Briefe und Mails: Exportliste und Fehlerliste

Übersicht und Downloadmöglichkeit

In der „Exportliste“ unter Briefe & Mails finden Sie eine Übersicht der versendeten Mails und gedruckter Schreiben.

Erstellen Sie einen Brief für eine Person / einem Verteiler, so wird Ihnen nach Fertigstellung automatisch das Ergebnis als Download angeboten. Ob das PDF direkt geöffnet wird oder im Download-Ordner Ihres PCs abrufbar ist, hängt von Ihren individuellen Browsereinstellungen ab. 

Es können mehrere Exporte gleichzeitig gestartet werden (Warteschlange). Die Dauer eines Exportes kann in der Spalte "Fertig" mitverfolgt werden. Sollten mehrere Fertigstellungen gleichzeitig laufen, dann können Sie die erstellten Briefe zum Druck über die "Exportliste" mit Hilfe eines Diskettensymbols herunterladen. Alternativ stehen alle erstellen Briefe und Mails auch in der Dokumentenablage beim Kunden als PDF dauerhaft zur Verfügung.

Besonderheiten Mail an mich/Brief an mich

Bei Mail an mich/Brief an mich wird die erstellte PDF nicht vorgehalten, daher wird auch nach Fertigstellung 0% angezeigt. Zum Grund: PDFs werden automatisch bei einem Kunden abgelegt und sind so zu einem späteren Zeitpunkt abrufbar. Sachbearbeitende sind keine Kunde, daher kann der Brief nicht abgelegt werden um diesen später noch einmal herunterzuladen.

Fehler beim Versand

Kann eine Mail nicht versendet werden, so erscheint hinter dem Diskettensymbol zum Download ein roter Kreis mit einem weißen Ausrufezeichen. Sie können darauf klicken und erhalten eine Auflistung mit dem Namen sowie den Hinweis zum Fehler. 

Wenn das System aufgrund eines Fehlers, z.B. Aufbau der Mail oder fehlenden E-Mail-Adresse den Versand nicht durchführen konnten, dann erscheint ein Ausrufezeichen. Mithilfe des Mouseovers auf das Ausrufezeichen können Sie den Namen des betroffenen Teilnehmenden einsehen. Die Exportliste wird 7 Tage vorgehalten, sodass Sie Versandprobleme direkt nachvollziehen und auf mögliche semantische Fehler reagieren können.

Hängende Prozesse manuell starten

Wird die Brieferstellung bzw. der E-Mail-Versand durch einen Sachbearbeitenden ausgelöst, der Prozess kann jedoch nicht sofort gestartet werden, erkennen Sie dies in der Exportliste an einem Symbol mit zwei blauen Pfeilen (Kreis). Durch einen Klick auf dieses Symbol (Aktualisierung) wird die Erstellung erneut angestoßen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, den Brief direkt  nochmals manuell auszulösen. Diese Möglichkeit besteht nur am selben Tag. Über Nacht wird ein eventuell hängender Prozess automatisch bereinigt.