SAP

Stand: 13.08.2026

Index

1. So kommen Sie zum Dialog

Grundvoraussetzung: In den Vereinsdaten (Modul: KTV) muss das Feld "TN-Rechnung" auf "SAP" stehen.

Vereinsdaten (KTV): Feld "TN-Rechnung" = "SAP".

• Rechnungsjournal öffnen (Modul: Kurse / KTV Schulen / KTV KiFam)
• Reiter "Gebuchte Rechnungen" aktivieren
• Button "Konfig. BuHa." klicken
• bei "TN-Rechnung" den Exportweg "SAP" wählen

Rechnungsjournal, Reiter "Gebuchte Rechnungen", Button "Konfig. BuHa." oben rechts.

2. Kurzüberblick zur Ausgabe

• Format: zwei Text-Dateien im Batch-Input-Stil, Trennzeichen ;, zusätzlich dieselben Daten je einmal als .csv mit Kopfzeile
• Ergebnis: ein ZIP mit vier Dateien
  • FBBW<Zeitstempel>.txt / .csv – die Buchungen
  • FBST<Zeitstempel>.txt / .csv – die Debitoren
  • ZIP-Name: SAP_<Zeitstempel>_.zip

So heißt das ZIP, und das steckt drin.

3. Die Felder im Dialog

Der Dialog "Konfig. BuHa." mit Exportweg "SAP". 15 Felder, davon 12 mit Hilfetext. Die beiden Combos "Auswahl Vorangest. DebNr." und "Auswahl Buchungstext" haben keinen eigenen Hilfetext – sie befüllen nur das jeweils benachbarte Textfeld mit einem vordefinierten Wert vor.

Exportformat Vorangest. DebNr. – Beispiel: ABC000004535.

Rechnungsnr. beginnt mit – vorangestellter Text, z. B. ABCxxxxxxxx oder 8xxxxxxxx.

Erlöskonto – Beispiel: 1112000.

Kostenstelle – Beispiel: 13218.

Buchungstext (max. 30 Zeichen) – eigener Text für alle Buchungen. Variablen möglich: {KURSNR}, {REEMPF}.

Buchungsdatum – Feld leeren für das jeweilige Rechnungsdatum. Sonst gilt das eingetragene Datum für alle Rechnungen.

Dummy Deb.-Nr. Selbstzahler – wird bei allen Selbstzahlern als Debitorennummer verwendet.

Buchungskreis – Beispiel: 1000, 6000.

Exportfeld 1 – individuelles Exportfeld.

Exportfeld 2 – individuelles Exportfeld.

Exportfeld 3 – individuelles Exportfeld.

Exportfeld 4 – individuelles Exportfeld.

4. Auswirkung auf den Export

Die Beispiele hier kommen aus echten Testexporten. Namen und Firmen sind ersetzt bzw. bereits synthetisch.

4.0 Welches Feld wirkt wie

Zuordnung Dialogfeld → Wirkung im Export.

4.1 Die Buchungsdatei: Kopfsatz und zwei Positionszeilen

Jede Rechnung erzeugt in der Buchungsdatei drei Zeilen: einen Kopfsatz ("K", enthält Belegdatum, Belegart, Buchungskreis, Buchungsdatum, Rechnungsnummer) und zwei Positionszeilen ("Z"): eine für den Debitor, eine für das Erlöskonto.

4.2 Beispiel: normale Rechnung

Kopfsatz und die beiden Positionszeilen einer normalen Rechnung.

4.3 Beispiel: Gutschrift

Bei einer Gutschrift ändern sich die Buchungsschlüssel (11/40 statt 01/50) und der Zahlungsbedingungsschlüssel (Z030 statt Z014) – der Betrag selbst bleibt ohne Vorzeichen.

4.4 Die Debitorendatei

Debitorendatei zur Rechnung aus 4.2. Name und Adresse sind hier bereits Testdaten.

5. Prüfliste vor dem Export

• Ist bei "TN-Rechnung" der Exportweg "SAP" ausgewählt?
• Ist der Buchungskreis eingetragen?
• Sind Erlöskonto, Kostenstelle und Belegart wie gewünscht gesetzt, oder sollen die Standardwerte gelten?
• Ist das Buchungsdatum wie gewünscht gesetzt, oder soll das jeweilige Rechnungsdatum verwendet werden?
• Handelt es sich um eine normale Rechnung oder eine Gutschrift – stimmen Buchungsschlüssel und Zahlungsbedingung entsprechend?

6. Alle exportierten Felder

Vollständige Liste aller Felder je Datei bzw. Satzart.

6.1 Debitorendatei

6.2 Buchungsdatei: Kopfsatz

6.3 Buchungsdatei: Positionszeile