Übersicht zu Rollouts
Upload-Funktion für Logos in Layouteditor (19.05.2025)
Bitte beachten Sie die aktuell gültigen Vorgaben des Styleguides zur Verwendung von Logos für Mitgliedsverbände, Einrichtungen und Partner!
Im Layout-Editor haben Sie nun die Möglichkeit, bei verschiedenen Vorlagen eigene Logos hochzuladen. Es stehen Ihnen zwei Platzierungsoptionen zur Verfügung:
Logo-Upload links Logo-Upload rechts
Bitte stellen Sie sicher, dass das Logo im Format PDF, PNG oder SVG vorliegt, keine Schutzzone enthält und einen transparenten Hintergrund besitzt.
Auftragsarbeit: Neugestaltung des Seitenmenüs unter Briefe & Mails (09.04.2025)
Die Abschnitte Briefe, Empfänger und Mailanhänge wird in separaten Reitern dargestellt. Zur besseren Übersicht wird zusätzlich die Anzahl der hinterlegten Anhänge direkt am entsprechenden Reiter angezeigt
Variable: Empfänger Geburtsort (10.03.2025)
In der Vorlagen Briefbogen DIN A4 steht nun die Variable "Empfänger Geburtsort" zur Verfügung:
Neue Vorlage: Namensschilder (16.12.2024)
Die neue Vorlage "Namensschilder" ermöglicht das Erstellen von Namensschildern im Format 90 x 60 mm. Auf den Schildern werden Vor- und Nachname, die Organisation/Firma sowie die Funktion aus dem entsprechenden Feld der Teilnehmermaske abgebildet.
Abschaltung Bereich Briefe&Mails Old (09.09.2024)
Bitte beachten Sie, dass der alte Bereich "Brief&Mails old" ,wie am 05.08.2024 bereits angekündigt, nun deaktiviert wird. Dies bedeutet, dass ab dem 09.09.2024 der Zugriff auf "Brief&Mails old" nicht mehr möglich ist. Die neue Version "Briefe&Mails" ist seit dem 11.12.2023 im Einsatz und hat den alten Bereich bereits abgelöst.
Variable Empfänger Firma, Org und Empfänger Firma, Org 2 (09.09.2024)
Die Restriktion, dass beim Versand eines Briefes über die Kunden- und Teilnehmermaske eines einzelnen Kunden die Firmenangaben im Brief unterdrückt wird, wurde entfernt. Sie bleibt nur in der Mitgliederverwaltung weiterhin bestehen, um sicherzustellen, dass Privatpersonen mit eingetragener Firma weiterhin als Privatperson angeschrieben werden.
Hinweis wenn Mailversand nicht möglich ist (05.08.2024)
Die Exportliste zur temporären Ansicht und zum Download von erstellten Schreiben wurde erweitert.
Visuelle Darstellung von Versandproblemen: Schreiben, die aufgrund der (fehlenden) E-Mail-Adresse nicht versendet werden können, werden nun deutlich neben dem Diskettensymbol durch ein weißes Ausrufezeichen auf rotem Grund signalisiert. Diese Markierung hilft Ihnen schnell zu erkennen, welche Empfänger betroffen sind.
Detailansicht und Download von Empfängerlisten: Wenn Sie den Mauszeiger auf das Ausrufezeichen-Symbol setzen, erhalten Sie eine detaillierte Auflistung der Empfänger, bei denen der Versand nicht erfolgen konnte. Durch einen Klick auf das Symbol können Sie sich diese Liste als CSV-Datei herunterladen und die Daten im Nachgang ggf. im System ergänzen.
Dokumentenablage und Fehlerhinweise: Auch wenn der Versand per E-Mail nicht möglich war, werden die betroffenen Schreiben weiterhin in der Dokumentenablage abgelegt. Zusätzlich wird nun unter "Kontakt out > Ergebnis" der Hinweis "Fehler bei Mailversand" angezeigt. Dies gibt Ihnen sofort einen Überblick über den aktuellen Status des Mailversands und eventuelle Probleme.
Marketinggruppen anlegen, zuordnen und suchen (17.06.2024)
Sie können Ihre Kundinnen und Kunden nun eigenen Marketinggruppen zurordnen. So können Sie eigene Vereiteiler, unabhängig von der Kundenbeziehung, erstellen.
Die Marketinggruppen legen SIe in den Vereinsdaten > Vereinsdaten Marketinggruppen an. Legen Sie einen Gruppentitel fest und speichern diesen. Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Gruppen. In der Kundenmaske wählen Sie im Abschnitt Marketing> Marketinggruppe per Checkbox eine oder mehrere Gruppen aus. Speichern Sie die Änderungen am Datensatz. In der Suche steht Ihnen nun unter Erweiterter Filter Stammdaten> Marketinggruppe zur Auswahl.
Druckhistorie und Downloads von Briefen und Mails Teil 2 (17.06.2024)
Nun erfolgt Teil 2: Überarbeitung des Workflows
Die Erstellung der Briefe und Mails erfolgt weiterhin über das Exportfenster. Dieses wird aber nicht mehr bei jeder Brieferstellung in der Anwendung sichtbar.
Erstellen Sie einen Brief für eine Person / einem Verteiler, so wird Ihnen nach Fertigstellung automatisch das Ergebnis als Download angeboten. Sollten mehrere Fertigstellungen gleichzeitig laufen, dann können Sie die weiteren Ergebnisse über die "Exportliste" herunterladen. Versenden Sie einen Brief per Mail, so können Sie sich bei Bedarf diesen Brief im Nachgang über "Exportliste" herunterladen.
Druckhistorie und Downloads von Briefen und Mails (27.05.2024)
Die Erstellung für Briefe und Mails wurde überarbeitet. Ab sofort werden folgende Funktionen angeboten:
Mail und Druckhistorie der erstellten Schreiben, max. 7 Tage Dauer eines Exportes kann mitverfolgt werden Es können mehrere Exporte gleichzeitig gestartet werden (Warteschlange) Über einen Export-Button können die erstellten Schreiben heruntergeladen werden, max. 7 Tage
Dafür erfolgt die Erstellung der Briefe und Mails über ein Export-Fenster. Das ist technisch notwendig, um die o.g. Vorteile zu ermöglichen. Der Workflow wird hier an die neuen technischen Abläufe angepasst.
Die Umsetzung dieses Projektes erfolgt daher in zwei Schritten.
1. Teil: Technische Umsetzung (aktuelles Rollout)
2. Teil: Überarbeitung des Workflows (nächstes Rollout)
Variable "Stempel" Anpassungen (15.04.2024)
Die Variable "Stempel" wurde angepasst. Die Variable kann nun in einen Fließtext eingefügt werden, ohne einen Umbruch zu erzeugen.
Mailtext, -betreff und Signatur Teil 1 (06.03.2024)
Sie können nun die Begleit-Mail für den Versand von Informationen per Mail konfigurieren.
Die Einstellung kann für jede Briefvorlage vorgenommen werden. So können Sie unterschiedliche Hinweise und passende Texte zu Ihren Informationen formulieren.
Da es sich um individuelle Einstellungen handelt, sind die Anpassungen nur bei individuellen Briefen möglich.
Bitte beachten Sie, dass die Mail nicht die eigentlichen Informationen aus den Briefen abbilden soll, daher ist die neue zusätzliche Auswahl an Variablen für die Mail beschränkt.
Folgende Bereiche können nun unter Briefe&Mails> Email-Editor angepasst werden:
Betreff Text Signatur
So gehen Sie vor:
1. Wählen Sie eine individuelle Briefvorlage aus. Klicken auf Email-Editor.
2. Es öffnet sich ein Fenster zum Bearbeiten der Mail.
3. Unten Links finden Sie den Button "Vorschau". Bitte beachten Sie, dass ohne konkrete Daten nicht alle Variablen ausgefüllt werden.
4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und Speichern Sie diese unten rechts ab. Ein zusätzliches Speichern des Briefes ist nicht notwendig.
Hinweise zur Bearbeitung der Mailtexte Teil 2 (06.03.2024)
Zur Bearbeitung des Betreffs
Sie können einen passenden Betreff eingeben und mit den direkt darunter aufgeführten Variablen ergänzen.
Die Variablen werden in der Reihenfolge der Übernahme aufgelistet.
Zur Bearbeitung des Textes
Sie können den bestehenden Text überarbeiten. Weitere Variablen finden Sie in dem Dropdown links. Da die Texte nicht den Inhalt der Schreiben wiedergeben sollen, ist die Auswahl der Variablen fix begrenzt.
Zur Bearbeitung der Signatur
Das editierbare Widget Signatur bietet Ihnen die Möglichkeit Änderungen vorzunehmen.
Absender gilt für alle Mails, die manuell ausgelöst werden.
Das bedeuten die Auswahlmöglichkeiten im Einzelnen:
angemeldeter Benutzer = der Sachbearbeitenden selbst + die Gliederungsdaten aus der Benutzerverwaltung ausgewählter Benutzer = ein Sachbearbeiter der Benutzerverwaltung nach Wahl + die Gliederungsdaten aus der Benutzerverwaltung manuell = Maske zum Festlegen eigener Informationen und angepasster Gliederungsdaten.
Neue Stelle Auswahl Variablen (06.03.2024)
Die Auflistung der Variablen unter Briefe&Mails wandert von ganz rechts nach ganz links in der Ansicht.
Mail Antwortadresse einstellen (27.02.2024)
Seit 2020 wird aus technischen Gründen als Absenderadresse "noreply@drk-intern.de" verwendet. Klick ein Kunde dennoch auf Antworten, wird eine Antwortmailadresse mit Gliederungsbezug eingeblendet. Mit dem aktuellen Rollout wird nun folgende Aktualisierung zur Verfügung gestellt:
Für Mails, die aus dem Bereich Briefe&Mails erstellt werden wird automatisch die Mail des Sachbearbeitenden angezeigt
Layout für Checkkarten erstellt (07.02.2024)
Im Layouteditor wurde das Layout für Checkkartendrucker ergänzt: CR 80 landscape empty.
Ablaufplan Briefumstellung am 11.12.2023 (Stand 07.12.2023)
Die Umstellung der Briefe findet am Montag, den 11.12.2023 ab 14.00 Uhr statt.
Zur Vorbereitung: Bitte Drucken Sie alle Unterlagen/Schreiben, die Sie am 11.12.2023 sowie am 12.11.2023 benötigen noch auf Basis der alten Briefe bis ca. 13.45 Uhr aus.
Zur Durchführung: Am 11.12.2023 ab 14.00 Uhr wird die alte Brieferstellung durch die neue Brieferstellung abgelöst. Ab diesem Zeitpunkt erstellen oder versenden Sie keine Briefe /Mails oder Rechnungen! Sie können während der Umstellung Daten von Kunden und Tickets bearbeiten.
Nach der Umstellung: Wir informieren Sie in den Rolloutinfos , wenn die Umstellung erfolgreich abgeschlossen wurde. Sie können dann wieder wie gewohnt in den Modulen arbeiten. Für die Briefe /Mails oder Rechnungen werden ausschließlich die neuen Vorlagen angeboten und verwendet. Die bisherigen Vorlagen (individuell/Standard) sind dann noch einsehbar, können jedoch nicht mehr verwendet werden.
Ansichtswechsel - Neuer Bereich Briefe&Mails erhält neue Plazierung (01.11.2023)
Ab sofort werden Sie bei Wechsel in den Bereich Briefe&Mails direkt auf den neuen Briefebereich weitergeleitet.
Wichtig! Nach wie vor können Sie die alten Vorlagen verwenden. Diese können Sie weiterhin über den Button "Briefe & Mails OLD " aufrufen und bearbeiten.
Der neue Editor und seine Briefe löst den alten Editor und die bisherigen Briefe erst am 01.12.2023 ab.
Die neuen Briefe können Sie bereits nutzen und mit Hilfe des Buttons "PDF" erstellen.
Neue Erweiterungen im neuen Briefeditor (01.11.2023)
Folgende Ergänzungen wurden im Bereich Briefe&Mails new vorgenommen:
1. Zusätzliche Schriftgröße ergänzt
2. Verfügbare Variablen wie z.B. erster Kurstag und letzter Kurstag für die Bestätigungsschreiben ergänzt. Die neue Variable Teilnehmer Betrag SZ weist den Satz "Eine Teilnahmegebühr in Höhe von xx,xx € wurde entrichtet" nur bei Selbstzahlenden Personen aus.
3. Die JRK- Schriftart "Quicksand" ergänzt (Vorgabe Styleguide des JRK)
4. Neues Symbol Aufgabenliste in der Menüleiste für die Erstellung von Aufzählungen mit Checkbox
5. Neue Anzeige in der Buttonleiste in welchem Brief man sich befindet, z.B. aktueller Brief > Standardvorlagen> Briefbogen
Neue Anpassungen Layout-Editor (01.11.2023)
In dem Bereich Layouteditor haben wir folgende Erweiterungen eingefügt:
1. Die Variablen für das Feld Mandant Steuer-Nr. aus den Vereinsdaten ergänzt
2. Auswahl Logo BRK-Wasserwacht ergänzt
Tipp für abweichendes Layout beim Einzelbrief (01.11.2023)
Sie können im Seitenmenü unter Layouteditor bestehende Layouts bearbeiten und als eigenes Layout abspeichern. Hier gehts zum Tutorial: Neue Brieferstellung - Teil 1 Das Layout.
Haben Sie Ihre Briefe mit Ihrem Layout verknüpft so besteht die Möglichkeit für den Brief selbst die Konfiguration des Layouts nochmals anzupassen. Wenn Sie z.B. abweichend von Ihrem Standard das Logo nicht auf der zweite Seiten benötigen oder die Ränder ab Seite 2 kleiner ausfallen sollen. So gehen Sie vor:
Gehen Sie in Briefe&Mails und rufen Ihren gespeicherten Brief auf. Gehen Sie oben in der Buttonleiste auf Layouts. Jetzt öffnet sich ein neues Fenster. Im Bereich oben links wird das verknüpfte Layout angezeigt. Im Bereich unten links Konfigurator können Sie das Layout für diesen Brief konfigurieren. Wenn gesetzt, entfernen Sie das Häkchen bei Standardkonfiguration des Layouts verwenden.
In der Auflistung können Sie nun individuelle Anpassungen für diesen Brief vornehmen.
Seitenzahl ein/ausblenden Logo ein/ausblenden Logo nur auf erster Seite aktivieren Logo wechseln ab zweiter Seite nur schmale Ränder, ohne Logo ab zweiter Seite kleineren Rand für oben (In der Regel bei Listen. In dem Fall kann das Kompaktlogo aufgrund der Schutzzone nicht angezeigt werden. Nutzen Sie hier ggf. das Langlogo)
Optimierung Dublettencheck bei Ansprechpersonen und Mitarbeitenden (24.05.2023)
Werden Firmendubletten zusammengelegt, dann werden alle Mitarbeitenden und Ansprechpersonen dieser Firma zugeordnet. Alte Verknüpfungen zur früheren Firma werden gelöscht.
Hinweis:
Auch wenn für den Sachbearbeitenden aufgrund der Sichtprüfung Firmen im Dublettenabgleich als "dieselbe Firma" erkannt werden, handelt es sich technisch um zwei (oder mehr) unterschiedliche Firmendatensätze mit unterschiedlichen KundenIDs.
Durch die Zusammenlegung von Firmen ziehen daher die Ansprechpersonen und Mitarbeitenden in die neue Firma um.
Dieser Prozess wurde optimiert.
Neue Brieferstellung - Neue Möglichkeiten testen (24.05.2023)
Lernen Sie die neue Brieferstellung kennen!
Die neue Brieferstellung ermöglicht Ihnen die einfachere Bearbeitung von Texten und Layouts. Sie können nun aktiv die neuen Funktionen zum Erstellen von Texten ausprobieren am Bsp. eines normalen Geschäftsbriefes.
Was ist neu?
Die Trennung von Text und Layout. Somit können Inhalte einfacher überabeitet werden, ganz ohne HTML-Kenntnisse. Einfachere Einbindung von Bildern an der gewünschten Stelle. Automatische Seitenumbrüche sowie einfaches Einfügen von manuellen Seitenumbrüchen. Eigene Briefvorlagen abändern ohne eine Kopie des Briefes anlegen zu müssen. Einfaches Einfügen von nutzbaren Variablen, je nach verwendeter Vorlage. Angepasste Anzeige der Briefvorlagen je nach Modul.
Wo können Sie die neuen Funktionen einsehen und bereits testen?
In den CRM-Modulen im Menüpunkt "Briefe & Mails" wechseln auf "Briefe & Mails NEW". Lernen Sie die neuen Funktion zunächst am regulären Geschäftsbrief "Briefbogen DIN A4" kennen. Hierfür stehen Tutorials zur Verfügung.
Wie geht es weiter?
Weitere Briefvorlagen werden sukzessive zur Verfügung gestellt. In weiteren Tutorials zeigen wir Ihnen die Berarbeitung von Layouts. Sie erhalten von uns einen Fahrplan, wann ausschließlich nur noch die neuen Briefe genutzt werden können.
Kampagnen - Export eingerichtet (26.04.2023)
Als weiterer Bestandteil der neuen Kampagnenfunktion wurde nun bereits der Export der angelegten Kampagnen (Seitenmenü: Kampagnen) umgesetzt.
Wählen Sie eine Kampagne aus und klicken auf: Exportieren. Die nun erstellte Excel-Datei enthält alle Kunden, bei denen die Kampagne hinterlegt ist mit Anrede, Vorname, Name, Adresse, Bemerkung und KundenID und Kampagnenstatus.
Kampagnen - Auswahl im Ticket sowie Bestell-/ Kontaktformular (28.02.2023)
Angelegte Kampagnen können in ein Ticket (KDB und ZLO) übernommen werden.
Auch bei der Speicherung von Kundendaten aus dem Bereich Bestell-/Kontaktformular kann die Kampagne ergänzt werden.
Die Information wird beim Kunden abgelegt.
Kampagnenübersicht überarbeitet (06.02.2023)
Die Übersicht der Kampagnen wurde überarbeitet.
Der Marker Wiederholungen entfällt. Das Feld Webcode wird umbenannt in Kampagnenbezeichnung. Es kann sowohl ein Start- als auch ein Enddatum gesetzt werden.
Ausbau der Kampagnenfunktion (23.01.2023)
2023 erfolgt sukzessive der Ausbau der Funktion Kampagnen. Im aktuellen Rollout werden zwei Änderungen umgesetzt:
1. Umbenennen des Feldes "Response" in "Kampagnenstatus" 2. Einführung neuer Auswahlmöglichkeiten zum Status:
offen (ehemals Anmeldung) kontaktiert nicht erreichbar kein Interesse verstorben verzogen
Informationen angefordert Termin vereinbart Vertrag abgeschlossen (ehemals Vertragsabschluss) Vertrag angepasst Gespendet Zugesagt
Der Standard-Status bei Anlage einer Kampagne über die z.B. Serienbrieffunktion ist "offen".
Übernahme von Kontakt- und Bestellformularen in die Kundendatenbank (KDB) (13.07.2022)
Einträge von Kontakt- und Bestellformularen auf den DRK-Musterwebseiten können in der Kundendatenbank (KDB) angezeigt, übernommen und in eine KDB-Ticket umgewandelt werden. Für die Anwendung stehen Ihnen drei kurze Video-Anleitungen zur Verfügung:
Daten aus Kontakt- und Bestellformularen stehen in der KDB unter „Kontaktformular“ zur Ticket- und Datenübernahme zur Verfügung. Video-Anleitung - Webseitenformulare in KDB übernehmen Bestellformulare können für jedes einzelne Angebot auf Ihrer Webseite eingebunden werden. Eine Anleitung finden Sie hier: Video-Anleitung - Bestellformulare auf der Webseite verwenden Wie Sie das Kontaktformular auf Ihrer Webseite einbinden finden Sie hier: Video-Anleitung - Nutzung des Kontaktformulars in Mustervorlagen
Neuer Filter in Suche (20.06.2022)
In der Suche steht ein neuer Bereich „Datenqualität“ zur Verfügung mit voreingestellten Suchabfragen.
Briefgenerierung (30.0.5.2022)
Hier veröffentlichen wir den aktuellen Stand zur Umsetzung der neuen Briefgenerierung.
Wir überarbeiten seit Mitte 2021 die gesamte Brieferstellung. In diesem Zusammenhang wird auch ein neuer und vor allem einfacher zu bedienender Brief-Editor in das System einbaut. Die inhaltlichen Änderungen können mit diesem wesentlich einfacher selbst durchgeführt werden.
30.05.2022 Der neue Briefeditor wird nun sukzessive eingeführt, beginnend mit Briefvorlagen aus KDB und FMV. Sie haben nun die Möglichkeit einen Teil der Oberfläche kennenzulernen und zunächst die inhaltliche Bearbeitung der bereitgestellten Vorlagen selbst zu testen. Im Menüpunkt "Briefe &Mails" klicken Sie auf den neuen Funktionsbutton "Briefe&Mails: NEW".
Unter "Allgemeine Vorlagen" werden die zentralen Vorlagen angezeigt. Unter "Eigene Vorlagen" werden alle gespeicherten Vorlagen abeglegt. Die Trennung zwischen KV und eigenen Vorlagen entfällt. Die Vorlagen werden Modulweise angboten und variieren daher je nachdem in welchem Modul Sie sich befinden und welchen Brief sie genutzt haben. Die Briefe vererben die Informatione, um welche Vorlage es sich urspünglich gehandelt hat weiter. Zu erkennen ist dies nun durch das Mouseover beim Briefnamen durch "abgeleitet von". Unter der Auswahl "Variablen" stehen die möglichen Variablen für den ausgewählten Brief zur Verfügung.
Enddatum bei Kundenbeziehungen (09.05.2022)
Ab sofort kann das Enddatum einen Kundenbeziehung manuell gesetzt werden.
Kriterien für Dublettenabgleich überarbeitet (23.10.2020)
Der Suchalgorithmus wurde so verändert, dass im Dublettenablgleich Kunden bzw. Firmen angezeigt werden, bei den der Name identisch ist. Somit wird die Anzahl der zuvor vielfach angezeigten Nicht-Dubletten reduziert. Die Kriterien sind nun wie folgt: Kriterien unter „Name & Adresse“: Name – voll Vorname – erster Buchstabe PLZ – voll Straße – die ersten 5 Buchstaben Ort – erster Buchstabe Kriterien unter „Name & Geburtsdatum“: Name – voll Vorname – erster Buchstabe Geburtsdatum – voll Kriterien unter „Firmenname & Adresse“: Name Firma – voll PLZ – voll Straße – die ersten 5 Buchstaben Org 2 – erster Buchstabe Ort – erster Buchstabe