Hinweis für weitere Posten
In Rechnungen können zusätzliche Posten aufgenommen werden. Für die Programme eGecko und FS werd...
eGecko
# eGecko Export - Sichtbare Felder (UI → Wirkung im Export) > Firma‑Nr. - Wird als `firmaNr`...
Workflows
Rechnungsvorlage einstellen
Wenn bei der Rechnungserstellung nicht die erwartete Vorlage verwendet wird, können Sie folgendes...
Ansprechpartner für Rechnung auswählen
Sowohl bei einer freien Rechnung als auch bei einer regulären Rechnung kann eine Ansprechperson a...
Sammelrechnungen im Rechnungsjournal erstellen, Stornierung einzelner TN
Über das Rechnungsjournal können Sammelrechnungen für Firmen/ Organisationen oder Berufsgenossens...
Fehlende Firmenzuordung
Ist eine Firma nicht zugeordnet bzw. nicht aufrufbar, liegt die Ursache vermutlich in der fehlend...
Abrechnung ändern: von PayPal auf Berufsgenossenschaft
Ausgangssituation:Ein Kunde hat die Kursgebühr per PayPal bezahlt. Diese Zahlung ist unter Abrech...
Umgang mit BG-Abrechnungen im Kurs „Brandschutzhelfer“
Der Kurs „Brandschutzhelfer“ darf nicht über die Berufsgenossenschaft (BG) abgerechnet werden. Da...
Temporäre individuelle Dateianhänge
Aus der Teilnehmermaske heraus kann für einen Teilnehmenden im Bereich „Briefe & Mails“ (Reiter „...
Löschen von Daten
Mit Filterfunktion in der Suche finden Sie schnell und einfach Kursteilnehmende, deren letzter Ku...
Ansprechpartner einer Firma festlegen
In einem Firmendatensatz können Ansprechpartner hinterlegt werden. Sie können eine Ansprechperso...
Individuelle Geschäftsbriefvorlagen mit Steuernummer
Die Steuernummer können Sie mit der Variable Mandant Steuer-Nr. im Layouteditor hinzufügen. Kl...
Import von Teilnehmerlisten bzw. Kursen
Sie können über die Menüpunkte Teilnehmerimport bzw. Kursimport Daten importieren. Bitte informi...
Änderungen des Anschreibens zur Kursbestätigung
Das Anschreiben zur Kursbestätigung können Sie im Email-Editor bearbeiten.Hier stehen Ihnen auch ...
Übersicht Rollouts
Variable "Stempel" Anpassungen (15.04.2024)Die Variable "Stempel" wurde angepasst. Die Variable k...
Kurstermine - Kalender
Im Menüpunkt Kurstermine werden alle Kurse angezeigt, deren Datenblätter in der DLDB aktiviert si...
Schnellsuche innerhalb der Teilnehmermaske
Um einen Kunden in der KDB zu finden, steht Ihnen das Suchfeld oben in der Kundenmaske zur Verfüg...