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Durchführung Dublettenabgleich

Führen Sie regelmäßig einen Dublettenabgleich Ihrer Kundendaten durch, um doppelte Datensätze zu vermeiden. Sobald Dubletten erkannt werden, werden Ihnen diese in einer Übersicht angezeigt. In dieser Übersicht sehen Sie unter anderem den Namen, die Adressdaten sowie die Debitorennummer. Über das Augen-Symbol in der Übersichtsliste gelangen Sie in die Kundendatenmaske, um Datensätze im Detail zu prüfen.

Es werden drei Listen mit möglichen Dubletten vorgehalten:

  • Name&Adresse
  • Name&Geburtsdatum
  • Firmenname&Adresse

Die Zusammenführung von Dubletten kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfen Sie die ausgewählten Daten daher sorgfältig vor der Bestätigung.

Dubletten mit Vorschau zusammenführen

Zur Zusammenführung von Dubletten markieren Sie die entsprechenden Datensätze per Checkbox und wählen die Funktion „Dubletten mit Vorschau zusammenführen“. In der Vorschau werden die Datensätze nebeneinander dargestellt. Durch Auswahl der zu übernehmenden Daten (grün markiert) legen Sie den Zieldatensatz fest. Bestätigen Sie anschließend mit „Zusammenführen“.

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Dubletten nicht mehr anzeigen

Datensätze, die nicht zusammengeführt werden sollen, können markiert und über die Funktion „Dubletten nicht mehr anzeigen“ ausgeblendet werden. Ausgeblendete Dubletten werden nicht gelöscht, sondern lediglich aus der Anzeige entfernt.

Wurde eine Dublette als „nicht mehr anzeigen“ markiert, kann diese Einstellung durch einen neu angelegten identischen Datensatz automatisch aufgehoben werden. Der Datensatz wird dann erneut als Dublette erkannt.

Dubletten ohne Vorschau zusammenführen

Grundsätzlich ist es möglich, Dubletten auch ohne vorherige Sichtprüfung zusammenzuführen.

Markieren Sie dazu die entsprechenden Datensätze per Checkbox. In der Zeile mit dem Disketten-Symbol wird der mögliche Zieldatensatz angezeigt. Durch Anklicken der darüberliegenden Felder können Sie festlegen, welche Daten in den Zieldatensatz übernommen werden sollen. Mit einem Klick auf das Disketten-Symbol wird der dargestellte Zieldatensatz übernommen und die Zusammenführung durchgeführt.

Sind für ein Feld unterschiedliche Werte vorhanden, entscheidet das System nach einer festgelegten Reihenfolge, welcher Wert übernommen wird. Bei Feldern wie Anrede, Geburtsdatum oder Titel erfolgt die Auswahl anhand einer systeminternen Reihenfolge. Diese ist für Anwender nicht unmittelbar sichtbar. Auch bei Textfeldern wird der zu übernehmende Wert anhand einer festgelegten Sortierreihenfolge bestimmt. Vereinfacht gesagt orientiert sich das System dabei an der alphabetischen Reihenfolge.

Wichtig: Das System bewertet dabei nicht, welcher Eintrag inhaltlich richtiger, vollständiger oder aktueller ist. Die Auswahl erfolgt ausschließlich anhand der hinterlegten Sortierlogik.

Bei dieser Vorgehensweise haben Sie keinen Einfluss auf alle weiteren Felder, wie es bei der Dublettenzusammenführung mit Vorschau möglich ist.