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B12. - Auswertung / Statistik

B12. - Auswertung / Statistik

Inhalt

  1. Zur Statistik

  2. Statistik – Zugriffsberechtigungen in der Benutzerverwaltung (BVw)

  3. Statistik – Übersicht

  4. Bericht mit Anlagen erstellen

  5. Beitragsaufstellung zum Stichtag

  6. Aufstellung zum Stichtag

  7. Hinweise zur Einordnung von Kennzahlen

  8. FAQ – Häufig gestellte Fragen

  9. Tipps zum statistischen Jahresabschluss

1. Zur Statistik

✅Hinweis:
In der Statistik erfolgt keine Datenfestschreibung. Es handelt sich stets um eine aktuelle Auswertung der vorliegenden Daten. Änderungen wie z. B. nachträgliche Kündigungen oder Zahlungsanpassungen wirken sich direkt auf die Statistiken aus.

Funktionen im Überblick:

  • Neben individuellen Auswertungen über Suchabfragen (mit Exportfunktion nach Excel) stehen im Statistikmodul vordefinierte Kennzahlen per Mausklick zur Verfügung.

  • Der Betrachtungszeitraum kann über einen Stichtag festgelegt werden.

  • Alle Auswertungen basieren auf dem jeweils aktuellen Datenstand.

Das bedeutet konkret:

  • Gelöschte Personen werden in den Statistiken nicht berücksichtigt.

  • Änderungen z. B. an Zahlungsweise, Mitgliedsstatus, Beitrittsdatum oder Kündigungsgrund haben sofortige Auswirkungen, sowohl rückwirkend als auch für die aktuelle Statistik.

🧾 Beispiel:
Wird ein Mitglied rückwirkend zum 31.12.2023 gekündigt, ändert sich auch eine bereits abgerufene Statistik zum Stichtag entsprechend.

⭐Empfehlung:
Nach Abschluss aller relevanten Eingaben für ein Kalenderjahr sollte die Statistik gespeichert und exportiert werden, um spätere Änderungen nachvollziehen zu können.

Qualität der Statistik = Qualität der Dateneingabe

Für eine zuverlässige Statistik ist die korrekte und vollständige Dateneingabe entscheidend. Fehlerhafte oder uneinheitliche Eingaben können zu verzerrten Ergebnissen führen.

Typische Fehlerquellen:

  • Doppelte Mitgliedschaften

  • Uneinheitliche Eingabe von Zahlungsformen (z. B. Rücküberweisung vs. Lastschrift)

  • Fehlerhafte oder fehlende Kündigungsdaten

🔧Technischer Hinweis:

Änderungen an Daten (z. B. Korrekturen oder Nachträge) werden im nächtlichen Verarbeitungslauf übernommen und sind am Folgetag in der Statistik sichtbar.

2. Zugriffsberechtigungen für die Statistik in der Benutzerverwaltung (BVw)

Der Zugriff auf den Statistikbereich wird über die Benutzerverwaltung (BVw) gesteuert.

Zugriffsregelung:

  • Sachbearbeitende: Zugriff auf die Statistik ist optional und muss über die Benutzerverwaltung explizit freigeschaltet werden.

  • Leitungskräfte: Die Berechtigung zur Nutzung der Statistik ist automatisch enthalten.

✅Hinweis:
Wenn Mitarbeitende keine Auswertungen sehen oder durchführen können, prüfen Sie bitte die entsprechenden Berechtigungen in der Benutzerverwaltung.

3. Statistik – Übersicht

In diesem Kapitel wird der Aufbau des Statistikmoduls erläutert. Detaillierte Informationen zu einzelnen Funktionen finden Sie in den Folgekapiteln.

Elemente der Statistikübersicht:
Element Beschreibung
i-Button Zeigt per Mouseover oder Klick die Abfragekriterien an, auf denen die jeweilige Kennzahl basiert.
Grün hinterlegte Zellen Bieten die Möglichkeit, direkt in die Quelldaten einzutauchen. Diese Daten können eingesehen und als Excel-Datei exportiert werden.
Erläuterung der Spalten:
Spalte Beschreibung
Name Bezeichnung der jeweiligen Kennzahl, über die ein Abruf erfolgt.
„i“-Symbol Zeigt Informationen zu den zugrundeliegenden Abfrageparametern.
Ende des Monats Betrachtungszeitraum: Aktueller Monat bis Monatsende.
Vormonat Betrachtungszeitraum: Kompletter vorheriger Monat.
„yyyy b. heute“ Betrachtungszeitraum: Jahresbeginn bis heute – für den Gesamtverband (KV Gesamt, z. B. KV Musterstadt).
Stichtag / Bericht mit Anlagen Auswertung zu einem frei wählbaren Stichtag. Siehe Kapitel 4.
Mitgliederbereich Betrachtung der Kundenbeziehung „Mitgliedschaft“.
Mitgliedsbeiträge Betrachtung der geleisteten Beiträge im Mitgliederbereich.
Spenden Betrachtung der Kundenbeziehung „Spender“.
Spendenbeträge Auswertung der Spendenbeträge im ausgewählten Zeitraum.

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Spezifische Kennzahlen für Ortsvereine (OV):
Kennzahl Weiterführende Kapitel
Stichtagsbezogene Beitragsaufstellung Siehe Kapitel 5
Stichtagsbezogene Aufstellung (Mitglieder + Beiträge) Siehe Kapitel 6
Bericht mit Anlagen (PDF + Excel) Siehe Kapitel 4

grafik.png

4. Bericht mit Anlagen erstellen

Mit dieser Funktion können Sie zu einem frei wählbaren Stichtag einen detaillierten Bericht inklusive PDF und Excel-Anlagen erzeugen.

So gehen Sie vor:

  1. Öffnen Sie den Bereich Statistik.

  2. Geben Sie einen Stichtag ein, z. B. 31.12.2023.

  3. Wählen Sie „seit Anfang des Jahres“ als Zeitraum.

  4. Klicken Sie auf den Button „Bericht mit Anlagen“.

→ Es öffnet sich ein neues Fenster mit zwei Ergebnissen:

1. Bericht mit Anlagen (PDF „KVOV Bericht“)

Der PDF-Bericht enthält u. a.:

  • die Anzahl der zahlenden Mitglieder zum Stichtag (aus heutiger Sicht)

  • Beitritte und Austritte im gewählten Zeitraum

  • das Beitragsaufkommen

  • eine Altersverteilung der Mitglieder

⚠️ Wichtig:
Mitglieder, die zum Stichtag noch aktiv, aber inzwischen gekündigt sind, werden nicht automatisch mitgezählt. Um die tatsächliche Anzahl zahlender Mitglieder zum Stichtag zu erhalten, müssen diese hinzugerechnet werden.

2. Excel-Anlagen (per Klick auf „Anhänge herunterladen“)

Sie erhalten eine Excel-Datei mit folgenden Tabellen:

a) Tabelle „Austritte“

  • Mitglieder mit Austrittsdatum innerhalb des Abfragezeitraums (einschließlich Stichtag)

  • Nur Mitglieder, die vor oder während des Zeitraums beigetreten sind

  • Die Summe entspricht der Zahl im PDF unter „Austritte“

b) Tabelle „Austritte in Zukunft“

  • Mitglieder mit einem Austrittsdatum nach dem Stichtag

  • Entspricht der Summe im PDF unter „Eintritte“

d) Tabelle „Zahlungsübersicht“

  • Enthält alle Zahlungen im betrachteten Zeitraum

  • Berücksichtigt werden:

    • Mitglieder mit Status „zahlend“ (kein oder zukünftiges Kündigungsdatum)

    • Mitglieder mit Status „gekündigt“, wenn Austritt am Stichtag erfolgte

    • Mitglieder ohne angezeigten Status, wenn Austritt vor dem Stichtag, aber innerhalb des Zeitraums lag

    • Mitglieder mit Status „beitragsfrei“, unabhängig von geleisteten Zahlungen

Hinweis:
Zahlungen können auch 0,00 € betragen, wenn z. B. keine Zahlung erfolgte, aber ein Status als „zahlend“ vorlag.

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5. Beitragsaufstellung zum Stichtag

Diese Funktion bietet eine kompakte Übersicht der Beitragseinnahmen zum gewählten Stichtag – aufgeschlüsselt nach Zahlungsarten und Ortsvereinen.

So gehen Sie vor:

  1. Öffnen Sie den Bereich Statistik.

  2. Geben Sie den gewünschten Stichtag ein, z. B. 31.12.2023.

  3. Wählen Sie „seit Anfang des Jahres“ als Zeitraum.

  4. Klicken Sie auf den Button „Beitragsaufstellung“.

→ Es öffnet sich ein neues Fenster mit einem PDF-Bericht, ohne Anlagen.

Inhalt der Beitragsaufstellung (PDF):

  • Anzahl und Summe der Zahlungen nach Zahlungsart (z. B. Lastschrift, Barzahler)

  • Nur Mitgliederbeiträge (Spenden werden nicht berücksichtigt)

  • Aufschlüsselung der Bezahlstatus nach Ortsverein

  • Eine Legende erklärt alle Status- und Zahlungsarten im Bericht

Abgleich mit Buchungsliste:
Zahlungsart Entsprechender Buchungsstatus im System
Lastschrift Status „bezahlt“ oder „Lastschrift bezahlt“, Zahlungsform „Lastschrift“
Barzahler Status „bezahlt“ oder „Rücküberweisung“, Zahlungsform „Barzahler“
Selbstzahler Status „bezahlt“ oder „Rücküberweisung“, Zahlungsform „Selbstzahler“
Dauerauftrag Status „bezahlt“ oder „Rücküberweisung“, Zahlungsform „Dauerauftrag“

✅Hinweis zur Interpretation:

  • Werte A LS / S LS beinhalten alle bezahlten Lastschriften und werden den Werten A RL / S RL gegenübergestellt.

  • Die Werte A RÜ / S RÜ (Rücküberweisungen) werden separat ausgewiesen, sind aber bereits in den Summen für BZ, SZ, DA enthalten.

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6. Aufstellung zum Stichtag (Mitglieder & Beitragsaufkommen)

Mit dieser Funktion erzeugen Sie eine Übersicht über Mitgliederzahlen und Beitragseinnahmen, getrennt nach Ortsvereinen, bezogen auf einen Stichtag.

So gehen Sie vor:

  1. Öffnen Sie den Bereich Statistik.

  2. Geben Sie den gewünschten Stichtag ein, z. B. 31.12.2023.

  3. Wählen Sie „seit Anfang des Jahres“ als Zeitraum.

  4. Klicken Sie auf den Button „Aufstellung“.

→ Es öffnet sich ein separates Fenster mit einem PDF-Bericht (ohne Excel-Anhänge).

Inhalt der Aufstellung (PDF):

Die Übersicht zeigt pro Ortsverein:

  • die Anzahl der Mitglieder zum Stichtag

  • das Beitragsaufkommen im betrachteten Zeitraum

  • eine Gesamtsumme für alle Ortsvereine

  • eine separate Ausweisung der Stornokosten

Mitgliederzählung zum Stichtag:

Gezählt werden:

  • Zahlende Mitglieder

  • Beitragsfreie Mitglieder

  • Gekündigte Mitglieder, sofern das Austrittsdatum am oder nach dem Stichtag liegt

Diese Werte entsprechen den Einzelaufstellungen, die beim Bericht mit Anlagen pro OV erstellt werden (vgl. Kapitel 4).

Weiterführende Auswertungen (Excel):

Nach Erstellung des Berichts können Sie zusätzlich die Excel-Anlagen zum Bericht mit Anlagen herunterladen:

Reiter „Zahlungsübersicht“:

  • Enthält alle Zahlungen zum gewählten Zeitraum

  • Enthält eine Gesamtsumme aller Beträge

Auswertung in der Excel-Datei:

  • Spalte „Status“: Filtern Sie auf „zahlend“, „beitragsfrei“ und „gekündigt“ (Austritt ab Stichtag), um die Mitgliederanzahl zu ermitteln.

  • Spalte „Zahlungen“: Summieren Sie die Beträge für die Gesamtsumme des Aufkommens.

Diese Daten bilden die Grundlage für die Angaben im PDF-Bericht zur Mitgliederanzahl und Beitragssumme pro OV.

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7. Hinweise zur Einordnung der Kennzahlen und zur Vergleichbarkeit

Statistische Auswertungen bieten wertvolle Einblicke – allerdings ist die Vergleichbarkeit der Zahlen eingeschränkt, da unterschiedliche Berechnungsgrundlagen zugrunde liegen.

Beispiel: Bericht mit Anlagen vs. Beitragsaufstellung
Bericht Besonderheiten
Bericht mit Anlagen (Kapitel 4) - Berücksichtigt alle zahlenden Mitglieder (Status „zahlend“)
- Enthält Beitritte, Austritte und Altersverteilung
- Berücksichtigt keine stornierten Buchungen oder Stornokosten
Beitragsaufstellung (Kapitel 5) - Zeigt zusätzlich ausgebuchte Beiträge und Stornokosten
- Grundlage sind alle Buchungen, auch stornierte
Wichtig:

Die Summen beider Berichte sind nicht direkt vergleichbar, da sie auf unterschiedlichen Datenmodellen beruhen. Ein Vergleich ist nur sinnvoll, wenn:

  • die Werte „S a./s.“ (ausgebucht/storniert) und

  • die „S SK“ (Stornokosten)

in der Beitragsaufstellung ausgeschlossen werden.

💡 Tipp:
Für eine konsistente Auswertung empfiehlt es sich, innerhalb eines Berichtstyps zu bleiben. So vermeiden Sie Verwirrung durch abweichende Rechenlogiken.

8. FAQ – Häufige Fragen zur Statistik

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Abfrage und Auswertung von Mitgliedsdaten zum Stichtag.

Wie ermittle ich zum Stichtag die Anzahl der Mitglieder, die z. B. an den Flugdienst gemeldet werden müssen?
Grundlage:

Mitglieder mit dem Status „zahlend“

Zwei Wege zur Auswertung:

a) Über den Bericht mit Anlagen (PDF):

  1. Statistik öffnen

  2. Stichtag eingeben (z. B. 31.12.2023)

  3. Zeitraum: seit Jahresbeginn

  4. Klick auf „Bericht mit Anlagen“

→ Im PDF finden Sie die Angabe:
„Anzahl zahlender Mitglieder (Jahr): Gesamt: XY“

b) Über die Excel-Anhänge:

  1. Nach dem Bericht: „Anhänge herunterladen“

  2. Excel öffnen → Tabelle „Zahlungsübersicht“

  3. Spalte L („Status“) → Filter setzen: „zahlend“

  4. Anzahl ablesen

Wie erhalte ich zum Stichtag die Anzahl der zahlenden Mitglieder pro Ortsverein?
Grundlage:

Mitglieder mit dem Status „zahlend“

Zwei Wege zur Auswertung:

a) Direkt über Statistik – Bereich „Allg. OV Kennzahlen“:

  1. Ortsverein auswählen

  2. Stichtag eingeben (z. B. 31.12.2023)

  3. Zeitraum: seit Jahresbeginn

  4. Klick auf „Bericht mit Anlagen“

→ Im PDF steht:
„Anzahl zahlender Mitglieder (Jahr): Gesamt: XY“

b) Über die Excel-Anhänge:

  1. Anhänge des KV-Berichts herunterladen

  2. Excel → Tabelle „Zahlungsübersicht“

  3. Spalte N („OV“) → Filter: gewünschter OV

  4. Spalte L („Status“) → Filter: „zahlend“

  5. Anzahl ablesen

Wie erhalte ich zum Stichtag die Gesamtanzahl aller geführten Mitglieder (zahlend, beitragsfrei, gekündigt)?
Grundlage:

Mitglieder mit einem der drei Status:
„zahlend“, „beitragsfrei“ oder „gekündigt“

Zwei Wege zur Auswertung:

a) Über den Bericht mit Anlagen (PDF):

  1. Statistik öffnen

  2. Stichtag eingeben

  3. Zeitraum: seit Jahresbeginn

  4. Klick auf „Bericht mit Anlagen“

→ Im PDF: „Anzahl zahlender Mitglieder (Jahr): Gesamt“
(Zusätzlich beachten: beitragsfreie/gekündigte nicht explizit ausgewiesen)

b) Über die Excel-Datei:

  1. Excel-Anhänge öffnen → Tabelle „Zahlungsübersicht“

  2. Spalte L („Status“) → Filter:
    „zahlend“, „beitragsfrei“, „gekündigt“

  3. Anzahl ablesen

9. Tipps und Hinweise zum statistischen Jahresabschluss

Damit Ihre Jahresstatistik vollständig und belastbar ist, beachten Sie bitte die folgenden Punkte:

a) Abschlussarbeiten für das Vorjahr vornehmen

  • Alle Änderungen, die das Vorjahr betreffen, müssen vor Erstellung der Jahresstatistik eingearbeitet sein:

    • Kündigungen (auch mit Wirkung in der Zukunft)

    • Rücklastschriften (RLS)

    • Rückerstattungen

    • Beitragsänderungen

b) Kündigungsdatum korrekt setzen

  • Bei Austritten immer das tatsächliche Enddatum der Mitgliedschaft erfassen

  • Auch wenn eine Kündigung erst nach dem letzten SEPA-Lauf eingetragen werden kann – das korrekte Datum ist entscheidend für die Statistik

c) Archivierung nach Abschluss

  • Nach Abschluss der Einarbeitung für das alte Jahr sollte:

    • die Jahresstatistik erzeugt

    • als PDF/Excel gespeichert oder ausgedruckt

    • und archiviert werden

  • So können spätere Änderungen leichter nachvollzogen werden

d) Abweichungen zwischen Listen möglich

  • Je nach Berichtstyp können sich abweichende Zahlen ergeben (z. B. Statistik vs. Buchungsliste)

  • Das ist in der Regel durch unterschiedliche Abfragelogiken erklärbar

  • Bei Rückfragen empfiehlt sich der Abgleich mit der Zahlungsübersicht in den Excel-Anhängen

e) Auswirkungen durch Löschung oder Auslagerung von Daten

  • Gesetzliche Vorgaben (z. B. DSGVO) regeln, wie lange Daten gespeichert werden dürfen

  • Wichtig: Das Löschen oder Auslagern von Mitglieds-/Spenderdaten hat sofortige Auswirkungen auf die Statistik

  • Empfehlung: Daten nicht vorschnell löschen, wenn Auswertungen noch benötigt werden

f) Besonderheiten beim Bericht mit Anlagen

  • Beitritte und Austritte werden jeweils stichtagsbezogen angezeigt – das ermöglicht auch rückwirkende Auswertungen

  • Die „zahlenden Mitglieder“ im Bericht beziehen sich auf den aktuellen Status – der Stichtag beeinflusst nur die Zahlungshistorie

  • Gekündigte Mitglieder werden in der Zahlungsübersicht berücksichtigt, wenn im Abfragejahr noch eine Zahlung erfolgt ist

🔧Technischer Hinweis zur Statusanzeige
Für jede Kundenbeziehung wird immer nur der aktuelle Status („zahlend“, „beitragsfrei“, „gekündigt“) gespeichert
Eine rückwirkende Statusabfrage (z. B. „war Mitglied am 01.01.2022 beitragsfrei?“) ist nicht möglich

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