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Daten für die Dublettenprüfung vorbereiten

Damit mehrfach angelegte Firmen oder Personen bei der automatischen Dublettenprüfung erkannt werden, müssen bestimmte Stammdaten übereinstimmen. Zu den Kriterien.

Anhand des folgenden Beispiels erfahren Sie, wie Sie unterschiedliche Schreibweisen und Angaben in den Firmenstammdaten vereinheitlichen, um die Datensätze für den Dublettenabgleich vorzubereiten.

Die Firma Musterverein Sonnental e. V. wurde mehrfach angelegt. Die Datensätze enthalten geringfügige Unterschiede im Firmennamen oder in der Anschrift.

Datensatz Firma/Organisation PLZ Straße
1 Musterverein Sonnental e.V. 12345 Musterstraße 10
2 Musterverein Sonnental e. V. 12345 Musterstraße 10
3 Musterverein Sonnental e. V. 12346 Musterstr. 10

Alle drei Datensätze beziehen sich auf dieselbe Organisation, werden aufgrund der unterschiedlichen Angaben jedoch nicht als Dubletten erkannt.

Schritt 1: Firmendatensätze suchen

  1. Öffnen Sie die Suche.

  2. Suchen Sie nach dem Kundentyp Firma und im erweiterten Filter nach "Firma" enthält "Sonnental“.

  3. In der Ergebnisliste werden die vorhandenen Firmendatensätze angezeigt.

  4. Vergleichen Sie die Angaben und prüfen Sie mögliche Abweichungen im Firmennamen und in der Anschrift.

Schritt 2: Stammdaten vereinheitlichen

  1. Öffnen Sie den ersten Datensatz mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile.

  2. Korrigieren Sie den Firmennamen von „Musterverein Sonnental e.V.“ auf „Musterverein Sonnental e. V.“ und speichern Sie die Änderung.

  3. Kehren Sie zur Firmensuche zurück.

  4. Öffnen Sie den dritten Datensatz mit einem Doppelklick.

  5. Korrigieren Sie die Postleitzahl von „12346“ auf „12345“ und die Straßenbezeichnung von „Musterstr. 10“ auf „Musterstraße 10“.

  6. Speichern Sie die Änderungen.

Prüfen Sie vor jeder Anpassung, ob sich die Datensätze tatsächlich auf dieselbe Firma oder Organisation beziehen. Übernehmen Sie nur fachlich korrekte Angaben.

Schritt 3: Änderungen überprüfen

Führen Sie die Suchabfrage erneut aus. Die Ergebnisliste wird aktualisiert und sollte nun die vereinheitlichten Firmendaten anzeigen.

Ergebnis

Sind die genannten Kriterien erfüllt, werden die Datensätze beim nächsten automatischen Dublettenabgleich (am Folgetag) als mögliche Dubletten angezeigt. Anschließend können Sie die Datensätze im Dublettenabgleich prüfen und bei Bedarf zusammenführen.

Die Vereinheitlichung der Stammdaten führt nicht automatisch zur Zusammenführung. Diese erfolgt erst nach einer entsprechenden Prüfung im Dublettenabgleich.