Checkliste vor dem Import

Bitte prüfen Sie vor dem Import folgende Punkte:

Allgemeine Vorbereitung

• Originaldatei sichern. Arbeiten Sie für den Import immer mit einer Kopie.
• Spaltenköpfe und Feldinhalte gemäß den Vorgaben des Moduls Mitglieder anpassen.
• Verwendete Begrifflichkeiten mit dem Modul Mitglieder abstimmen.

Datenqualität sicherstellen

• Keine doppelten Mitgliedschaften importieren – vorher bereinigen.
• Prüfen, ob Mitgliedsnummern doppelt vergeben wurden.
• Wichtige Importfelder in der XLSX-Musterdatei beachten (z. B. Name, Vorname).
• Datumsfeld „Beitritt“ füllen (ansonsten wird automatisch das Importdatum gesetzt).

Zahlungs- und Beitragsdaten

• Datum der ersten Fälligkeit festlegen.
  • Muss taggenau oder in der Zukunft liegen
  • Vergangene Fälligkeiten werden nicht als offene Posten erzeugt
• Beitrag, Zahlungsrhythmus und Zahlungsart vollständig pflegen

SEPA-Lastschrift

• Mandatsreferenznummer und Mandatsdatum prüfen
• Ohne diese Angaben ist kein SEPA-Einzug möglich
• Bestehende Mandate importieren oder neue Mandatsnummern nach dem Import generieren

Typische Fehlerquellen im Altsystem prüfen

• Datensätze ohne Namen
• Fehlende PLZ oder Ort
• Unvollständige Telefonnummern
• Fehlender Beitrag oder Rhythmus
• Fehlende Zahlungsart
• Unplausible Datumswerte (z. B. 01.01.1900 oder 01.01.3200)
• Jahresbetrag passt nicht zur Beitragshistorie
• Fehlendes Kündigungsdatum
• Doppelte Mitgliedschaften

Beitragshistorie

• Empfehlung: maximal die letzten 3 Jahre importieren
• Ältere Daten bei Bedarf extern als Datei vorhalten