Ansprechpersonen bei Briefen, E-Mails und Online-Anmeldungen
In einem Firmendatensatz können Ansprechpersonen hinterlegt werden.
Sie können eine Ansprechperson als Hauptkontakt festlegen, indem Sie in der Spalte Hauptkontakt das entsprechende Häkchen setzen.
Manuell erfasste Anmeldungen
Bei manuell eingetragenen Anmeldungen berücksichtigt das System, ob ein Hauptkontakt definiert wurde:
- Hauptkontakt vorhanden: Der als Hauptkontakt markierte Ansprechpartner wird für die Korrespondenz sowie auf Rechnungen verwendet.
- Kein Hauptkontakt vorhanden: Bei der Erstellung von Briefen und E-Mails wird in der Regel der erste in der Liste geführte Ansprechpartner als Empfänger vorgeschlagen. Diese Auswahl kann vor dem Versand jederzeit manuell angepasst werden.
Die vorgeschlagene Ansprechperson kann bei manuellen Briefen und E-Mails vor dem Versand jederzeit geändert werden.
Automatische Online-Anmeldungen
Bei automatischen Online-Anmeldungen von Firmen-Teilnehmenden wird für die weitere Korrespondenz immer die Ansprechperson (AP) verwendet, die bei der Online-Anmeldung angegeben wurde.
Dies gilt für:
- Bestätigungen
- Absagen
Dabei spielt es keine Rolle, ob bei der Firma ein anderer Hauptansprechpartner hinterlegt ist. Ausschlaggebend ist die Ansprechperson, die der jeweiligen Online-Anmeldung zugeordnet ist.
Hinweis: Die Zuordnung gilt für die jeweilige Anmeldung. Dadurch werden die zugehörigen Informationen und Unterlagen an die Ansprechperson gerichtet, über die die Anmeldung erfolgt ist.
Der hinterlegte Hauptkontakt oder die Reihenfolge der Ansprechpersonen werden bei automatischen Online-Anmeldungen nicht berücksichtigt.
Der Hauptkontakt steuert die Korrespondenz bei manuellen Vorgängen. Bei automatischen Online-Anmeldungen ist ausschließlich die im Online-Formular angegebene Ansprechperson maßgeblich.