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A7. - Tutorials und Rolloutinformationen

Nach Ihrer Anmeldung auf DRK-Intern.de stehen Ihnen hilfreiche Informationen zur Verfügung, um den Einstieg zu erleichtern:

Übersicht Rolloutinfos

 

Anpassung beim SEPA-Export und der Vorlaufzeit (24.07.2025) 
Damit die aus der SEPA-Vorlaufzeit erzeugten Daten zuverlässig in den SEPA-Export übernommen werden, wurde eine entsprechende Anpassung vorgenommen.
Die unter SEPA-Vorlauf gewählte Vorlaufzeit wird nun automatisch auch beim SEPA-Export berücksichtigt. So ist sichergestellt, dass auch zu einem späteren Zeitpunkt erstellte Datensätze korrekt in den Export einfließen.
 
Upload-Funktion für Logos in Layouteditor (19.05.2025) 
Bitte beachten Sie die aktuell gültigen Vorgaben des Styleguides zur Verwendung von Logos für Mitgliedsverbände, Einrichtungen und Partner! 
Im Layout-Editor haben Sie nun die Möglichkeit, bei verschiedenen Vorlagen eigene Logos hochzuladen. Es stehen Ihnen zwei Platzierungsoptionen zur Verfügung:
Logo-Upload links Logo-Upload rechts

Bitte stellen Sie sicher, dass das Logo im Format PDF, PNG oder SVG vorliegt, keine Schutzzone enthält und einen transparenten Hintergrund besitzt.
 
Auftragsarbeit: Neugestaltung des Seitenmenüs unter Briefe & Mails (09.04.2025) 
Die Abschnitte Briefe, Empfänger und Mailanhänge wird in separaten Reitern dargestellt. Zur besseren Übersicht wird zusätzlich die Anzahl der hinterlegten Anhänge direkt am entsprechenden Reiter angezeigt.
 
Variable: Empfänger Geburtsort (10.03.2025) 
In der Vorlage Briefbogen DIN A4 steht nun die Variable "Empfänger Geburtsort" zur Verfügung.  
 
Variable: Empfänger Mitgliedsnummer (10.03.2025) 
In den folgenden Vorlagen steht nun die Variable "Empfänger Mitgliedsnummer" zur Verfügung:
Briefbogen DIN A4 Briefbogen Geburtstag  
 
Seitenauswahl für Logos (10.03.2025) 
Bei Vorlagen mit integriertem Logo haben Sie im Bereich Layout nun folgende Konfigurationsmöglichkeiten:
Logo je/ab Seite: 
einzelne Zahl -> Anzeige des Logos auf dieser Seite einzelne Zahl und Bindestrich-> Anzeige des Logos ab dieser Seite  X-Y -> Anzeige des Logos auf Seite X bis Y X,Y -> Anzeige des Logos auf Seite X und Y
 
Neue Vorlage: Namensschilder (16.12.2024) 
Die neue Vorlage "Namensschilder" ermöglicht das Erstellen von Namensschildern im Format 90 x 60 mm. Auf den Schildern werden Vor- und Nachname, die Organisation/Firma sowie die Funktion aus dem entsprechenden Feld der Teilnehmermaske abgebildet.
 
Abschaltung Bereich Briefe&Mails Old (09.09.2024) 
Bitte beachten Sie, dass der alte Bereich "Brief&Mails old" ,wie am 05.08.2024 bereits angekündigt, nun deaktiviert wird. Dies bedeutet, dass ab dem 09.09.2024 der Zugriff auf "Brief&Mails old" nicht mehr möglich ist. Die neue Version  "Briefe&Mails" ist seit dem 11.12.2023 im Einsatz und hat den alten Bereich bereits abgelöst. 
 
Weitere Zuwendungsbescheinigungen (09.09.2024) 
Als weitere Vorlagen stehen Ihnen mit dem Rollout zur Verfügung:
Zuwendungsbestätigung § Einzel Zuwendungsbestätigung § Sammel

Diese sind abgeleitet von Mustern für Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag abrufbar auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums.
Mithilfe der Einzelbestätigung bestätigen Sie eine einzelne Zahlung. Sollten dennoch mehrere Zahlungen vorhanden sein, wird für jede Zahlung eine Bestätigungen erstellt.
Mithilfe der Sammelbestätigung werden mehrere Zahlungen zusammengefasst und bestätigt. Zusätzlich erfolgt als zweite Seite eine Aufstellung der einzelnen Beträge.
 
Hinweis wenn Mailversand nicht möglich ist (05.08.2024) 
Die Exportliste zur temporären Ansicht und zum Download von erstellten Schreiben wurde erweitert.
Visuelle Darstellung von Versandproblemen: Schreiben, die aufgrund der (fehlenden) E-Mail-Adresse nicht versendet werden können, werden nun deutlich neben dem Diskettensymbol durch ein weißes Ausrufezeichen auf rotem Grund signalisiert. Diese Markierung hilft Ihnen schnell zu erkennen, welche Empfänger betroffen sind.
Detailansicht und Download von Empfängerlisten: Wenn Sie den Mauszeiger auf das Ausrufezeichen-Symbol setzen, erhalten Sie eine detaillierte Auflistung der Empfänger, bei denen der Versand nicht erfolgen konnte. Durch einen Klick auf das Symbol können Sie sich diese Liste als CSV-Datei herunterladen und die Daten im Nachgang ggf. im System ergänzen.
Dokumentenablage und Fehlerhinweise: Auch wenn der Versand per E-Mail nicht möglich war, werden die betroffenen Schreiben weiterhin in der Dokumentenablage abgelegt. Zusätzlich wird nun unter "Kontakt out > Ergebnis" der Hinweis "Fehler bei Mailversand" angezeigt. Dies gibt Ihnen sofort einen Überblick über den aktuellen Status des Mailversands und eventuelle Probleme.
 
Löschung von Zuwendungsbescheinigungen in Dokumentenablage unterbunden (05.08.2024) 
Die über das Jahresquittung erstellten Zuwendungsbescheinigungen, werden aus der Dokumentenablage eines Mitglieds abgelegt. Zeitgleich wird der Betrag als quittiert markiert. 
Die Möglichkeit, Zuwendungsbescheinigungen in der Dokumentenablage beim Kunden zu löschen, wurde daher unterbunden.
Dies trifft auf alle Standardvorlagen für Zuwendungsbescheinigungen und deren Ableitungen zu.
 
Beitrag aus der Ideenwerkstatt: Löschhinweis erweitert (05.08.2024) 
Vor der Löschung von Datensätze wird ein Warnhinweis angezeigt, der bestätigt werden muss.
Dieser Warnhinweis wird nun in folgenden Bereichen um die Anzahl der ausgewählten Datensätze ergänzt:
Mitgliederliste Firmenliste Suche
 
Re-Import und Bankverbindung aktualisiert (17.06.2024) 
Um zu verhindern, dass fehlende Angaben in der Re-Import-Datei zu einer Entfernung einer bestehenden Bankverbindung bei einem Mitglied führen, wurde der Re-Import überarbeitet.
Durch den Re-Import werden keine Bankverbindungen gelöscht. Es wird lediglich eine neue, aktuelle Bankverbindung ergänzt. Alte Bankverbindungen sind weiterhin über die Mitgliedermaske unter "Banken(en)" aufrufbar. Die Angabe einer IBAN reicht aus, um eine neue, aktuelle Bankverbindung anzulegen. Alternativ ist auch die Angabe von Kontonummer und Bankleitzahl (BLZ) möglich. Sind keine Bankdaten (IBAN, Kontonummer, Kontoname, Kontoinhaber, BLZ, Mandatsnummer) in der Re-Import-Datei enthalten, bleibt die bereits existierende Bankverbindung des Mitglieds in der FMV bestehen. Wenn Bankdaten übermittelt werden, die nicht ausreichen, um eine neue Bankverbindung anzulegen, bleibt die bereits existierende Bankverbindung des Mitglieds in der FMV bestehen. Werden identische Bankdaten importiert (IBAN, Kontoinhaber und Mandatsnummer), bleibt die bereits existierende Bankverbindung des Mitglieds in der FMV bestehen.
 
Druckhistorie und Downloads von Briefen und Mails Teil 2 (17.06.2024) 
Nun erfolgt Teil 2: Überarbeitung des Workflows
Die Erstellung der Briefe und Mails erfolgt weiterhin über das Exportfenster. Dieses wird aber nicht mehr bei jeder Brieferstellung in der Anwendung sichtbar.
Erstellen Sie einen Brief für eine Person / einem Verteiler, so wird Ihnen nach Fertigstellung automatisch das Ergebnis als Download angeboten.  Sollten mehrere Fertigstellungen gleichzeitig laufen, dann können Sie die weiteren Ergebnisse über die "Exportliste" herunterladen.  Versenden Sie einen Brief per Mail, so können Sie sich bei Bedarf diesen Brief im Nachgang über "Exportliste" herunterladen.  
 
Druckhistorie und Downloads von Briefen und Mails (27.05.2024) 
Die Erstellung für Briefe und Mails wurde überarbeitet. Ab sofort werden folgende Funktionen angeboten :
Mail und Druckhistorie der erstellten Schreiben, max. 7 Tage Dauer eines Exportes kann mitverfolgt werden Es können mehrere Exporte gleichzeitig gestartet werden (Warteschlange) Über einen Export-Button können die erstellten Schreiben heruntergeladen werden, max. 7 Tage
Dafür erfolgt die Erstellung der Briefe und Mails über ein Export-Fenster. Das ist technisch notwendig, um die o.g. Vorteile zu ermöglichen. Der Workflow wird hier an die neuen technischen Abläufe angepasst. 
Die Umsetzung dieses Projektes erfolgt daher in zwei Schritten.
1. Teil: Technische Umsetzung (aktuelles Rollout)
2. Teil: Überarbeitung des Workflows (nächstes Rollout)
 
Überarbeitung Zuwendungsbestätigungen (15.04.2024) 
Nach Kundenhinweis haben wir folgende Standardvorlagen aktualisiert:
Zuwendungsbestätigung Zuwendungsbestätigung Mitgliedsbeitrag Zuwendungsbestätigung Sammel Zuwendungsbestätigung Spende

mit folgenden Änderungen:
Körperschaftsteuergesetz (Korrektur) Wohlfahrtswesens (statt freien Wohlfahrtspflege) Streichung des Einschubs "Betrag bezahlt" vor der eigentlichen Zuwendungsübersicht (Dopplung) Gesamtbetrag der Zuwendung - in Ziffern - (statt Betrag der Zuwendung)
 
Variable "Stempel" Anpassungen (15.04.2024) 
Die Variable "Stempel" wurde angepasst. Die Variable kann nun in einen Fließtext eingefügt werden, ohne einen Umbruch zu erzeugen.
 
Anlage zur Sammelbestätigung optional (25.03.2024) 
Sie können nun für Ihre eigenen Briefvorlagen für Zuwendungsbestätigungen festlegen, welche Einstellungen für die "Anlage zur Sammelbestätigung" gelten sollen:
Einstellungen für den Anhang:
Anhang immer Kein Anhang bei einmaliger Zahlung pro Jahr Anhang als Leerseite einfügen bei einmaliger Zahlung pro Jahr
Das Widget "Zuwendungsliste" kann mit Hilfe des Stiftest in der Briefvorlage bearbeitet werden. Durch die Option "Anhang als Leerseite einfügen bei einmaliger Zahlung pro Jahr" stellen Sie sicher, dass die Anzahl der seitens konstant bleibt.
 
Mailtext, -betreff und Signatur Teil 1 (06.03.2024) 
Sie können nun die Begleit-Mail für den Versand von Informationen per Mail konfigurieren.
Die Einstellung kann für jede Briefvorlage vorgenommen werden. So können Sie unterschiedliche Hinweise und passende Texte zu Ihren Informationen formulieren.
Da es sich um individuelle Einstellungen handelt, sind die Anpassungen nur bei individuellen Briefen möglich.
Bitte beachten Sie, dass die Mail nicht die eigentlichen Informationen aus den Briefen abbilden soll, daher ist die neue zusätzliche Auswahl an Variablen für die Mail beschränkt.
Folgende Bereiche können nun unter Briefe&Mails> Email-Editor angepasst werden:
Betreff Text Signatur  
So gehen Sie vor:
1. Wählen Sie eine individuelle Briefvorlage aus. Klicken auf Email-Editor.
2. Es öffnet sich ein Fenster zum Bearbeiten der Mail.
3. Unten Links finden Sie den Button "Vorschau". Bitte beachten Sie, dass  ohne konkrete Daten nicht alle Variablen ausgefüllt werden.
4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und Speichern Sie diese unten rechts ab. Ein zusätzliches Speichern des Briefes ist nicht notwendig.
 
Hinweise zur Bearbeitung der Mailtexte Teil 2 (06.03.2024) 
Zur Bearbeitung des Betreffs
Sie können einen passenden Betreff eingeben und mit den direkt darunter aufgeführten Variablen ergänzen.
Die Variablen werden in der Reihenfolge der Übernahme aufgelistet. Die Variable Kundenummer wird nur bei vorhandenen Mitgliedsnummern befüllt. Ist keine Mitgliedsnummer vorhanden, wird kein Wert ausgegeben. Das gilt ab sofort auch in regulären Briefen bei Verwendung dieser Variablen. Der Hinweis "keine vorhanden" entfällt.

Zur Bearbeitung des Textes
Sie können den bestehenden Text überarbeiten. Weitere Variablen finden Sie in dem Dropdown links. Da die Texte nicht den Inhalt der Schreiben wiedergeben sollen, ist die Auswahl der Variablen fix begrenzt.

Zur Bearbeitung der Signatur
Das editierbare Widget Signatur bietet Ihnen die Möglichkeit Änderungen vorzunehmen.
Absendergilt für alle Mails, die manuell ausgelöst werden.
Das bedeuten die Auswahlmöglichkeiten im Einzelnen:
angemeldeter Benutzer = der Sachbearbeitenden selbst + die Gliederungsdaten aus der Benutzerverwaltung ausgewählter Benutzer = ein Sachbearbeiter der Benutzerverwaltung nach Wahl + die Gliederungsdaten aus der Benutzerverwaltung manuell = Maske zum Festlegen eigener Informationen und angepasster Gliederungsdaten.
 
Neue Stelle Auswahl Variablen (06.03.2024) 
Die Auflistung der Variablen unter Briefe&Mails wandert von ganz rechts nach ganz links in der Ansicht.
 
Mail Antwortadresse einstellen (27.02.2024) 
Seit 2020 wird aus technischen Gründen als Absenderadresse "noreply@drk-intern.de" verwendet. Klick ein Kunde dennoch auf Antworten, wird eine Antwortmailadresse mit Gliederungsbezug eingeblendet. Mit dem aktuellen Rollout werden nun folgende Aktualisierungen zur Verfügung gestellt:
Im Menüpunkt Einstellungen kann im neuen Feld "Antwortadresse FMV" eine Mailadresse hinterlegt werden. Ist diese befüllt, werden alle Mails mit dieser Antwortadresse versendet. Ist dieses Feld leer,  wird automatisch die Mail des Sachbearbeitenden angezeigt.
 
Neue Vorlage für Jubiläen (27.02.2024) 
Mit Urkunde (Art. Nr. 01081) sowie Urkunde, schlicht stehen zwei neue Vorlagen zur Verfügung.
Diese finden laut Styleguide des DRK Anwendung bei Dankschreiben und Jubiläen.
Die hochwertige Ausführung mit dem roten Balken ist im Rotkreuzshop als Druckvorlage bestellbar. Die schlichte Variante kann direkt über die MFV erstellt werden.
 
Vorlage für Zahlschein erweitert (27.02.2024) 
Das Widget "Daten für ÜWT" wurde um folgende Optionen erweitert:
Zahlbetrag einblenden Mitgliedsnummer im Verwendungszweck einblenden
Beide Neuerungen beziehen sich auf eine Mitgliedschaft beim Kunden.
 
Neue Vorlagen für Urkunden (07.02.2024) 
Es stehen neue Vorlagen Urkunde, schlicht und Urkunde, blanko (Art. 01081) zur Verfügung.
Urkunde, blanko (Art. 01081) kann für die hochwertige Ausführung mit Heißfolienprägung bestellbar im Rotkreuzshop genutzt werden.
Laut Styleguide des DRK ist die Hochwertige Ausführung für Ehren- oder Dankesurkunden angedacht. Die schlichte Ausführung für Dankschrieben an Mitglieder für Ihren Einsatz.
 
Layout für Checkkarten erstellt (07.02.2024) 
Im Layouteditor wurde das Layout für Checkkartendrucker ergänzt: CR 80 Landscape empty.
 
Rollout 11.12.2023 abgeschlossen 
Das Rollout zur Umstellung der Briefe ist nun (11.12.2023, 17.30 Uhr) abgeschlossen.
Sie können wieder in den Modulen arbeiten. Für die Briefe /Mails oder Rechnungen werden ausschließlich die neuen Vorlagen angeboten und verwendet. 
Die bisherigen Vorlagen (individuell/Standard) sind noch einsehbar, können jedoch nicht mehr verwendet werden.
Wir haben die Funktionen zur Erstellung und zum Versand der Briefe intensiv getestet. Sollten bei Ihren eigenen Vorlagen dennoch Probleme auftreten, senden Sie eine Mail an support@drkservice.de mit dem Betreff Briefumstellung samt Screen auf dem das Problem ersichtlich wird. Vielen Dank!
 
Ablaufplan Brieferstellung am 11.12.22023 (Stand 07.12.2023) 
Die Umstellung der Briefe findet am Montag, den 11.12.2023 ab 14.00 Uhr statt. 
Zur Vorbereitung: Bitte Drucken Sie alle Unterlagen/Schreiben, die Sie am 11.12.2023 sowie am 12.11.2023 benötigen noch auf Basis der alten Briefe bis ca. 13.45 Uhr aus.
Zur Durchführung:  Am 11.12.2023 ab 14.00 Uhr wird die alte Brieferstellung durch die neue Brieferstellung abgelöst. Ab diesem Zeitpunkt erstellen oder versenden Sie keine Briefe /Mails oder Rechnungen! Sie können während der Umstellung Daten von Mitgliedern/Spendern bearbeiten.

Nach der Umstellung: Wir informieren Sie in den Rolloutinfos , wenn die Umstellung erfolgreich abgeschlossen wurde. Sie können dann wieder wie gewohnt in den Modulen arbeiten. Für die Briefe /Mails oder Rechnungen werden ausschließlich die neuen Vorlagen angeboten und verwendet. Die bisherigen Vorlagen (individuell/Standard) sind dann noch einsehbar, können jedoch nicht mehr verwendet werden. 
 
Anpassung Zuwendungsbescheinigung (11.12.2023) 
In den Vorlagen wurde der Satz aufgenommen:
"Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen  Ja I Nein."
Es handelt sich hierbei um eine Checkbox, bei der Sie an zutreffender Stelle das Häkchen setzen müssen.
Da bei Jahresbeiträgen auf den Anhang verzichtet wird, ist der bisherige Satz "Ob es sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen handelt, ist der Anlage zur Sammelbestätigung zu entnehmen." in diesen Fällen nicht zutreffend und wurde daher von uns entfernt.
 
Ansichtswechsel - Neue Bereich Briefe&Mails erhält neue Platzierung (01.11.2023) 
Ab sofort werden Sie bei Wechsel in den Bereich Briefe&Mails direkt auf den neuen Briefe Bereich weitergeleitet.
Wichtig! Nach wie vor können Sie die alten Vorlagen verwenden. Diese können Sie weiterhin über den Button "Briefe & Mails OLD " aufrufen und bearbeiten.
Der neue Editor und seine Briefe löst den alten Editor und die bisherigen Briefe erst am 01.12.2023 ab.
Die neuen Briefe können Sie bereits nutzen und mit Hilfe des Buttons "PDF" erstellen. Ausnahme: Zuwendungsbescheinigungen.
 
Erweiterung der Vorlage Zuwendungsbestätigung (01.11.2023) 
In den Vorlagen zu den Zuwendungsbestätigungen können Sie über das Widget Zuwendungsliste, beim Hinweis Verzicht auf Erstattung von Anwendungen zwischen Nein und Ja wählen. Je nach Auswahl wird die Spalte in der Auflistung der Einzelbeträge dann mit Ja oder Nein befüllt.
Die Änderungen der Einstellung in den Briefen werden erst nach Speicherung der Briefvorlage übernommen.
 
Erweiterung der Vorlage Mitgliedsausweis (01.11.2023) 
In der Vorlage Mitgliedsausweis (Art.nr. 01099) wurde der Bereich für den Mitgliedsausweis in ein Widget umgewandelt.
Dadurch können keine unbeabsichtigten Änderungen bei Zeilenabständen usw. vorgenommen werden.
Klicken Sie in der Briefvorlage mit der rechte Maustaste auf Mitgliedsausweis und dann auf Widget bearbeiten. Sie können nun optional die Anzeige der Nummer des Flugdienstes mit Hilfe der Checkbox bei Bedarf deaktivieren. Die Änderung wird erst nach Speicherung der Vorlage sichtbar.
Zusätzlich zeigt ein Hintergrundbild in der Vorschau den Bereich des Mitgliedsausweises für das entsprechende Briefpapier an. Achten Sie beim Ausdruck auf die Druckereinstellung Skalierung 100%.
Ausweis.jpg
 
Erweiterung der Vorlage für Zahlschein (01.11.2023) 
Die Vorlage für einen Zahlschein bietet ab sofort folgende Optionen:
1. Der Beleg für den Kontoinhaber kann wahlweise links oder rechts positioniert werden
2. Die Daten vom Zahlungsempfänger, IBAN und BIC können optional eingeblendet werden.

Die Änderungen können über das Widget "Daten für ÜWT" vorgenommen werden und werden nach der Speicherung sichtbar.
In der Vorschaufunktion wird der Überweisungsträger als Hintergrundbild angezeigt. Nutzen Sie für den Druck bitte entsprechendes Briefpapier mit integriertem Überweisungsträger.
Achten Sie beim Ausdruck auf die Skalierung von 100% in den Druckereinstellungen.
 
Neue Anpassungen Layout-Editor (01.11.2023) 
In dem Bereich Layouteditor haben wir folgende Erweiterungen eingefügt:
1. Die Variablen für das Feld Mandant Steuer-Nr. aus den Vereinsdaten ergänzt
2. Auswahl Logo BRK-Wasserwacht ergänzt
Layout.jpg
 
Neues Anpassungen im neuen Briefe Bereich (01.11.2023) 
Folgende Ergänzungen wurden im Bereich Briefe&Mails new vorgenommen:
1. Zusätzliche Schriftgröße ergänzt
2. Verfügbare Variablen ergänzt.
3. Die JRK- Schriftart "Quicksand" ergänzt (Vorgabe Styleguide des JRK)
4. Neues Symbol Aufgabenliste in der Menüleiste für die Erstellung von Aufzählungen mit Checkbox
5. Neue Anzeige in der Buttonleiste in welchem Brief man sich befindet, z.B. aktueller Brief > Standardvorlagen> Namensschild Tisch
 
Tipp für abweichendes Layout beim Einzelbrief (01.11.2023) 
Sie können im Seitenmenü unter Layouteditor bestehende Layouts bearbeiten und als eigenes Layout abspeichern. Hier gehts zum Tutorial: Neue Brieferstellung - Teil 1 Das Layout.
Haben Sie Ihre Briefe mit Ihrem Layout verknüpft so besteht die Möglichkeit für den Brief selbst die Konfiguration des Layouts nochmals anzupassen. Wenn Sie z.B. abweichend von Ihrem Standard das Logo nicht auf der zweite Seiten benötigen oder die Ränder ab Seite 2 kleiner ausfallen sollen. So gehen Sie vor:
Gehen Sie in Briefe&Mails und rufen Ihren gespeicherten Brief auf. Gehen Sie oben in der Buttonleiste auf Layouts. Jetzt öffnet sich ein neues Fenster. Im Bereich oben links wird das verknüpfte Layout angezeigt. Im Bereich unten links Konfigurator können Sie das Layout für diesen Brief konfigurieren. Wenn gesetzt, entfernen Sie das Häkchen bei Standardkonfiguration des Layouts verwenden.
In der Auflistung können Sie nun individuelle Anpassungen für diesen Brief vornehmen.
Seitenzahl ein/ausblenden Logo ein/ausblenden Logo nur auf erster Seite aktivieren Logo wechseln ab zweiter Seite nur schmale Ränder, ohne Logo ab zweiter Seite kleineren Rand für oben (In der Regel bei Listen. In dem Fall kann das Kompaktlogo aufgrund der Schutzzone nicht angezeigt werden. Nutzen Sie hier ggf. das Langlogo)
 
Optimierung Dublettencheck bei Ansprechpersonen und Mitarbeitenden (24.05.2023) 
Werden Firmendubletten zusammengelegt, dann werden alle Mitarbeitenden und Ansprechpersonen dieser Firma zugeordnet. Alte Verknüpfungen zur früheren Firma werden gelöscht.
Hinweis:
Auch wenn für den Sachbearbeitenden aufgrund der Sichtprüfung Firmen im Dublettenabgleich als "dieselbe Firma" erkannt werden, handelt es sich technisch um zwei (oder mehr) unterschiedliche Firmendatensätze mit unterschiedlichen KundenIDs.
Durch die Zusammenlegung von Firmen ziehen daher die Ansprechpersonen und Mitarbeitenden in die neue Firma um.
Dieser Prozess wurde optimiert.
 
Neue Brieferstellung - Neue Möglichkeiten testen (24.05.2023) 
Lernen Sie die neue Brieferstellung kennen!
Die neue Brieferstellung ermöglicht Ihnen die einfachere Bearbeitung von Texten und Layouts. Sie können nun aktiv die neuen Funktionen zum Erstellen von Texten ausprobieren am Bsp. eines normalen Geschäftsbriefes.
Was ist neu?
Die Trennung von Text und Layout. Somit können Inhalte einfacher überabeitet werden, ganz ohne HTML-Kenntnisse. Einfachere Einbindung von Bildern an der gewünschten Stelle. Automatische Seitenumbrüche sowie einfaches Einfügen von manuellen Seitenumbrüchen. Eigene Briefvorlagen abändern ohne eine Kopie des Briefes anlegen zu müssen. Einfaches Einfügen von nutzbaren Variablen, je nach verwendeter Vorlage. Angepasste Anzeige der Briefvorlagen je nach Modul.  
Wo können Sie die neuen Funktionen einsehen und bereits testen?
In den CRM-Modulen im Menüpunkt "Briefe & Mails" wechseln auf "Briefe & Mails NEW". Lernen Sie die neuen Funktion zunächst am regulären Geschäftsbrief "Briefbogen DIN A4" kennen. Hierfür stehen Tutorials zur Verfügung.  
Wie geht es weiter?
Weitere Briefvorlagen werden sukzessive zur Verfügung gestellt. In weiteren Tutorials zeigen wir Ihnen wie Sie Spendenquittungen bearbeiten und nutzen können sowie die Bearbeitung von Layouts. Sie erhalten von uns einen Fahrplan, wann ausschließlich nur noch die neuen Briefe genutzt werden können.
 
Übertragung von Mitglieder/Spender in Untermandanten (03.05.2023) 
Mit Hilfe der Funktion Kundentransfer können Mitglieder/Spender als Kopie aus dem Kreisverband in einen Ortsverein übergeben werden.
Dies ist aus der Mitgliedermaske heraus einzeln möglich oder über die Suche mit mehreren Datensätzen gleichzeitig.
Wer kann diese Funktion nutzen?
FMV-Kunden, deren Vertrag eine zusätzliche Einzelnutzung von Ortsvereinen als Untermandant vorsieht. FMV-Kunden, die mit s.g. Übergangsortsvereinen arbeiten, wenn nach Werber Aktionen die neuen Mitglieder/Spenden vorübergehend beim KV in einem gesonderten Ortsverein verbleiben.

Wie passiert nach dem Transfer beim OV?
Nach erfolgreicher Übertragung wird beim OV eine Kopie des Mitglieds/Spenders angelegt. Die Beitragshistorie sowie bis dato erstellte Schreiben werden nicht übertragen.

Was passiert nach dem Transfer beim KV?
Die Kundenbeziehungen des Mitglied/Spender werden auf gekündigt gesetzt. Das Kündigungsdatum ist der Tag der Übertragung. Der Beitrittsstopp ist der Tag der Übertragung. Als Kündigungsgrund wird OV-Wechsel hinterlegt. Unter Bemerkung wird ein Hinweis eingeblendet: Kundentransfer am tt.mm.yyyy zu "Musterbach"

Die Funktion kann dann auf Wunsch bei den entsprechenden Kreisverbänden aktiviert werden. Bitte wenden Sie sich an support@drkservice.de.
 
Suchfilteroptimierung (06.12.2022) 
Der Suchfilter für die Fördermitgliederverwaltung (FMV) wurde optimiert, so dass ein Kündigungsdatum besser eingegrenzt werden kann.
 
Briefe für natürliche Personen (15.11.2022) 
Bei der Erstellung von Briefen für natürliche Personen wird -sofern vorhanden- die in den Stammdaten hinterlegte Firma nicht ins Adressefeld übernommen.
 
Export Suche erweitert (20.06.2022) 
Der Export der Fördermitglieder über die Suche um die Spalte „Jahresbeitrag“ wurde ergänzt.
 
Filter Jubiläumsliste angepasst (20.06.2022) 
Die Anzeige stellt Jubiläen wie 10, 15, 20, 25 Jahre usw. dar. Daher ist die Abfrage nach dazwischenliegenden Beitrittsjahren nicht zielführend. Der Filter "Beitrittsjahr" wird daher deaktiviert. Nutzen Sie bitte das Feld "Jubiläumsjahr" für Auswertungen.
 
Suche nach Datensätze ohne OV-Zuordnung möglich (30.05.2022) 
Über die Suche > Suchort: Kundenbeziehung > Filter > Ortsverein: kein
auswählen, dann wird eine Liste alle Mitglieder /Spender erstellt, ohne entsprechende Zuordnung.
 
Briefgenerierung (30.05.2022) 
Hier veröffentlichen wir den aktuellen Stand zur Umsetzung der neuen Briefgenerierung.
Wir überarbeiten seit Mitte 2021 die gesamte Brieferstellung. In diesem Zusammenhang wird auch ein neuer und vor allem einfacher zu bedienender Brief-Editor in das System einbaut. Die inhaltlichen Änderungen können mit diesem wesentlich einfacher selbst durchgeführt werden.
30.05.2022 Der neue Briefeditor wird nun sukzessive eingeführt, beginnend mit Briefvorlagen aus KDB und FMV.  Sie haben nun die Möglichkeit einen Teil der Oberfläche kennenzulernen und zunächst die inhaltliche Bearbeitung der bereitgestellten Vorlagen selbst zu testen. Im Menüpunkt "Briefe &Mails" klicken Sie auf den neuen Funktionsbutton "Briefe&Mails: NEW".
Unter "Allgemeine Vorlagen"  werden die zentralen Vorlagen angezeigt. Unter "Eigene Vorlagen" werden alle gespeicherten Vorlagen abgelegt. Die Trennung zwischen KV und eigenen Vorlagen entfällt. Die Vorlagen werden Modulweise angeboten und variieren daher je nachdem in welchem Modul Sie sich befinden und welchen Brief sie genutzt haben. Die Briefe vererben die Informationen,  um welche Vorlage es sich ursprünglich gehandelt hat weiter. Zu erkennen ist dies nun durch das Mouseover beim Briefnamen durch "abgeleitet von". Unter der Auswahl "Variablen" stehen die möglichen Variablen für den ausgewählten Brief zur Verfügung.

Modulübergreifendes Arbeiten mit FMV-Kunden angepasst (25.04.2022) 
Ab sofort stehen in dem Modul Kursteilnahmeverwaltung nur noch Mitglieder/Spender aus dem Modul FMV zur Auswahl, die bereits über eine Kundenbeziehung in dem Modul KTV verfügen.
Wird ein solcher Datensatz in der KTV ausgewählt, dann sind die Adressdaten ausgegraut und lassen sich nur in der FMV bearbeiten.
Um die Transparenz zu Erhöhen zeigt Ihnen das neue Feld "Module" in den Stammdaten an, in welchen ggf. weiteren Modulen das Mitglied ebenfalls Kunde ist.
 
Re-Import Format um Bemerkungsfeld ergänzt (04.04.2022) 
Im Re-Import steht nun auch die Spalte "Bemerkung/Vertraulich" zur Verfügung.
Hinweise zu Textfeldern:
Wird das Feld leer importiert, bleiben bestehende Daten erhalten. Wird eine neue Bemerkung eingetragen und importiert, werden bestehende Daten überschrieben. Wird der bestehende Text um eine Bemerkung angereichert, wird der gesamte Text importiert.
 
Export Buchungen und Jahresquittungen erweitert (04.04.2022) 
Der Export unter Buchungen und Jahresquittungen ist um den Verwendungszweck sowie die Anschriften erweitert worden.
 
Aktualisierung rund um den Re-Import (13.12.2021) 
Soll ein Re-Import durchgeführt werden, dann funktioniert dies nur zuverlässig, wenn keine doppelten, aktiven Kundenbeziehungen bei einem Mitglied vorliegen.
Ein entsprechender Hinweis wird nun bereits beim Erstellen der Re-Export-Datei angezeigt. Erst nach der Bereinigung kann eine korrekter Re-Export / Import durchgeführt werden.

 

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